¿Cómo redactar las especificaciones funcionales de tu proyecto?

En la fase de planificación de un proyecto digital, las especificaciones funcionales explican lo que hará el producto que se va a desarrollar, mientras que las especificaciones técnicas detallan cómo se hará, con qué tecnologías, qué tipo de arquitectura y qué equipamiento.

En este artículo te explicamos qué son las especificaciones funcionales, te mostramos algunos ejemplos, para qué sirven y cómo redactarlas.

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Todo lo que necesitas saber sobre las especificaciones funcionales

¿Qué es una especificación funcional en un pliego de condiciones?

Una especificación funcional es un documento clave en un proyecto digital, ya que describe con detalle las funciones que debe tener el producto que se va a desarrollar.

¡Juega un papel fundamental en el desarrollo de un proyecto digital! ☝️

Se incluye en el pliego de condiciones del proyecto, en una sección dedicada, donde se define lo que debe hacer el sistema desde el punto de vista del usuario, sin entrar en detalles técnicos sobre cómo se implementarán esas funcionalidades.

💡 Este documento, a veces extenso (puede tener más de 100 páginas), puede presentarse como un documento aparte: el FSD (Functional Specification Document).

Entre los beneficios de una especificación funcional en un pliego de condiciones, podemos destacar:

• la clarificación de los requisitos del cliente,
• la guía para el equipo de desarrollo,
• una base para definir los criterios de prueba,
• una comunicación más efectiva entre las diferentes partes.

¿Cómo funciona exactamente?

Las especificaciones funcionales se centran en el funcionamiento de la interfaz del usuario (front-office) y todos los casos de uso, es decir, las interacciones posibles con el usuario, conocidas como experiencia de usuario.

Estas especificaciones traducen de forma detallada cómo se tendrán en cuenta las exigencias del cliente para satisfacer las necesidades de los usuarios. Se expresan en términos de funciones, no en soluciones técnicas, ya que hablar de tecnología en este punto es prematuro y poco útil.

Sirven como referencia para el equipo de desarrollo y aseguran que todos los miembros del proyecto entienden claramente las expectativas y necesidades del cliente.

¿Cuáles son los diferentes tipos de especificaciones funcionales?

Existen 2 tipos de especificaciones funcionales:

• Las especificaciones funcionales generales (SFG), que describen las necesidades del negocio y son redactadas por el cliente o responsable del proyecto.
• Las especificaciones funcionales detalladas (SFD), elaboradas por el equipo de desarrollo. Estas precisan el comportamiento de las funcionalidades y sus subfunciones, para asegurar que se cumplen los requisitos del cliente y obtener su validación.

☝️ Ejemplo: Un cliente puede pedir una aplicación rápida, y el equipo de proyecto traducirá esta solicitud en especificaciones concretas, como una velocidad de carga óptima cuantificada.

¿Y qué pasa con las especificaciones no funcionales?

Las especificaciones no funcionales complementan las funcionales, ya que definen los criterios de calidad y las limitaciones del sistema que no están directamente relacionadas con funcionalidades específicas.

Cubren aspectos como:

• El rendimiento,
• La seguridad,
• La fiabilidad,
• La mantenibilidad del sistema, entre otros.

¿Sus principales funciones? 👉 Establecer y asegurar estándares de calidad, identificar y mitigar riesgos, proporcionar información sobre la escalabilidad y la capacidad del sistema, y definir los criterios para la mantenibilidad.

Especificación funcional: ¿ágil o tradicional?

Con la metodología de ciclo en V, las especificaciones funcionales se detallan de forma exhaustiva al inicio del proyecto.

Con una metodología ágil tipo Scrum, se parecen más a las user stories, que traducen las necesidades de los usuarios en una o varias funcionalidades.

Estas especificaciones funcionales ágiles se redactan a lo largo del proyecto, antes del ciclo de desarrollo (sprint) correspondiente, lo que requiere un seguimiento riguroso y una colaboración estrecha entre el Product Owner y el equipo Scrum.

En cambio, permiten una gestión más flexible, adaptándose al progreso del proyecto y a los comentarios del cliente, centrándose en cada una de ellas a medida que se van desarrollando.

Ejemplo de especificación funcional ágil:

• Contexto:
  Como (usuario/rol del negocio), quiero (necesidad), para (beneficio esperado).
• Casos de uso:
  Escenario A: perfil de usuario A
  • Acción de navegación 1
  • Acción 2
  • etc.
  Escenario B: perfil de usuario B
  • Acción de navegación 1
  • Acción 2
  • etc.

• Criterios de aceptación:
  Reglas del negocio o funcionales que permiten validar que la user story desarrollada cumple con la necesidad. A veces se habla de DoD (Definition of Done).

Aquí tienes la traducción con un lenguaje más sencillo:

Objetivo de las especificaciones funcionales

Los objetivos de las especificaciones funcionales son:

• Enumerar y describir todas las funciones de un software, una aplicación o un sitio web.
• Delimitar el alcance funcional del proyecto.
• Hacer que todos los equipos y el cliente estén alineados desde la fase de diseño del proyecto.

Son útiles para:

• El cliente, que verifica si las funcionalidades previstas cumplen con sus necesidades.
• El jefe de proyecto o Product Owner, que evalúa el alcance del proyecto, asigna los recursos necesarios y planifica el trabajo.
• El responsable técnico, que utiliza la información como base para definir las especificaciones técnicas.
• Los desarrolladores y testers, que combinan las especificaciones funcionales y técnicas para evaluarlas.
• El equipo de soporte, que las usa como un referente del producto.

Por eso, la redacción del documento debe ser colaborativa e involucrar a las principales partes interesadas, como:

• El cliente,
• El analista funcional o jefe de producto,
• El diseñador UX/UI,
• Y los equipos técnicos.

¿Cómo redactar las especificaciones funcionales?

Paso 1: Definir el alcance funcional

Después de recopilar y reformular la expresión de necesidades del cliente, define el alcance funcional haciendo preguntas como:

1. ¿Cuál es el objetivo del sitio o software?
2. ¿Quiénes serán los usuarios finales?
3. ¿Qué beneficios esperan obtener al utilizarlo?
4. ¿Qué funcionalidades lo harán posible?

Paso 2: Crear una estructura

Organiza las especificaciones con un gráfico y haz la estructura del producto web, para visualizar cómo se conectan las funcionalidades y el recorrido del usuario (base del diseño funcional).

Paso 3: Establecer un nivel de prioridad

Prioriza las funcionalidades según su importancia y dependencias.

Esto permite al jefe de proyecto planificar las tareas y asignar los recursos necesarios.

Paso 4: Redactar la parte funcional del pliego de condiciones

Escribe tus especificaciones de manera estructurada. Aquí tienes un ejemplo de índice para las especificaciones funcionales:

1. Contexto
2. Casos de uso y perfiles de usuarios
3. Alcance funcional: funcionalidades y subfuncionalidades
1. Front office
1. Funcionalidad 1
2. Funcionalidad 2
3. Funcionalidad 3
2. Back-office
1. Funcionalidad 1
2. Funcionalidad 2
3. Funcionalidad 3
4. Restricciones y reglas de negocio
5. Mapa/estructura funcional
6. Ilustraciones
7. Documentación

Consejos para redactar tus especificaciones funcionales

✅ No descuides la lista completa de funcionalidades. Si omites algo, las especificaciones no serán precisas y tendrás que volver atrás, lo que te costará tiempo y quizás, clientes.

✅ Usa una herramienta gráfica para elaborar el inventario funcional, como una tabla o un diagrama. Esto hará que la lista de funcionalidades y su orden sean más claros y fáciles de gestionar (importancia, urgencia, dependencias).

☝️ El diagrama FAST es útil para listar las funciones principales y las subfunciones, además de ayudarte a pensar en las soluciones técnicas.

✅ Para continuar con la visualización, ilustra las funcionalidades con esquemas o capturas de pantalla. Esto ayuda a convertir las especificaciones escritas en elementos visuales y comprensibles para todos.

✅ Si es necesario y relevante, incluye en un anexo la documentación que será útil para todos los implicados en el proyecto (expresión de necesidades, notas de planificación, guías, normas, etc.).

✅ Usa un lenguaje simple pero preciso, comprensible para todos, para evitar malentendidos. Las especificaciones deben estar siempre formuladas de la misma manera, por ejemplo, con un verbo más un complemento que describa la acción esperada.

✅ Sé exhaustivo pero directo. No es un ejercicio literario, sino la redacción de una guía que te llevará de la concepción a la ejecución del proyecto digital sin errores ni omisiones.

✅ Para facilitar la trazabilidad y evolución del documento, puedes incluir en el encabezado las personas que han participado en la redacción del FSD, las fechas de actualización, etc.

Y tú, ¿cuáles son tus consejos? ¿Utilizas algún software específico para definir tus especificaciones funcionales?

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Las especificaciones funcionales, en resumen

Como habrás adivinado, las especificaciones funcionales son esenciales para asegurar que el producto digital desarrollado cumpla con las expectativas de los usuarios y las exigencias del cliente ☝️.

Al proporcionar una descripción clara y detallada de las funcionalidades esperadas, garantizan una comunicación eficaz entre todas las partes y sirven de guía para el equipo de desarrollo. Adoptando prácticas rigurosas en su redacción, optimizas la calidad y el éxito de tu proyecto.