Telefonía empresarial: ¿cómo adaptarse fácilmente al teletrabajo?

Básicamente, ya conoce el meollo de la cuestión: su empresa no puede prescindir del teléfono para funcionar, dispone de una instalación funcional básica en sus locales y... ¡sus empleados teletrabajan una (gran) parte del tiempo!

De hecho, la cantidad de tiempo que su equipo -especialmente su personal de ventas- pasa teletrabajando ha seguido las sucesivas oleadas de medidas restrictivas de los últimos 24 meses. Y como surfista pragmático, bien informado y con una visión clara de las condiciones, sabe que las olas continuarán y que el teletrabajo se convertirá en un nuevo hábito permanente en el mundo laboral.

Dicho esto, esta aceleración no está exenta de problemas operativos cotidianos. Es el caso, en particular, del seguimiento y la gestión de las llamadas telefónicas con sus clientes y clientes potenciales, cuando sus comerciales y el resto de sus empleados ya no están físicamente en la oficina todos los días.

Entonces, ¿cómo adaptar rápida y fácilmente la telefonía de su empresa a esta nueva organización? He aquí algunas ideas serias y prácticas que han sido probadas.

(Re)tomar el control de los números de teléfono de su empresa

Una de las principales dificultades a la hora de introducir el teletrabajo en su empresa es que algunos empleados empiezan a utilizar sus propios teléfonos móviles para comunicarse con los clientes.

Cuando se trata de un móvil de empresa, no siempre es fácil, porque plantea limitaciones adicionales en caso de vacaciones, ausencia o salida para garantizar la continuidad de las llamadas de sus clientes. Puede encontrarse rápidamente con clientes que no tienen a nadie al otro lado del teléfono, a menudo en situaciones de mucho riesgo (por eso le llaman). Esto puede aumentar significativamente la insatisfacción de los clientes y generar inestabilidad internamente.

Pero cuando tus equipos, sin nada más que hacer, empiezan a utilizar sus móviles personales para llamar a tus clientes, es cuando las cosas se ponen aún más calientes para la empresa. Ya no tienes ningún control sobre las llamadas a tus clientes actuales y potenciales.

Pero hay un primer paso sencillo para adaptarse al teletrabajo: utilizar números de teléfono virtuales conocidos por tus clientes y prospectos. A partir de ahí, puede disociar los números de teléfono del equipo utilizado. Y eso simplifica mucho las cosas, sobre todo si utiliza una solución de telefonía en la nube detrás de sus números virtuales.

Así, por ejemplo, podrá realizar y recibir llamadas de clientes que utilicen un número de teléfono comercial fijo, ¡directamente desde su propio teléfono móvil !

Adapte su solución de telefonía al entorno de sus empleados

Y no al revés. En la oficina, los puestos de trabajo son prácticamente iguales. Todos sus comerciales disponen de un ordenador, una buena conexión a Internet y un teléfono fijo y/o móvil para realizar sus llamadas.

En el caso del teletrabajo, el entorno de cada uno es mucho más diferente. Algunos tendrán un teléfono fijo en casa, mientras que muchos sólo dispondrán de su móvil (y personal en la mayoría de los casos). Algunos tendrán una conexión a Internet muy buena, otros mucho menos.

¿Cómo puede asegurarse de que todos los miembros de su equipo están en las mejores condiciones posibles para comunicarse con sus clientes por teléfono ?

Siempre que tenga control sobre los números de teléfono que conocen todos sus clientes, utilizando números virtuales, que son ideales para el teletrabajo, puede asegurarse de que todos los miembros de su equipo estén en las mejores condiciones posibles para comunicarse por teléfono con sus clientes.Lo ideal es que, al teletrabajar, puedas hacer lo que quieras detrás de estos números, para que tengas la flexibilidad que necesitas.

En la práctica, puede optar por una solución de telefonía que funcione :

• con la red telefónica, redirigiendo las llamadas a líneas fijas y/o móviles,
• y VoIP, utilizando un softphone para recibir y realizar llamadas desde un navegador web.

Así podrá cubrir todas las configuraciones de sus empleados:

• líneas fijas
• teléfonos móviles profesionales y personales
• conexión a Internet de buena o mala calidad, etc.

Para adaptarse fácilmente al teletrabajo, conviene disponer de una solución de telefonía lo suficientemente flexible como para funcionar, sea cual sea el caso de uso.

Dar autonomía a los empleados para gestionar sus propias llamadas

Bien, tienes un mejor control sobre tus números y cuentas con una solución flexible que se adapta bien al entorno de cada empleado. Ahora bien, ¿cómo evitar tener que llamar a su equipo informático cada vez que haya que hacer el más mínimo cambio?

¡Dé el poder a sus empleados!

La expresión es quizás un poco fuerte, así que digamos mejor: dote a sus empleados de herramientas que les den autonomía para organizar ellos mismos la gestión de sus llamadas telefónicas.

Con una solución en la nube, les dará acceso a interfaces web y móviles para que puedan :

• consultar sus llamadas
• escuchar sus mensajes
• realizar llamadas
• gestionar su disponibilidad (presencia, vacaciones, ausencias)
• configurar el desvío de llamadas a un colega y conectarse a CRM, entre otras cosas.

Los correos electrónicos tienen derecho a un software sencillo y fácil de usar, así que implante el mismo tipo de solución para las llamadas.

Con una consola dedicada, cada comercial es un usuario de la solución de telefonía que puede actuar sobre sus llamadas e interactuar con los demás miembros del equipo. De este modo, cada comercial es autónomo en la gestión de una parte de la solución de telefonía que utiliza a diario para comunicarse con los clientes.

Dar a los directivos los medios para supervisar eficazmente a sus equipos

Una de las principales preocupaciones de los directivos cuando se introduce el teletrabajo es disponer de las herramientas adecuadas para apoyar, supervisar, reorientar y formar a los equipos de los que son responsables.

Con una solución en la nube, los responsables tienen una visión general de la gestión de las llamadas de su equipo. Pueden supervisar fácilmente la actividad de cada uno, utilizando informes en tiempo real para asegurarse de que las llamadas se atienden o se transfieren cuando esto no es posible, y de que se devuelve la llamada a todos los clientes o clientes potenciales.

Con una gestión de usuarios detallada, puede acceder al registro de llamadas de cada comercial y ayudarle a organizar su flujo de llamadas. En caso de ausencia imprevista (baja por enfermedad o cuidado de los hijos, relativamente frecuentes en la actualidad), el responsable puede configurar un periodo de ausencia activando el desvío de las llamadas a otro miembro del equipo.

Esta transparencia, unida a la autonomía individual, genera una gran confianza y seguridad en cada equipo. Las incógnitas y las sospechas ya no existen, y todos trabajan con eficacia para atender a sus clientes. Es una situación en la que tanto clientes como vendedores y directivos salen ganando.

¿Cómo puede conseguirlo rápidamente y a un coste razonable?

Digitalizándose. Y el mercado francés ofrece una gran variedad de soluciones SaaS de telefonía empresarial, que pueden ayudarle en función de la naturaleza de sus necesidades. Estas herramientas tienen la ventaja de simplificar el trabajo diario de sus equipos al :

• dando autonomía, flexibilidad y transparencia a los empleados ;
• proporcionando control y visibilidad a los directivos de la empresa;

Para hacerlo a un coste razonable, sin tener que implicar a su equipo en un proceso de cambio importante, puede optar por una solución que modernice su instalación y funcionamiento actuales, sin cambiarlo todo. La empresa francesa Dexem, por ejemplo, permite implantar soluciones en la nube para gestionar sus llamadas sobre su instalación actual, sin sustituirla.

Esto le permite adaptarse rápida y progresivamente al teletrabajo, sin dejar de funcionar eficazmente in situ, y beneficiarse de un sinfín de nuevas funcionalidades, para que pueda seguir teniendo un contacto directo y humano con sus clientes a través del teléfono.

Ha llegado el momento de equiparse.

El teletrabajo se ha convertido en una tendencia importante y ha recibido un verdadero impulso gracias a las medidas introducidas para hacer frente a Covid-19. Las empresas y los empleados han visto que es posible seguir obteniendo buenos resultados teletrabajando "a escala".

Una gran mayoría de empleados está ahora muy a favor, en modalidad híbrida o a tiempo completo. Algunos empleados, de acuerdo con su empresa, han decidido incluso trasladarse a otro lugar en busca de un mejor entorno vital. Y, por supuesto, muchas empresas también están cosechando los beneficios: aumento de la productividad, fidelización de los empleados, mayor facilidad de contratación, reducción de los alquileres de los locales, etc.

El teletrabajo está llamado a convertirse en una nueva norma en el mundo laboral.

Para apoyar este cambio, seguir siendo competitivo en sus mercados y proporcionar a sus empleados las herramientas adecuadas, la telefonía es esencial. Es un medio de comunicación especialmente eficaz para recrear la proximidad y la confianza con el trabajo a distancia. Ha llegado el momento de equiparse.