Cómo la VoIP aumenta su productividad

Sea cual sea su negocio, necesita mantener un contacto de calidad con sus clientes. Por eso la telefonía empresarial siempre ha sido una de las piedras angulares de su productividad.

Su red telefónica debe seguir el ritmo de su trabajo y ser lo suficientemente flexible para adaptarse a los cambios de su empresa. El desarrollo de las nuevas tecnologías y la transformación digital han reforzado la importancia estratégica de elegir la solución de telefonía empresarial adecuada.

Ya sea una gran empresa generalista, una pyme o un centro de llamadas, está utilizando las innovaciones en telefonía empresarial y abandonando gradualmente la telefonía fija tradicional. Esto es especialmente cierto cuando necesita utilizar esta herramienta para desarrollar sus campañas de comunicación.

Hoy en día, existen muchos nombres para identificar esta nueva solución de telefonía empresarial: telefonía conectada a la nube, telefonía VoIP, voz sobre IP, redes IPBX, IP Centrex, centralita virtual. Y aún no hemos mencionado las herramientas conectadas derivadas de este sistema :).

En este artículo, analizaremos las ventajas de esta revolución digital para la telefonía de las empresas.

Cómo, en el espacio de unos pocos años, el sistema RTC ha sido sustituido y relegado a un segundo plano.

Pero, sobre todo, qué herramientas de telefonía conectada se han convertido en un pilar de la productividad cuando se trata de campañas de llamadas.

Soluciones de telefonía VoIP: una evolución beneficiosa

Como toda buena explicación, empecemos por definir el tema.

¿Qué es la VoIP?

VoIP, o Protocolo de Voz sobre Internet, es la tecnología que permite la comunicación vocal a través de Internet. En términos prácticos, :

• toma datos de audio, como la voz de la persona que llama
• los encapsula
• y los divide en pequeños paquetes de datos.

En términos sencillos, es Skype, WhatsApp o cualquier otro sistema que permita la comunicación de voz a través de Internet desde cualquier medio (teléfono, tableta, ordenador).

Mientras que los particulares abrazaron inmediatamente el concepto y se alejaron rápidamente de la telefonía tradicional, las empresas tardaron más en unirse al movimiento.

Las primeras en sumarse fueron las pequeñas y medianas empresas (PYME). Posteriormente, las empresas que necesitaban gestionar centros de llamadas o contact centers se sumaron al nuevo sistema de telefonía empresarial.

Las ventajas de la VoIP

¿Por qué?

Hay muchas razones, pero podemos simplificarlas en tres puntos:

• Precio,
• Flexibilidad,
• Rendimiento equivalente al sistema PSTN.

Los sistemas IPBX (virtualizados o no) son menos caros que los sistemas PBX (centralitas privadas), porque son principalmente software, lo que los hace mucho más flexibles.

Un sistema VoIP puede hacer todo lo que una centralita antigua. Pero hay una lista muy larga de cosas que sólo son posibles con VoIP, lo que lo hace ideal para la mayoría de las oficinas, especialmente las que funcionan de forma híbrida.

💡 Algunos ejemplos de las características únicas de VoIP:

• Webphone: ¡no hace falta un aparato telefónico caro ni configurar un softphone! Una simple conexión a Internet te permite llamar, estés donde estés. Inicie el Webphone desde la interfaz y su teléfono estará listo para usar sin ninguna configuración.
  
  
• IVR: todas sus llamadas entrantes se descuelgan, se dirigen a un menú de voz con un guión pregrabado, se califican pulsando un botón y se encaminan a un destino programado: una extensión, un grupo, un buzón de voz, un sonido, etc.
  
  
• Número virtual: los números geográficos o virtuales mejoran su imagen profesional y refuerzan el prestigio de su empresa. Te permite disponer de un número con el prefijo de tu elección.

💡 Las ventajas de la telefonía empresarial VoIP son especialmente atractivas con la pandemia del COVID, cuando tantos empleados trabajan ahora desde casa.

Si optas por la VoIP, todo lo que tienes que hacer es descargar un cliente de softphone en el PC de un empleado. Pueden utilizar ese ordenador como si fuera el teléfono de su oficina, en un solo paso.

Herramientas VoIP para aumentar la productividad

Está claro que el paso a la VoIP para la telefonía empresarial ha sido beneficioso.

Pero esta tecnología también ha permitido la creación de herramientas conectadas que han revolucionado la gestión de las relaciones con los clientes.

CRM, la herramienta esencial

Una empresa no sólo necesita líneas telefónicas para mantener las relaciones con sus clientes. También necesita un sistema CRM.

Mientras que algunas empresas optan por soluciones ad hoc de diferentes proveedores de servicios, otras optan por soluciones más centralizadas.

La ventaja de las herramientas conectadas es que hacen que el seguimiento de los clientes y la gestión de las llamadas estén lo más interconectados posible.

¿Qué es un CRM?

La pregunta puede parecer simplista, pero para destacar la interconexión esencial entre ambos, prefiero empezar por el principio.

La gestión de las relaciones con los clientes ( CRM) es una tecnología que permite gestionar todas las relaciones de la empresa con sus clientes actuales y potenciales. El objetivo principal es mejorar las relaciones comerciales para hacer crecer su negocio.

En la actualidad, las herramientas CRM pueden utilizarse para gestionar las relaciones a lo largo de todo el ciclo de vida del cliente, abarcando :

• marketing
• ventas
• comercio digital
• interacciones con el servicio de atención al cliente.

Las ventajas de un CRM conectado a la telefonía VoIP

Parece lógico integrar un CRM en su telefonía profesional VoIP, de modo que pueda utilizarlo como palanca para optimizar los intercambios intraempresariales, favoreciendo una gestión colaborativa de las relaciones con los clientes fluida y eficaz.

Algunos proveedores de telefonía profesional IP, como Kavkom, ofrecen soluciones que integran de serie un CRM híbrido. De este modo, los distintos empleados de la empresa disponen de :

• una amplia gama de medios de comunicación (correo electrónico, teléfono, mensajes de texto, notificaciones, etc.),
• acceso simultáneo a los registros de clientes del CRM y a un historial sincronizado de interacciones (actualizado en tiempo real), lo que garantiza que cada solicitud se trate con eficacia, incluso sin un asesor dedicado.

Todo ello mediante una herramienta a la que se accede a través de una simple conexión a Internet, de modo que todos los empleados de la empresa, estén donde estén, tienen acceso a su puesto de trabajo virtual, en un entorno en línea seguro.

El resultado: equipos unidos, servicios conectados y clientes satisfechos.

Teniendo esto en cuenta, ahora existen herramientas conectadas basadas en la telefonía VoIP que pueden mejorar la productividad de sus equipos en la gestión de sus campañas de prospección.

El marcador predictivo, o cómo aumentar su productividad

Una de las palancas de la productividad es la automatización inteligente de las llamadas.

Un marcador predictivo es un tipo de marcador automatizado que realiza llamadas telefónicas incluso antes de que los agentes estén disponibles.

Está diseñado para aumentar la eficiencia de los agentes llamando al mayor número posible de clientes potenciales. El sistema pasa rápidamente al siguiente cliente potencial tras una llamada sin respuesta.

A diferencia de un marcador automático, que divide las llamadas conectadas entre los representantes disponibles, el marcador predictivo marca varios contactos a la vez y garantiza que los agentes consigan la máxima conectividad con el cliente.

Además, un buen marcador predictivo también puede :

• gestionar la tasa de llamadas
• detectar los contestadores automáticos
• calificar las llamadas,
• grabar llamadas
• insertar música en espera para el telemarketer
• integrar un webphone,
• gestionar varias campañas simultáneamente.

Una vez más, el truco está en encontrar un proveedor de servicios que ofrezca un acceso llave en mano y en el que las distintas herramientas estén todas en la misma interfaz. Como el Predictive Dialer de Kavkom, que está en la misma plataforma que las líneas VoIP clásicas y el CRM.

El Marcador Predictivo es por tanto una herramienta indispensable para los centros de llamadas o de telemarketing, por ejemplo, porque aumenta la productividad de los agentes.

Ir más lejos: Robot Dialers

¿Ha oído hablar alguna vez del Robot Dialer? Es una herramienta específica de la telefonía conectada en la Nube que permite a las empresas :

• Desarrollar las ventas,
• crear nuevos clientes potenciales.

He aquí un ejemplo: usted es una empresa de prospección de marketing y desea difundir un mensaje a una población objetivo, luego recoger las respuestas, pero también ponerse en contacto con el prospecto que responda a sus criterios.

El Robot Dialer es el medio ideal para llegar a millones de prospectos, gracias a su marcador automático inteligente, una potente herramienta de marketing.

Dependiendo de su proveedor de servicios, este robot puede configurarse en mayor o menor medida e integrarse en sus sistemas de telefonía y CRM.

En cuanto al robot de Kavkom, incluye numerosas funcionalidades, como la creación de mensajes de voz personalizados, la gestión de tarifas horarias de llamadas y la lista negra RGPD.

En conclusión

La evolución de las prácticas en favor de las comunicaciones unificadas por Internet, más móviles y económicas, ha revolucionado la gestión de las campañas de prospección.

Ha permitido encontrar nuevas herramientas conectadas que pueden aumentar el rendimiento, la eficacia y la productividad de las campañas de llamadas, manteniendo al mismo tiempo la flexibilidad.