6 pasos para crear un flujograma de reclutamiento eficiente

Si quieres optimizar tus procesos de búsqueda y selección de personal, hay dos palabras que debes retener: flujograma y reclutamiento.

Todo proceso de reclutamiento de personal se compone de distintas etapas clave y es primordial conocerlas y respetarlas. De lo contrario, corres el riesgo de que tu búsqueda no sea efectiva.

Conocer y analizar constantemente los distintos pasos de los procesos de la empresa se convierte en una actividad clave para detectar incongruencias y aplicar mejoras que permitan trabajar de forma eficiente y eficaz. En ese sentido, un flujograma es una forma visual e intuitiva de plasmar las rutas a seguir.

¿Todavía dudas de su importancia? En este artículo, te contamos por qué lo necesitas y cómo crear tu flujograma de reclutamiento.

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¿Qué es un flujograma de procesos de reclutamiento y selección de personal?

Un flujograma o diagrama de flujo es una herramienta gráfica que permite plasmar todos los pasos de un proceso determinado -normalmente, de una empresa-.

Más concretamente, un flujograma de reclutamiento de candidatos es un esquema de procesos donde se detallan todas las actividades que deben llevarse a cabo para encontrar talento humano y cubrir una vacante.

👉 Es, por lo tanto, una guía que aporta información sobre los procesos de reclutamiento y selección de personal. Esta debe respetarse y seguirse para lograr la eficiencia.

🔵  Veamos un ejemplo de diagrama de flujo de recursos humanos:

¿Cómo hacer un flujograma de recursos humanos? 6 pasos

Diseñar un flujograma no es complicado. Ahora bien, requiere hacer un análisis de tu proceso de contratación de personal y respetar algunos detalles.

A continuación, algunos consejos para desarrollar un buen diagrama de procesos:

1. Define las etapas y los componentes del proceso

Ya se trate de un proceso de reclutamiento interno o externo, este se compone de distintas tareas:

• detección de la necesidad,
• definición del perfil de la vacante a cubrir,
• difusión de la oferta de empleo,
• realización de entrevistas de selección,
• selección, etc.

Identificar cada una de estas fases es imprescindible para realizar un flujograma, pues todas ellas deben especificarse en el esbozo.

☝ ️Aunque algunas tareas puedan parecerte más relevantes que otras, estas deben plasmarse en un mismo flujograma. Tampoco importa si hay distintas personas implicadas en ellas, podrás indicarlo si es necesario.

💡 Independientemente del puesto de trabajo a cubrir, tus procesos tendrán una forma similar. Por lo tanto, crea un modelo de flujograma general y adáptalo si es necesario.

2. Ordena las actividades

Una vez identificadas todas las partes de tu proceso, es el momento de ordenarlas cronológicamente. Para ello, deberás establecer:

• cuándo empieza (labor que inicia el proceso),
• cómo se desarrolla (labores que componen el proceso),
• y cuándo termina (labor que cierra el proceso).

☝ ️Ten en cuenta que puede haber entradas y salidas a mitad del proceso. Por ejemplo, cuando descartas a un candidato, estableces una salida aunque esta no sea la actividad final.

3. Interrelaciona las actividades

Seguramente, en tu itinerario de búsqueda de capital humano puedes detectar acciones que están interconectadas. Son factores importantes, entonces hay que detectarlas y relacionarlas para tener claro cómo se desarrolla el proceso.

👉 Usa conectores como flechas y líneas que evidencien la conexión entre elementos.

☝️ En algunas ocasiones, estas pueden suponer avances y retrocesos en el planning.

4. Personaliza tu flujograma

¡Creatividad al poder! Ya tienes tu camino, pero falta personalizarlo. Para ello, usa colores y formas que permitan identificar más rápido etapas determinadas o tareas interrelacionadas.

👉 Por ejemplo, puedes marcar la fase de reclutamiento en azul y la de selección en verde.

☝️ Tu flujograma tiene que ser visual, pero no olvides que también debe ser intuitivo. Evita ornamentos que dificulten su comprensión.

5. Evalúa tu esquema

¡Acabado! Ahora solo falta compartirlo con todos los implicados y … ¡ponerlo en práctica!

6. Revisa constantemente

Por último, no olvides la evaluación de tu flujograma de reclutamiento. Este es un paso imprescindible para detectar obstáculos e introducir mejoras.

☝ Dato importante: en un mundo en constante cambio, raro sería que no cambiara tu proceso de reclutamiento y selección de personal. Trata de estar siempre actualizado a las nuevas tendencias y no te muestres reacio a introducir cambios que puedan optimizar tus procesos.

4 tipos de herramientas para diseñar un flujograma RR. HH.

Ahora que ya sabes cómo realizar tu flujograma de reclutamiento, cabe mencionar que existen distintas formas de realizarlo.

1. Software para realizar diagramas

Definir procesos es fácil con un software de diagramas. Como el mismo nombre indica, se trata de una herramienta pensada exclusivamente para esto.

Suele incorporar plantillas modificables, además de proponer la opción de realizar desde cero tus diseños.

Es intuitivo y fácil de usar. Además, más allá de crear mapas, permite:

• trabajar de forma colaborativa e intuitiva,
• guardar y recuperar versiones anteriores si modificas,
• y exportar y cargar en formatos como PowerPoint.

2. Software BPM

Los softwares de gestión empresarial también pueden ser adecuados puesto que permiten organizar y planificar procesos.

Por lo tanto, si tu objetivo consiste en optimizar el flujo de procesos de tu empresa, esta solución va ayudarte a organizarte mejor, así como a crear tu diagrama.

3. Software de recursos humanos

Si bien los softwares de recursos humanos no suelen estar pensados específicamente para la creación de flujogramas, no está de más tenerlos en cuenta.

Programas como los SIRH o ATS pueden ayudar a gestionar de manera eficiente las actividades del Departamento de Recursos Humanos. Así, indirectamente, son un gran aliado para controlar y optimizar tus actividades y procesos.

🏆 Además, uno de sus puntos fuertes es la automatización de tareas monótonas. Lo que te permite dedicar tu tiempo a mejorar tu estrategia y procedimientos.

4. Plantilla flujograma de reclutamiento

Por último, otra opción es crear tu diagrama con programas que tengas a tu abasto. Por ejemplo, con un documento de texto como Microsoft Word.

☝️ Cabe destacar que no es la opción más eficiente, pero si suele ser la más económica, si es el dinero lo que te preocupa.

Y claro está que ¡más vale empezar por aquí que no hacerlo! Por eso, Appvizer ha creado un flujograma de reclutamiento de descarga gratuita pensado para inspirar tu recorrido.

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Flujograma de reclutamiento y selección de personal en resumen

Aunque a simple vista pueda parecer una tarea imprescindible para los procesos de contratación de empleados, lo cierto es que un flujograma puede convertirse en tu gran aliado por la información que aporta.

En el ámbito laboral, esta herramienta es un requisito para evidenciar y presentar el proceso de reclutamiento a otros departamentos o encargados, como pueden ser los gerentes de la empresa.

Al mismo tiempo, permite analizar el proceso y detectar actividades que no funcionan. Por lo tanto, es imprescindible para una buena organización, ahorrar tiempo y recursos y, por ende, para lograr la rentabilidad y la eficacia de los procesos de recursos humanos. 🔥

Además, un diagrama de flujo es intuitivo y comprensible para todo el mundo. Por lo que mejora el trabajo en equipo y el conocimiento de las metodologías.

Obviar todos estos beneficios sería un mal negocio, ¿no crees?