¿Cómo calcular unas existencias de seguridad y protegerse contra la escasez?
¿Merece la pena tener existencias de seguridad?
En un clima económico en el que las empresas ya no pueden negar los retos que giran en torno a la cadena de suministro, los flujos logísticos y la gestión de pedidos, la respuesta sólo puede ser afirmativa.
De hecho, el stock de seguridad es la mejor manera de protegerse contra la falta de existencias debida a imprevistos y, por tanto, de evitar la insatisfacción de los clientes y la pérdida de ventas.
Pero ya que hablamos de ventas, no olvidemos que el exceso de existencias también implica costes adicionales. Por eso hay que organizar bien los suministros y las existencias, y calcular las existencias de seguridad con la mayor precisión posible.
¿Cómo hacerlo?
Descubre todos los consejos, cálculos y fórmulas que necesitas saber en este artículo 🧮.
Definición y objetivos de las existencias de seguridad
¿Qué es el stock de seguridad?
Las existencias de seguridad son similares a las existencias "latentes", constituidas en previsión de una posible falta de existencias, una contingencia, perjudicial para la empresa.
Estas contingencias, de naturaleza variable, se dividen generalmente en dos categorías:
- Contingencias relacionadas con la demanda: la llegada inesperada de un cliente importante, una demanda elevada y repentina debida a un acontecimiento imprevisible, etc.
Hay que tener en cuenta que algunos productos son, por definición, bastante "inestables", ya que dependen de factores como la meteorología. Por lo tanto, requieren una reserva de seguridad mayor. - Contingencias relacionadas con el tiempo: problemas con tus proveedores, retrasos en las entregas, etc.
💡 La introducción de existencias de seguridad forma parte del proceso más global de gestión de existencias.
¿Cuál es la función del stock de seguridad?
El stock de seguridad tiene por objeto, por tanto, evitar la escasez de existencias en caso de imprevistos, absorber las variaciones de la demanda o los retrasos en las entregas para garantizar la continuidad de las operaciones.
Gracias a estas existencias, las empresas pueden responder a las fluctuaciones del mercado sin sufrir grandes trastornos. Esto mejora su fiabilidad de cara a los clientes.
Además, ayuda a superar las incertidumbres asociadas a los plazos de reaprovisionamiento, garantizando la disponibilidad de los productos incluso en caso de problemas logísticos.
Por último, aunque las existencias de seguridad puedan parecer costosas, reducen el riesgo de pérdida de beneficios por pérdida de ventas o paradas de producción. Por tanto, forma parte integrante de una gestión proactiva de los recursos.
¿Cuál es la diferencia entre las existencias de seguridad y las existencias de emergencia?
Las existencias de seguridad y las existencias de emergencia son dos conceptos distintos en la gestión de la cadena de suministro, aunque a menudo se confunden.
Como acabamos de ver, el stock de seguridad es como una reserva adicional destinada a cubrir imprevistos. Desempeña un papel preventivo, garantizando el buen desarrollo de las actividades a pesar de los imprevistos.
El stock de alerta, por su parte, corresponde a un umbral predefinido que, cuando se alcanza, desencadena una orden de reaprovisionamiento. Este umbral se calcula en función del plazo de entrega y del índice de consumo, y su objetivo es garantizar que el pedido llegue antes de que se agoten las existencias disponibles.
¿Cómo se calcula el stock de seguridad? Las 5 fórmulas que hay que conocer
Ley de Poisson, método de Mc Kinsey... existen numerosas fórmulas para calcular las existencias de seguridad. Aquí tienes una selección de las más utilizadas.
⚠️ Antes de seguir adelante, nos gustaría llamar su atención sobre el siguiente punto: utilice siempre las mismas unidades de tiempo para sus datos (días, semanas o meses), para evitar cálculos incorrectos.
La fórmula simple
La fórmula simple se aplica si tiene un volumen de ventas bajo. El cálculo requiere tres datos:
- ventas medias: por ejemplo 50 productos/día ;
- el número de días de ventas medias que desea tener en stock de seguridad: por ejemplo 7 días.
👉 Fórmula de cálculo del stock de seguridad :
| Ventas medias X Número de días de seguridad |
En nuestro ejemplo, obtenemos el siguiente cálculo:
| 50 x 7 = 350 |
El stock de seguridad es, por tanto, 350.
☝️Notez este método bastante básico requiere un cierto control y experiencia de sus existencias, a fin de determinar el número más adecuado de días de ventas medias.
La fórmula media y máxima
Este método también es más adecuado para volúmenes de venta bajos. El cálculo requiere cuatro datos:
- ventas medias: por ejemplo, 50 productos/día ;
- plazo medio de entrega: por ejemplo, 10 días;
- ventas máximas: por ejemplo, 90 productos/día;
- plazo de entrega máximo: por ejemplo, 15 días.
👉 Fórmula de cálculo del stock de seguridad :
| (Venta máxima X Plazo máximo) - (Venta media X Plazo medio) |
En nuestro ejemplo, obtenemos el siguiente cálculo:
| (90 x 15) - (50 x 10) = 850 |
Por tanto, las existencias de seguridad son 850.
La fórmula de distribución normal con incertidumbre sobre la demanda (pero plazos de entrega estables)
Algunos requisitos previos para las fórmulas que incluyen la ley normal
Las fórmulas basadas en la ley normal, o ley de Gauss, se aplican tradicionalmente a volúmenes de ventas mayores. Para utilizarlas, primero debe
- Elegir el factor de seguridad. Éste se obtiene utilizando los principios de las leyes de probabilidad y se calcula en Excel mediante la fórmula LOI.NORMALE.INVERSA. No obstante, debes saber que en Internet existen tablas ya preparadas que muestran los factores de seguridad en función de la tasa de servicio deseada.
👉 Ejemplo de tabla de distribución normal :
- Calcule las desviaciones típicas de sus ventas y plazos de entrega. Estos datos pueden obtenerse utilizando la fórmula ECARTYPE en Excel.
👉 Ejemplo de tabla con datos de ventas y plazos de entrega, con desviaciones típicas:
Antes de entrar en el meollo de la cuestión, tenga en cuenta que nuestros próximos cálculos se basan en :
- un factor de seguridad de 1,65, que corresponde a un nivel de servicio del 95% ;
- los datos de ventas y plazos de entrega con desviaciones típicas de la tabla que figura como ejemplo más arriba.
Cálculo de la fórmula de distribución normal con incertidumbre sobre la demanda (pero plazos de entrega estables)
👉 Fórmula de cálculo de las existencias de seguridad :
| Coeficiente de seguridad X Desviación típica de las ventas X Raíz del plazo medio de entrega |
En nuestro ejemplo, el cálculo es el siguiente:
| 1,65 x 141,4 x 5,9 = 1376,5 |
El stock de seguridad es, por tanto, 1377.
Fórmula de la ley normal con variación en los plazos de entrega (pero demanda estable)
👉 Fórmula de cálculo de las existencias de seguridad :
| Factor de seguridad X Ventas medias X Desviación típica de los plazos de entrega |
En nuestro ejemplo, el cálculo es el siguiente:
| 1,65 x 32,9 x 4,35 = 236,1 |
Las existencias de seguridad son, por tanto, 236.
La fórmula de la ley normal con variación sobre la demanda Y los plazos de entrega
👉 Fórmula de cálculo de las existencias de seguridad :
| Coeficiente de seguridad X Raíz ((Plazos de entrega medios X (Desviación típica de las ventas)² + (Ventas medias X Desviación típica de los plazos de entrega)²) |
En nuestro ejemplo, el cálculo es el siguiente:
| 1,65 x √ ((35 x 141,4²) + (32,9 x 4,35)²) = 1400,32 |
Las existencias de seguridad son, por tanto, 1400.
Los riesgos asociados a las existencias de seguridad
Como puede ver, es importante constituir un stock de seguridad, sea cual sea la naturaleza de su empresa y los volúmenes de mercancías que vaya a manipular. Sin embargo, debes tener en cuenta los riesgos asociados.
Un exceso de existencias de seguridad puede acarrear costes adicionales relacionados con:
- costes de almacenamiento
- capital inmovilizado
- deterioro de los productos, sobre todo si son perecederos.
Por el contrario, unas existencias de seguridad insuficientes exponen a la empresa al riesgo de desabastecimiento.
☝️ La optimización de las existencias de seguridad requiere, por tanto, una buena previsión de las necesidades y los plazos de entrega, ya que una mala estimación compromete el equilibrio entre costes y disponibilidad de los productos.
¿Cómo optimizar la gestión de las existencias de seguridad?
Determine sus necesidades y prioridades de gestión de existencias
Dada la volatilidad de los mercados y la creciente complejidad de la gestión logística, las existencias de seguridad no se establecen de forma sistemática y uniforme para todos sus artículos. Se trata de encontrar el equilibrio adecuado para garantizar la eficacia y la rentabilidad de sus operaciones.
Por eso te recomendamos que determines tus necesidades y objetivos en este ámbito, teniendo en cuenta todos los parámetros siguientes 👉.
- Cuál es la relación entre los costes de almacenamiento y los costes de oportunidad? Si inmovilizar stock en un almacén es más caro que la pérdida de oportunidad de venta asociada a ese mismo stock en caso de desabastecimiento, es mejor revisar a la baja tu stock de seguridad.
- ¿Cuántos peligros posibles hay? Si es así, sus existencias de seguridad serán más importantes.
- ¿Qué nivel de servicio desea? Cuanto mayor sea el nivel de servicio que desea ofrecer a sus clientes (con plazos de entrega más cortos, por ejemplo), mayor será el nivel de existencias de seguridad.
Aplica la ley de Pareto y el método ABC
👉 Las empresas utilizan estos dos métodos para identificar los productos más valiosos de su stock, aquellos que requieren una mayor vigilancia.
La ley de Pareto
También conocida como la ley 20/80, la ley de Pareto se aplica a muchos campos (gestión de ventas, marketing, gestión de proyectos, etc.). Se basa en el principio siguiente:
El 80% de los efectos o resultados proceden del 20% de las causas.
En la gestión de existencias, por ejemplo, se trata de determinar qué 20% de los artículos representan el 80% del valor de las existencias.
El método ABC
El método ABC se basa en los principios de la ley de Pareto, pero con un desglose más preciso.
Los artículos se dividen en tres categorías, en función del valor de las existencias, por ejemplo :
| Cantidad de artículos | Valor de las existencias | |
| Categoría A | 20 % | 80 % |
| Categoría B | 30 % | 15 % |
| Categoría C | 50 % | 5 % |
En este ejemplo, debería concentrar sus esfuerzos en los productos de la categoría A.
☝️ Tenga en cuenta que estos dos métodos pueden basarse en criterios diferentes, distintos del valor de las existencias, como las ventas generadas. Le corresponde a usted, en correlación con sus objetivos y su oferta, determinar cómo calcular el nivel de importancia de sus productos.
Preste atención a la calidad de sus datos
Por último, hemos visto que los diferentes métodos de cálculo requieren datos de alta calidad para obtener la estimación más precisa de sus existencias de seguridad.
Un software de gestión de tipo ERP, o un software de gestión de existencias, le ayudarán a obtener información correcta y pertinente:
- un seguimiento en tiempo real de sus existencias
- un sistema de alerta cuando alcance los niveles mínimos de existencias
- datos históricos precisos para facilitar las previsiones, etc.
💡 Aunque seas una pequeña empresa, no pases por alto la importancia de contar con una solución de software que te apoye en tu búsqueda de crecimiento a través de una gestión inteligente de las existencias. Un ejemplo es Erplain, una herramienta dirigida a las VSE y a las pequeñas pymes. Erplain, una solución SaaS fácil de usar, completa y flexible, ahorra a los empresarios un tiempo valioso y aumenta la fiabilidad.
Existencias de seguridad: ¡lograr el equilibrio adecuado en su cadena de suministro!
A estas alturas ya conoce las principales fórmulas para constituir un stock de seguridad.
Pero cuidado: como hemos visto, las existencias inmovilizadas en los almacenes pueden generar costes adicionales. Por ello, siempre es una buena idea abordar algunos de los problemas subyacentes que causan las rupturas inesperadas de existencias, como la fiabilidad de los proveedores.
Una buena gestión de las existencias es también un acto de equilibrio. Hay que sopesar constantemente el equilibrio entre rentabilidad y satisfacción del cliente. Pero hay muchos métodos (la fórmula de Wilson, por ejemplo), así como el uso de software fiable, para apoyar sus procesos y hacer de su cadena de suministro un verdadero motor de rendimiento.
Artículo traducido del francés