¿Cómo calcular el IVA y el IRPF para autónomos y pymes con un modelo y una plantilla gratuita?

Una factura es un documento con validez fiscal y legal que se emite para dejar constancia de una operación de compra y venta de un producto o servicio. Por su carácter oficial, debe contar con ciertos requisitos, algunos obligatorios y otros opcionales, que dependen tanto de la naturaleza de la operación, como de las características del emisor y receptor.

Impuestos como el IVA y el IRPF son algunos de los requisitos que pueden, o no, formar parte de una factura y que debes conocer para comprender cómo se debe hacer una factura.

Para responder a esta incógnita, Appvizer te trae el siguiente artículo en el cual se aclaran las dudas con respecto a las facturas con IVA e IRPF: de qué se trata, cómo saber cuándo deben o no aplicarse estos impuestos. Asimismo, te proporciona un ejemplo de factura con retención e incluso una plantilla de factura con IVA e IRPF que facilitarán enormemente tu proceso de facturación.

Sin más preámbulos, comenzamos. 👇

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¿Cómo funciona el IVA y el IRPF en una factura?

Para poder comprender cómo se calcula y cómo funciona el IVA y el IRPF en las facturas, es necesario conocer tres conceptos básicos: base imponible, IVA e IRPF.

• La base imponible es la medición del hecho imponible. Es decir, constituye el monto sobre el cual se obtiene un impuesto. Dicho de otra manera, son tus ingresos brutos.

Es la magnitud dineraria o de otra naturaleza que resulta de la medición o valoración del hecho imponible.

Artículo 50 de la Ley General Tributaria

• El Impuesto sobre el Valor Añadido IVA es un impuesto indirecto que grava ciertos intercambios comerciales.
• El Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas IRPF es un impuesto progresivo y directo que grava la renta de las personas y autónomos.
• [Bonus] Cuando hablamos de retención nos referimos a la garantía de pago de una obligación tributaria.

Facturas con IVA y retención del IRPF: cálculos

Cálculo IVA

Ahora bien, el IVA por su carácter indirecto resulta neutral para la empresa puesto que por un lado se paga al adquirir un producto o servicio y por el otro se cobra tras haber prestado un servicio o vendido un producto (IVA repercutido e IVA soportado).

En España existen tres tipos de IVA. Su aplicación depende de la naturaleza del producto o servicio:

• General: representa el IVA del 21% del precio del producto o servicio y se aplica a todos los productos “no esenciales” como ropa, vehículos, etc.
• Reducido: representa el IVA del 10% del precio y se aplica a productos como alimentos y bebidas elaborados, entre otros.
• Superreducido: representa el IVA del 4% del precio y se aplica a productos esenciales como alimentación fresca, libros, etc.

✏  En tu factura, el IVA se calcula mediante la siguiente operación:

✏  Así pues, si realizas una factura para un producto cuyo valor es de 100 € se verá así:

☝  El porcentaje varía según el tipo impositivo que corresponda al producto o servicio brindado.

Cálculo IRPF

Con respecto al IRPF, es importante tener en cuenta que las retenciones se aplican únicamente cuando se factura a otro profesional o empresario, pero no cuando se factura a particulares. Asimismo, para aplicar dichas retenciones, debes estar dado de alta en las secciones segunda y tercera (actividades profesionales y artísticas) del Impuesto sobre Actividades Económicas IAE.

El IRPF retenido es deducido en cada factura y será pagado por tu cliente a Hacienda en tu nombre. Este impuesto se aplica sobre la base imponible del producto o servicio.

💡 En otras palabras, cada vez que emites una factura, estás pagando tu IRPF.

El tipo de retención de este impuesto varía según sea el caso:

• 15% tipo general,
• 7% para nuevos autónomos (durante los primeros tres años de actividad),
• 1 o 2% para actividades agrícolas, ganaderas o forestales.

✏ En tu factura, el IRPF se calcula mediante la siguiente operación:

✏ Así pues, si realizas una factura para un producto o servicio cuyo valor es de 100 € se verá así:

❗ El IRPF se indica con un signo negativo en la factura de modo que indica que se trata de una retención.

¿Quién está obligado a retener IRPF en facturas?

Los trabajadores asalariados deben, por regla, retener el IRPF en su nómina y la cantidad dependerá de sus ingresos. Por su parte, los autónomos que están dados de alta del IAE deben cumplir con una serie de obligaciones, entre las cuales se encuentra retener el IRPF en sus facturas.

☝ En el caso del alquiler de un local de negocio, el arrendador debe aplicar retenciones en sus facturas. Dicha retención será del 19% y debe ser declarada mediante el modelo 115.

Obligaciones de los autónomos

✅ Debes aplicar el IRPF si tus clientes son empresas o autónomos.

❌ Por el contrario, no deberás aplicar el IRPF si tus clientes son particulares.

Las retenciones aplicadas a las facturas deben estar reflejadas en la declaración cada trimestre al presentar el modelo 130. Si has aplicado retenciones a más del 70% de tus facturas emitidas, estás exento de esta obligación.

Modelo factura autónomo IVA e IRPF

El siguiente es un ejemplo de factura con retención IRPF e IVA. Como podrás ver, cuenta con una serie de datos obligatorios como:

• número de factura
• fecha,
• información fiscal tanto del emisor como del cliente,
• descripción de la venta o servicio,
• base imponible,
• tipo impositivo (IVA),
• retención de IRPF,
• total de la operación.

Plantilla gratuita factura autónomo IVA e IRPF Excel

Una vez que comprendemos la lógica de cómo aplicamos el IVA y la retención del IRPF en las facturas, calcularlo puede resultar sencillo. Sin embargo, es una tarea que requiere de tiempo y atención puesto que un error de cálculo podría significar un problema mayor al momento de hacer la liquidación ante Hacienda.

Para facilitar tu proceso de facturación, Appvizer te trae una plantilla factura con IVA e IRPF Excel intuitiva y lista para utilizar. Solo debes descargarla, llenar los datos necesarios y listo.

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Las facturas con IVA e IRPF en definitiva

Como lo hemos visto, es responsabilidad de tu cliente liquidar ante Hacienda el impuesto retenido.

En este sentido, se recomienda guardar copia de todas las facturas que emites para evitar cualquier tipo de inconveniente con Hacienda, producto de la no liquidación de este impuesto por parte de tu cliente.

Por tu parte, asegúrate de realizar una correcta facturación, la cual dependerá, en gran parte, de un cálculo correcto tanto del IVA como de las retenciones del IRPF.

Contar con las herramientas de facturación adecuadas no solo te permite llevar a cabo esta tarea de forma adecuada, sino también eficiente. Ahorra tiempo, dinero y disminuye los errores humanos gracias a la automatización de tus procesos contables.

Cuéntanos, ¿qué otro tipo de impuesto sueles aplicar a tus facturas? ✨