¿Su lista de tareas pendientes le parece interminable? Prueba una de estas 12 aplicaciones para organizar tus tareas

La lista de tareas pendientes es una herramienta sencilla y especialmente eficaz para gestionar su lista de tareas pendientes. Organiza, ordena y prioriza tus tareas... ¿Cómo hacer una buena lista de tareas para acabar con la procrastinación y tachar por fin tus tareas de la lista?

Este artículo responde a esa pregunta ofreciéndote algunos consejos y una selección de aplicaciones de listas de tareas que te aportarán tranquilidad. Tómate tu tiempo para leer este artículo y luego tacha esa tarea de tu lista 😉.

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Lista de tareas pendientes: 1 definición, 8 ventajas

"To do" significa "hacer" en inglés. Una lista de tareas pendientes es, por tanto, una lista de cosas por hacer. Por extensión, asociamos la lista de tareas pendientes con una gestión de tareas minimalista, que pretende ser sencilla de aplicar y eficaz a la hora de conseguir los resultados esperados.

Hacer listas de cosas por hacer tiene una serie de ventajas, como :

• no olvidar más cosas por hacer
• saber en qué punto se encuentra en relación con su lista de tareas pendientes y sus tareas cotidianas
• Tener una idea clara de lo que hay que hacer;
• ser eficiente en su organización personal;
• hacer un seguimiento de lo que se ha hecho para poder informar sobre ello;
• dividir un trabajo o proyecto en tareas más pequeñas y manejables;
• organizarse mejor como parte de un equipo asignando tareas;
• dejar de procrastinar.

En un contexto profesional, se busca sobre todo la productividad y la serenidad colectivas .

📌 Atención: es muy complicado detallar las tareas sin alterar la legibilidad del archivo. Excel es adecuado para tareas pequeñas, pero rápidamente muestra sus limitaciones.

Selección de 12 programas de gestión de tareas para controlar tu lista de tareas pendientes

Si una lista de tareas en papel o en Excel digital no es suficiente para ti, tenemos el software de listas de tareas que necesitas para gestionar tus tareas (¡y más!) en colaboración y sobre la marcha.

Tabla comparativa de los 12 mejores programas de listas de tareas

Asana

¿Tienes mil cosas que hacer y sólo una cabeza para recordarlas todas? Buenas noticias: Asana tiene varias. Diseñada para equipos que hacen malabares con proyectos, tareas y objetivos, Asana es una herramienta de gestión del trabajo ultravisual y fácil de usar.

A medida que avanzas en tu día a día, puedes crear listas de tareas, organizarlas por prioridad, asignarlas a tus compañeros (o a ti mismo si eres multitarea) y hacer un seguimiento del progreso en tiempo real. Asana se adapta a tu forma de trabajar, como un viejo cuaderno, con vistas de lista, calendario y gráficos estilo Kanban:

🛠️ Características clave para crear una lista de tareas:

• crear tareas con subtareas y fechas límite ;
• clasificar las tareas por proyecto, etiqueta o prioridad
• asignación a uno o varios miembros del equipo;
• vista de lista, calendario o tabla;
• posibilidad de añadir notas, archivos adjuntos y comentarios;
• integración con Google Calendar para realizar un seguimiento de las tareas del día;
• automatización de acciones repetitivas (reglas personalizadas);
• notificaciones y recordatorios para que no se te olvide nada.

Asana

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Gestión del trabajo, proyectos y tareas

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Beesbusy

¿Quieres una herramienta que gestione tu agenda sin hacerte sudar frío? 🐝 Beesbusy hace el trabajo sin zumbidos innecesarios. Diseñada para profesionales y novatos por igual, esta herramienta de gestión de proyectos fabricada en Francia se centra en la claridad y la sencillez.

Puedes crear tus listas de tareas pendientes en unos pocos clics, planificar tus asignaciones y supervisar el progreso en tiempo real. Y un plus: todo ello con una interfaz colorida que no te dará ganas de salir corriendo.

🛠️ Principales funciones para crear una lista de tareas pendientes:

• creación de tareas, subtareas y listas de comprobación ;
• vista de lista, agenda o Gantt para organizar el trabajo;
• añadir notas, archivos adjuntos y comentarios
• asignación de tareas por usuario o por proyecto
• gestión del tiempo estimado y del tiempo restante;
• notificaciones para no retrasarse, incluso los viernes por la tarde;
• sincronización con su agenda global para evitar duplicaciones.

Beesbusy

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Funcionalidades fáciles de usar y elaboradas

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Canva

Conocemos Canva por sus llamativos diseños. Pero ¿sabías que también se puede utilizar como lista de tareas? Entre dos creaciones de Instagram, puedes organizar tus tareas, anotar tus objetivos y planificar tu trabajo.

¿Y lo mejor? Libertad total. Empiezas con una plantilla o una página en blanco y luego lo personalizas todo: colores, bloques de , tipografía. Una especie de bloc de notas visual que te da ganas de marcar las tareas del día.

🛠️ Funciones clave para crear una lista de tareas pendientes:

• plantillas listas para usar para crear listas de tareas estéticamente agradables ;
• posibilidad de añadir bloques personalizados: notas, plazos, marcadores de prioridad, etc;
• interfaz sencilla e intuitiva de arrastrar y soltar
• exporte a PDF, imagen o enlace para compartir su agenda;
• sincronización con la aplicación móvil para la gestión del tiempo en movimiento;
• acceso a una biblioteca de imágenes para ilustrar sus proyectos;
• función colaborativa para crear juntos una lista de tareas.

Canva

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Diseños increíbles para ti y para tu equipo

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Hazlo mañana

Alégrate, procrastinador. Do it Tomorrow convierte tu tendencia a procrastinar en un método de organización.

La interfaz imita un cuaderno real. A la izquierda, las tareas del día. A la derecha, las que (oficialmente) vas a dejar para mañana. Minimalista, vintage y 100% segura de sí misma.

Sin gadgets. Sólo una lista sencilla, para priorizar lo importante sin dejarse atrapar por lo urgente. Y es que, a veces, no hacer nada de inmediato es una excelente estrategia. Sí, lo es.

🛠️ Funciones clave para crear una lista de tareas pendientes:

• interfaz de dos columnas: hoy y mañana ;
• adición rápida de tareas, sin necesidad de cuenta ni registro;
• arrastrar y soltar para mover las tareas de un día a otro;
• sincronización entre la web y la aplicación móvil;
• diseño sencillo, tipo bloc de notas;
• ideal para gestionar notas sencillas sin sobrecarga;
• disponible en versión gratuita.

Easynote

¿Necesita una herramienta que combine listas de tareas, gestión de proyectos y una interfaz zen? Easynote cumple todos los requisitos... sin hacerle sudar.

Diseñado tanto para equipos como para autónomos, Easynote ofrece una interfaz clara, fluida y, sobre todo, muy flexible. Puedes crear una lista de tareas en , añadirles notas y plazos, o conectarlas a otros proyectos en curso. Y todo se mantiene sincronizado.

Es un poco como el bloc de notas que habría ido a la escuela de negocios 👨‍🎓.

🛠️ Principales funciones para crear una lista de tareas:

• creación de tareas simples o complejas, con subtareas ;
• organización por lista, calendario o vista Kanban;
• adición de notas, documentos y comentarios
• gestión de las dependencias entre tareas ;
• seguimiento del tiempo dedicado a cada tarea;
• notificaciones automáticas para garantizar el cumplimiento de los objetivos.

Easynote

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Software de Gestión de tareas

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Google Keep, en el paquete Google WorkSpace

¿Te gustan las cosas sencillas, rápidas y eficientes? Google Keep es el bloc de notas digital que sigue tu ritmo. Sin florituras, sólo lo esencial para capturar tus ideas y crear listas de tareas en un instante.

La aplicación se abre con un clic, escribes lo que tienes que hacer, añades un recordatorio, un color y listo. Es el equivalente digital de un post-it, pero sincronizado en todos tus dispositivos.

🛠️ Principales funciones para crear una lista de tareas pendientes:

• creación rápida de notas, listas o notas de voz;
• casilla de verificación para cada tarea completada (satisfactorio, ¿verdad?);
• recordatorios basados en fecha, hora o ubicación;
• colores y etiquetas para organizar las tareas;
• sincronización con Google Drive e integración en el paquete Google Workspace;
• accesible a través del teléfono móvil, la tableta, el navegador o incluso el asistente de voz;
• perfecto para gestionar un día ajetreado o estructurar un proyecto ligero.

Google Keep

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Toma de notas eficiente con doble acceso móvil

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Microsoft To Do

El sucesor oficial de Wunderlist ha tomado el relevo... y no se ha conformado con quedarse al margen. Microsoft To Do ofrece una experiencia fluida, clara y, sobre todo, bien integrada en el ecosistema de Microsoft 365.

La aplicación es perfecta para gestionar tareas cotidianas, desde un simple recordatorio para sacar la basura hasta la coordinación de un proyecto de equipo. Con su interfaz despejada, opciones bien pensadas y sincronización instantánea, es todo lo que se espera de una buena herramienta de gestión del tiempo .

Mención especial merece la vista "Mi día", que te ayuda a mantener el rumbo sin ahogarte en listas interminables.

🛠️ Principales funciones para crear una lista de tareas pendientes:

• creación de tareas con subtareas, plazos, recordatorios y repeticiones ;
• agrupación por lista, tema u objetivo;
• Función "Mi día" para planificar las tareas importantes;
• añadir notas, archivos adjuntos y pasos marcables;
• sincronización con Outlook y Microsoft 365 ;
• Interfaz sencilla y atractiva, accesible en todos los dispositivos;
• gratuita y sin anuncios, incluso en la versión completa.

Microsoft To Do

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Organiza tus tareas con facilidad y eficiencia

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lunes.com

¿Te gustan las listas de tareas pendientes, pero odias las hojas de cálculo que parecen tan aburridas como un lunes por la mañana? monday.com transforma tus tareas en bloques dinámicos y coloridos que (casi) te dan ganas de trabajar el fin de semana.

Es una herramienta de gestión del trabajo ultravisual diseñada para equipos que hacen malabarismos con múltiples proyectos, plazos y clientes. Cada línea se convierte en una tarea que hay que seguir, asignar, comentar y validar. Todo está sincronizado, desde la agenda hasta las reuniones de Zoom. Y si eres de los que les gusta automatizarlo todo, te encantarán los flujos de trabajo personalizados.

🛠️ Funciones clave para crear una lista de tareas:

• Creación de tareas personalizables con plazos, etiquetas, prioridades y estado ;
• Ver como una lista, tablero Kanban, calendario o línea de tiempo;
• añadir notas, comentarios, archivos y enlaces externos;
• automatizaciones para crear, mover o asignar tareas sin mover un dedo;
• Seguimiento del progreso con codificación por colores y filtros de proyecto;
• integraciones con más de 40 herramientas (Google Calendar, Slack, Trello, Zoom, etc.);
• versión gratuita disponible para pequeños grupos o autónomos que buscan eficacia sin arruinarse.

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El software intuitivo para trabajar en colaboración

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TickTick

Un nombre que te hace tictac y una interfaz que te ayuda a no perder ni un minuto más. TickTick es la aplicación que combina listas de tareas, planificación e incluso un toque de Zen con un temporizador Pomodoro integrado.

Es ligera, fluida y sorprendentemente completa. Perfecta para cerebros con mil ideas por segundo. Organizas tus listas de tareas, las priorizas y categorizas, y las vas tachando por docenas (con satisfacción).

¿Y lo mejor? Una ergonomía móvil impecable. Utilízala entre dos paradas de metro o en una cola.

🛠️ Principales funciones para crear una lista de tareas pendientes:

• creación rápida de tareas con prioridades, subtareas y recordatorios ;
• organización por listas, carpetas o etiquetas personalizadas;
• vista de calendario, agenda o planificación semanal;
• añadir notas, archivos y comentarios;
• temporizador Pomodoro integrado para una gestión más eficaz del tiempo;
• sincronización multidispositivo (web, móvil, tableta, smartwatch).

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Gestión de Tareas Eficiente para Productividad

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Todoist

El nombre lo dice todo: tienes cosas que hacer, Todoist está aquí para organizarlas. Simple, elegante y, sobre todo, formidablemente eficaz, Todoist es uno de los pesos pesados de las listas de tareas digitales.

¿Su punto fuerte? La claridad. Introduces una tarea, añades una fecha límite y una prioridad, y ya está en tu agenda. El sistema de filtros y etiquetas te ayuda a mantener el rumbo, incluso cuando la carga mental parece una montaña.

Es el compañero ideal para tu día a día, ya seas un profesional de la organización... o un campeón de los post-its perdidos.

🛠️ Funciones clave para crear una lista de tareas pendientes:

• adición rápida de tareas mediante lenguaje natural ("mañana a las 15.00", "todos los lunes") ;
• clasificación por proyectos, listas y niveles de prioridad;
• vista de calendario, lista o tabla, según sus necesidades;
• añadir notas, comentarios, archivos y enlaces
• recordatorios, notificaciones y objetivos diarios
• seguimiento de la productividad con puntuaciones y tendencias;
• versión gratuita muy funcional, versión premium para profesionales del comercio.

Todoist

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Gestión de tareas efectiva para aumentar la productividad

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Trello

¿Eres fan de los post-its y las pizarras? Si es así, Trello es tu versión digital y colaborativa. Este software de convierte tus proyectos en columnas visuales fáciles de mover, organizar y compartir.

Cada tarea se convierte en una tarjeta. La arrastras de una lista a otra - "Por hacer", "En curso", "Hecho"- como un ordenado profesional. Todo con etiquetas, fechas límite, listas de control e incluso gifs (sí, los gifs son buenos para motivar).

Tanto si trabajas solo como en equipo, es una gran herramienta para organizar tu trabajo sin quebraderos de cabeza.

🛠️ Principales funciones para crear una lista de tareas pendientes:

• tablas personalizables con listas y tarjetas que se pueden arrastrar y soltar ;
• creación de tareas con descripciones, plazos, listas de comprobación y archivos adjuntos;
• organización por proyecto, tema o flujo de trabajo;
• integración con Google Drive, Slack, Calendar, etc. ;
• añadir notas, comentarios y miembros del equipo;
• automatizaciones que ahorran tiempo mediante Butler;
• disponible en versión gratuita, ideal para empezar poco a poco.

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Herramienta para trabajar de forma colaborativa

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Wimi

¿Un proyecto, varias partes interesadas, una montaña de tareas que controlar? Wimi está ahí para poner orden. Esta aplicación francesa reúne todas las herramientas que necesita un equipo para estar coordinado: listas de tareas, documentos, mensajería e incluso una unidad segura.

Wimi es como su agenda, su bloc de notas y su gestor de planificación, todo bajo un mismo techo. Puedes centralizar la información, hacer un seguimiento de las tareas en tiempo real y colaborar sin complicaciones innecesarias.

🛠️ Principales características para crear una lista de tareas:

• creación de tareas con plazos, estado y asignación por miembro ;
• organización en listas, por carpeta o por proyecto;
• añadir notas, archivos, comentarios y listas de comprobación;
• vistas Gantt, calendario y Kanban para una visión clara del trabajo;
• gestión avanzada de derechos y confidencialidad;
• sincronización con sus herramientas (Google, Office, etc.).

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Gestión de proyectos y colaboración en línea

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¿Qué aplicación de listas de tareas debo elegir?

Tabla resumen de las 12 herramientas de listas de tareas

Nuestros consejos para su elección

Elegir una aplicaciónde listas de tareas no es sólo marcar una casilla. Se trata de encontrar la herramienta adecuada para tu forma de trabajar, tu carga mental... y tu estrés de los lunes por la mañana.

Aquí tienes algunos consejos para evitar perder el tiempo probando 15 aplicaciones antes de encontrar la adecuada:

1. 1. Empieza por lo sencillo

No hace falta apuntar al cohete Apolo si lo único que quieres es una lista de tareas para tu casa. Google Keep, Microsoft To Do o TickTick son perfectas para empezar sin una fábrica de gas.

2. Piensa en "equipo" si colaboras

¿Gestionas proyectos, horarios compartidos o clientes? Recurre a Asana, Trello, monday.com o Beesbusy.
Ofrecen múltiples vistas, opciones de delegación y funciones de seguimiento de tareas.

3. Mira tu ecosistema

Ya estás en Google? 👉 Keep se integra a la perfección.
Ya estás en Microsoft 365? 👉 Microsoft To Do te resultará más natural.
Aficionado al diseño? 👉 Canva te deleitará visualmente.

4. Prueba las versiones gratuitas

La mayoría de las herramientas ofrecen un paquete gratuito. Es ideal para ver si la aplicación se adapta a tu uso diario.

5. Priorizar la usabilidad

Una herramienta demasiado compleja no se utilizará. Es mejor tener un método sencillo que se pueda aplicar que un monstruo repleto de funciones que se abandona al cabo de una semana.

¿Cómo puedes sacar el máximo partido a tu software de listas de tareas?

En primer lugar, crea listas claras, no cajones de sastre. Un proyecto, una lista. No mezcle sus citas médicas con sus entregas a clientes. Organiza tus tareas como harías con tus calcetines: de dos en dos, no sueltos.

Y planifica tu día cada mañana. Antes de abalanzarte sobre tus correos electrónicos, abre tu aplicación y selecciona las tareas realmente importantes. La función "Mi día" de Microsoft To Do, por ejemplo, es perfecta para esto.

No abuses de los recordatorios. Demasiados avisos matan la notificación. No crees una agenda que suene más que tu despertador. Sé estratégico.

Agrupa, clasifica y archiva. Utiliza carpetas, etiquetas y filtros. Mantén tu lista de tareas legibles y fluidas, aunque estés gestionando diez proyectos al mismo tiempo.

Automatiza lo que se pueda automatizar. Si tu herramienta permite reglas, plantillas o automatización (hola Asana, monday.com o Trello), utilízalas. Ahorrar 3 minutos por tarea puede sumar rápidamente a final de mes.

Y sobre todo... haz tictac. Puede parecer una tontería, pero marcar una tarea completada te da una satisfacción instantánea.

¿Cómo hacer una lista de tareas eficaz? 5 consejos clave

Consejo 1: Desglosa las tareas de tu lista

Identifica y distingue entre tareas rápidas y trabajo de fondo, y equilibra la carga de trabajo que representan.

Claro que es agradable tachar tareas y la sensación de logro es mucho mayor, pero también tienes que dedicar tiempo a las tareas que requieren más tiempo, ya que son las que te llevan lejos y te dan una visión a largo plazo.

💡 Para mantener el placer de tachar tareas, divide el trabajo en tareas más pequeñas (tachar = placer = motivación para seguir adelante).

Consejo 2: Priorice las tareas importantes

Defina, para cada día, como máximo una tarea prioritaria, varias tareas secundarias y pequeñas tareas de menor importancia.

Ejemplo:

• Tarea prioritaria: hacer las cuentas del mes;
• Tareas secundarias: reponer existencias y cambiar los precios en la página web;
• Pequeñas tareas: vaciar las papeleras, regar las plantas, comprar post-its.

Priorizar las tareas es esencial. Utiliza un método sencillo: coloca las tareas en una matriz con dos ejes: ganancia y esfuerzo. Se recomienda dar prioridad a las tareas en verde y colocar en último lugar las tareas en rojo:

Consejo 3: Evaluar el tiempo y el esfuerzo

En el método de gestión de proyectos Agile Scrum, es aconsejable estimar cuánto tiempo va a dedicar a una tarea. Esto ayuda a priorizar las tareas y a saber lo que es razonablemente posible hacer en un día o una semana.

Por ejemplo, en una jornada laboral de 7 horas, es posible hacer una tarea de 4 horas y 2 tareas de 1,5 horas.

ℹ️ Es aconsejable reservar entre un 10% y un 20% de la jornada para hacer frente a imprevistos, lo que también da más posibilidades de terminar las tareas planificadas.

Consejo 4: Céntrese en tareas factibles

Es contraproducente imponerse tareas que requieren más recursos y tiempo del que se dispone.

Otro error común es poner objetivos en tu lista de tareas en lugar de un plan de acción (to do = cosas por hacer, no objetivos por conseguir).

Ejemplo: "aprobar mi examen" es un objetivo. Es mejor centrarse en 4 tareas alcanzables como: comprar el libro, leer el libro, practicar, hacer un simulacro de examen.

Consejo 5: Crea una lista de tareas agradable y visual

Preste tanta atención a la forma de su lista de tareas como a su contenido: por ejemplo, los colores son una buena forma de identificar rápidamente la importancia o urgencia de una tarea, o quién es el responsable de una tarea en caso de trabajo en equipo.

El tablero Kanban también permite ver el progreso de las tareas, desde su creación hasta su finalización (de izquierda a derecha).

Por último, puede agrupar tareas que tenga sentido realizar de forma consecutiva para aumentar la productividad.

Ejemplo de lista de tareas descargable gratuitamente (Excel)

Excel te permite hacer listas de tareas de forma ordenada, filtrarlas y buscar una tarea rápidamente. Aquí tienes un ejemplo de lista de tareas en formato Excel para descargar gratis:

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Lista de tareas pendientes, en resumen

Un último consejo: relea periódicamente su lista de tareas de arriba abajo para actualizarla y reorganizarla si es necesario. Además, tendrá la agradable sensación de controlar su agenda.

Elegir una herramienta eficaz y adaptada a tus limitaciones presupuestarias y a tu nivel de exigencia es especialmente útil para confeccionar tu lista de tareas pendientes.

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