Las 10 preguntas más importantes a la hora de elegir un software de gestión de existencias
Equiparse con un software de gestión de existencias y ventas puede optimizar realmente su negocio y ayudarle a crecer. Esto es válido para cualquier tamaño de empresa. Los empresarios de hoy pueden elegir entre varias soluciones que pueden ser una verdadera palanca de crecimiento gracias a la automatización de la gestión de existencias.
Mejorar, simplificar y controlar en tiempo real son los objetivos de un software de gestión de existencias bien integrado. Atrás quedaron los tiempos de Excel. Bienvenido a la era de las nuevas tecnologías. Como empresario, tiene mejores cosas que hacer que programar soluciones ineficaces y lentas.
Ahora está buscando la solución ideal para su empresa. Pero, dados los innumerables resultados en Internet, ¡piensa que puede ser una tarea desalentadora! Permítanos guiarle en el camino hacia la elección del software adecuado para su empresa. He aquí los factores que debe tener en cuenta y las preguntas que debe plantearse en primer lugar:
1. ¿Cuál es el perfil de su empresa?
El primer paso es elaborar un perfil de su empresa, porque cada programa informático responde a perfiles específicos. Puede agrupar la siguiente información:
- B2B, B2C o ambos
- Tipo de actividad: servicios, industria, artesanía, etc.
- Canales de distribución: tiendas, venta por correo, comercio electrónico, mayoristas, etc.
- Dimensión internacional y/o nacional
- Número de divisas a gestionar
- Número de productos y referencias
- Número de proveedores
- Número de almacenes
- Número de usuarios simultáneos, etc.
2. ¿Cuál es el tamaño de su empresa?
Hoy en día, tanto si se trata de una empresa de nueva creación como de un negocio muy pequeño o de una PYME, no es necesario ser una gran empresa para beneficiarse de las funciones del software de gestión de existencias. Hay algo para cada tamaño de empresa.
Así que, teniendo en cuenta el tamaño de su empresa (volumen y número de empleados), puede afinar su búsqueda. Los presupuestos asignados a este software varían mucho, y no querrás elegir una solución sobredimensionada que te cueste demasiado. Asegúrese de saber a quién va dirigido el software y si se ajusta al volumen de su negocio.
3. ¿Cuáles son los retos de la gestión de existencias para su empresa?
Determinar sus objetivos le ayudará a identificar más fácil y rápidamente las funciones del software que necesita.
He aquí una lista de retos a los que puede enfrentarse en su empresa:
- Optimizar y automatizar la gestión de existencias y ventas: para evitar errores y ahorrar tiempo.
- Mejorar su estrategia de compras: para evitar roturas de stock o exceso de existencias y conseguir mejores negociaciones.
- Aumentar la visibilidad de todas sus actividades para una toma de decisiones más eficaz:
- Identificación de costes y márgenes en sus ventas en informes detallados.
- Estado y valoración de las existencias en tiempo real
- Trazabilidad y localización de los productos
- Colabora con tu equipo: la productividad y eficiencia de tu equipo puede mejorar gracias a una plataforma colaborativa en la Nube.
- Aumentar la calidad del servicio y la satisfacción del cliente: las roturas de stock y los errores de tarificación son costosos, especialmente en términos de calidad del servicio al cliente.
- Gestionar una estrategia de distribución omnicanal : vende a través de diferentes canales de distribución (por ejemplo, comercio electrónico, tiendas, eventos, etc.) y desea tener una visión clara y en tiempo real de sus existencias.
Evidentemente, esta lista no es exhaustiva, pero le ayudará a reflexionar.
4. ¿Código abierto frente a SaaS (software como servicio)?
Tal vez se pregunte a qué viene tanta jerga. Sin asustarle, es mejor que se familiarice con algunos de los términos que probablemente encontrará durante su investigación.
Código abierto: es el software que incorpora una tecnología cuyo código fuente está a disposición de los programadores. Las soluciones ofrecidas son totalmente personalizables, pero requieren conocimientos técnicos, costes de mantenimiento elevados y actualizaciones frecuentes.
SaaS: la tecnología de software SaaS permite ofrecer soluciones completas en forma de suscripciones con alojamiento compartido en un servidor externo, sin costes de mantenimiento ni conocimientos técnicos. Las actualizaciones son periódicas y se realizan a distancia. Por lo general, hay más funciones disponibles.
5. Software alojado o instalado: ¿cuáles son las diferencias?
Software instalado: el software se instala en el servidor de su empresa tras adquirir una licencia. No necesita Internet, pero tendrá que subcontratar el soporte técnico y las actualizaciones, y luego pagar para que las actualizaciones se compren y realicen dentro de la empresa. Las copias de seguridad se realizan internamente.
Software alojado: se trata de una solución instalada en servidores remotos a los que se accede a través de Internet. El pago es por suscripción. Estas soluciones móviles permiten trabajar a distancia y desde varios sistemas: móvil, tableta, ordenador. El mantenimiento y la actualización de los datos corren a cargo del editor. Por último, la externalización de los datos puede aportar mayor seguridad.
6. ¿Cuál es el presupuesto?
Dependiendo de la elección, el presupuesto puede ser totalmente diferente. La idea es establecer una dotación presupuestaria que se corresponda con tus finanzas y estudiar varias propuestas.
Si la gestión de existencias es crucial para su empresa, tenga cuidado de no minimizar el presupuesto. Algunas soluciones son gratuitas, pero a menudo son poco escalables y tienen funcionalidades limitadas.
Del mismo modo, parece que no tiene sentido comprar un software sobredimensionado y gastar grandes sumas en una herramienta que sólo utilizarás al 30% de su capacidad. Sobre todo porque te costará familiarizarte con él por lo complicado que es.
En el caso de las soluciones instaladas, el presupuesto puede contemplarse como una única inversión inicial, pero cuidado: hay que prever todos los costes añadidos: mantenimiento, actualizaciones, formación de los equipos, etc.
En otros casos, como en las soluciones alojadas, se contrata una suscripción anual o mensual, sin sorpresas, que le dará una idea precisa del coste anual global. Los paquetes de suscripción que se ofrecen varían en función de su uso. Antes de elegir un paquete, asegúrate de que tienes las ideas muy claras.
7. ¿Qué funciones necesita?
En general, los paquetes de software dan una lista detallada de las funciones que ofrecen. A menudo, la lista parece larga y difícil de leer. Aprenda a leer entre líneas, porque a menudo la misma funcionalidad aparece en varios lugares de distintas formas.
Evidentemente, el programa debe cubrir la mayoría de tus necesidades, pero no es la cantidad de funciones lo que lo hace más adecuado. Primero asegúrate de que "se ajusta" a tus objetivos.
Aquí tienes una lista de funciones, tampoco exhaustiva, que te ayudará a enumerar tus necesidades con mayor precisión.
Gestión de ventas:
- Centralización de contactos y clientes,
- Creación sencilla de productos y gestión de códigos de barras,
- Presupuestos, hojas de pedido y facturas generadas entre sí con sólo pulsar un botón,
- Seguimiento de pagos en tiempo real,
- Soporte para múltiples divisas,
- Listas de precios: diferentes condiciones comerciales en función de sus clientes...
Gestión de compras y suministros :
- Centralización de contactos y clientes,
- Creación de pedidos de compra,
- Creación de un stock de alerta para evitar la falta de existencias,
- Seguimiento del estado de los pedidos, etc.
Gestión de existencias :
- Estado de las existencias e inventario en tiempo real,
- Gestión de múltiples almacenes,
- Ajustes de existencias: movimientos de entrada y salida de existencias, movimientos entre distintos almacenes, etc.
- Devoluciones de productos; dropshipping.
Estadísticas, informes, cuadros de mando: en cualquier momento, es necesario poder identificar qué productos se venden mejor, qué sector es el más boyante, etc.
También debe interesarse por el potencial de desarrollo del software. Su empresa va a crecer y la solución que elija tiene que acompañarle al menos durante cierto tiempo. Aunque no necesite todas las funciones de inmediato, piense a largo plazo. Compruebe que la solución es dinámica y ofrece actualizaciones periódicas y nuevas funciones.
8. ¿Qué integraciones son esenciales para usted?
Contabilidad, comercio electrónico, CRM... hay muchas aplicaciones interconectadas que pueden optimizar su organización y sus métodos de trabajo. Por ejemplo, si tienes un sitio de comercio electrónico Shopify o un software de contabilidad como Quickbooks, tendrás que asegurarte de que son compatibles con tu software de gestión de existencias.
9. ¿Calidad del soporte y del servicio posventa?
Comprueba que el soporte técnico está muy bien valorado por los usuarios.
Algunos programas pueden probarse gratuitamente durante una o dos semanas, ¡no lo dude! Es la mejor manera de saber si el software es adecuado para tu empresa y si te dará soporte durante el mayor tiempo posible.
10. ¿Facilidad de instalación y uso?
Por último, y sin duda el punto más importante, es la facilidad de uso e instalación del software. Por ejemplo, algunas soluciones permiten importar los datos de forma rápida y directa. En unos minutos, el programa está listo para funcionar.
Por otra parte, la facilidad de uso es esencial, porque no eres necesariamente un experto en tecnología y no quieres perder el tiempo. Cuanto más intuitivo sea el programa, más útil le resultará. Además, si tienes otros usuarios en tu equipo, tendrás que formarles para que se familiaricen con las funciones lo antes posible.
Ahora está en el buen camino para elegir el software de gestión de inventario adecuado y de alto rendimiento. Tómese su tiempo para estudiar varias soluciones y, una vez convencido, verá hasta qué punto el software de gestión de inventario puede cambiar su vida, optimizar sus métodos de trabajo y acelerar su crecimiento.
Artículo patrocinado. Los expertos colaboradores son autores independientes del equipo editorial de appvizer. Sus comentarios y posiciones son propios.
Artículo traducido del francés