¿Cómo evitar al máximo los errores humanos en los procesos empresariales?
¿Quién no ha oído alguna vez la expresión "errar es humano"? Y con razón: todos tenemos derecho a cometer errores. El estrés, el cansancio, la presión o una plantilla reducida son factores que pueden agravar este problema. Aunque la mayoría de estos errores no sean intencionados, pueden costarle muy caros a su empresa. Veamos cómo IRISPowerscan puede ayudarle a usted y a sus empleados.
Prevención de errores humanos
Tanto si su empresa está formada por dos como por docenas de personas, los errores humanos pueden adoptar muchas formas y tener muchas causas.
Cuando hablamos de errores humanos, lo primero que nos viene a la mente son :
- Errores de codificación,
- las faltas de ortografía o las erratas,
- y por último, los descuidos.
Todos nos enfrentamos, a nuestro pesar, a este tipo de problemas. Y por una buena razón: también queremos que todo vaya cada vez más rápido.
Muchos de nosotros trabajamos con dos pantallas, reescribiendo de una a otra los datos extraídos de documentos digitalizados pero no indexados. Peor aún, si no disponemos de dos pantallas, es habitual anotar en una hoja de papel los datos que hay que copiar y, a continuación, cambiar de programa para volver a teclear los datos que hemos transcrito a mano.
Ni que decir tiene que estas prácticas son habituales en muchas empresas, y muchas personas se reconocerán a sí mismas o a compañeros en estas situaciones.
Aunque estos errores pueden ser inofensivos, en algunos casos pueden poner en peligro a la empresa. Un error en un expediente puede ser crítico. Imagine que ha cometido un error en un extracto de existencias, en contratos o en documentos de clientes. El impacto sobre su empresa y sus terceros podría ser considerable.
Imagine también que, a partir de esos mismos datos inexactos, elabora informes que sirven para tomar decisiones financieras o estratégicas... La exactitud de los datos que introduce es una auténtica prioridad.
En el contexto de los procesos empresariales, ya se trate de procesos de compras, ventas o logística, la desmaterialización e indexación de documentos, así como la captura de datos, son cruciales.
Con IRISPowerscan dispondrá de una solución completa que le permitirá gestionar todos los documentos entrantes y procesar su contenido como desee.
¿Cómo puede evitar errores en su contabilidad?
Pongamos un ejemplo concreto: todos los días recibe facturas de proveedores. Algunas las recibe digitalmente, otras las escanea. Luego tienes que guardar estos documentos, darles un nombre para poder encontrarlos fácilmente si lo necesitas y, por último, introducir los datos de estas facturas en tu sistema contable o ERP.
La buena noticia es que IRISPowerscan hará todo esto por usted. El software le permitirá automatizar la gestión de los documentos entrantes. En función de las reglas establecidas, sus facturas se renombrarán y guardarán donde usted desee. Por último, tras la validación, los datos extraídos pueden enviarse directamente a su ERP.
Estamos utilizando las facturas aquí como ejemplo, pero lo mismo se aplica a cualquier tipo de documento. Ya se trate de contratos, notas de envío, documentos de identidad o recetas médicas, IRISPowerscan reconocerá cualquier documento siempre que sea digital.
El reto de recopilar y gestionar datos de formularios
Otro ejemplo muy ilustrativo es la gestión de formularios o encuestas de satisfacción. ¿Ha realizado una encuesta sobre el terreno a clientes potenciales o clientes y le gustaría ver las tendencias que surgen?
Procesar este tipo de datos manualmente es sencillo cuando se trata de 10 formularios, pero cuando se quiere una muestra representativa, hay que afrontar los hechos: no es suficiente. El número de horas dedicadas a codificar estas encuestas es enorme, y aquí también existe un riesgo real de error.
Con IRISPowerscan, puede gestionar la plantilla de su formulario y configurar la detección de las casillas marcadas por los encuestados. A continuación, el software puede generar de forma inteligente los resultados en el formato deseado.
Gracias al tiempo que ahorra en la codificación, puede analizar sus datos en detalle. Si exporta en formato Excel, podrá reelaborar sus datos como desee, insertando gráficos o utilizando tablas dinámicas. Sólo le queda poner en práctica las acciones derivadas de los resultados.
Gestión de datos sensibles: tolerancia 0 a los errores
Un último ejemplo: los documentos de identidad. En muchos ámbitos, los documentos de identidad deben escanearse o codificarse, y los datos extraídos deben enviarse a servidores seguros o a programas informáticos adaptados. Estamos hablando de recibir visitas, alquilar coches, firmar contratos, historiales médicos...
Ni que decir tiene que cuando se trata de respetar la privacidad y los datos sensibles, la seguridad es imprescindible. Pero tampoco hace falta decir que, en estos casos concretos, la precisión de los datos es esencial.
IRISPowerscan le permitirá procesar datos de pasaportes, permisos de conducir, tarjetas sanitarias y documentos de identidad. Con sólo unos clics, estos datos pueden extraerse y exportarse a un servidor SFTP, por ejemplo.
¿Y qué hay del elemento humano?
Cada vez oímos hablar más de sectores en los que la digitalización y la automatización están sustituyendo al elemento humano.
Seamos claros: IRISPowerscan no va a sustituir al ser humano. El objetivo del software es optimizar los procesos empresariales al tiempo que permite a las personas dedicarse plenamente a otras tareas menos operativas. No se trata de sustituir a una persona por un software. Por ejemplo, algunos datos críticos requieren validación humana.
IRISPowerscan también le permite facilitar la transferencia de competencias y garantizar la continuidad de su empresa. ¿Alguien va a cambiar de trabajo o va a dejar su empresa? Por supuesto, tendrá que recibir formación sobre la herramienta, pero la facilidad de uso le permitirá gestionar su negocio a diario y la nueva persona en el puesto no se verá estresada por procesos complejos. Tanto usted como el nuevo empleado saldrán ganando.
¿Está convencido o desea saber más?
No dude en consultar la ficha de producto de IRISPowerscan y solicitar una demostración gratuita en línea de 15 minutos. Estaremos encantados de ayudarle y explicarle cómo podemos satisfacer sus necesidades.
Artículo traducido del francés