Estudio de oportunidades: 8 pasos para demostrar la razón de ser de su proyecto
¿Tiene una idea para un proyecto y quiere convencer a sus directivos de su potencial y sus beneficios para la empresa? Entonces es hora de empezar a preparar un estudio de viabilidad, desde la fase preliminar del proyecto.
Este documento prospectivo le permitirá reunir toda la información necesaria para evaluar y demostrar la viabilidad de su proyecto. Si está bien construido y es detallado, también puede servir de referencia durante el transcurso del proyecto para supervisar los avances hacia los objetivos que se pretenden alcanzar.
A continuación le recordamos la importancia de elaborar un estudio de viabilidad y le detallamos los 8 pasos clave para elaborarlo metódicamente.
¿Por qué realizar un estudio de oportunidad?
En cuanto tenga una idea para un proyecto, lo primero que debe hacer es elaborar un estudio de oportunidad una vez que haya expresado su necesidad. Este documento reunirá todos los datos pertinentes para demostrar la razón de ser de su proyecto.
Debe proporcionar a sus lectores material suficiente para permitirles evaluar las oportunidades que representa el futuro proyecto y, por tanto, su pertinencia. En concreto, sirve para examinar
- si la necesidad que debe satisfacerse reviste un interés estratégico ;
- los condicionantes de su realización
- las oportunidades y los riesgos
- las posibilidades de financiación
- los beneficios esperados, etc.
El estudio de oportunidad no debe confundirse con el plan de negocio, que es un plan de acción que presenta la evolución de la empresa a lo largo de varios años, con argumentos y cifras de apoyo, para convencer a los posibles inversores de que apoyen financieramente el proyecto.
El informe de oportunidad, el producto final de este estudio, es a la vez..:
- una ayuda a la toma de decisiones para los responsables de validar el proyecto (dirección de la empresa, finanzas, informática, etc.). Ayuda a convencerles demostrando las ventajas del proyecto;
- un documento de referencia para el director del proyecto, que podrá consultarlo a lo largo de todo el proyecto.
☝️ Si el estudio convence a los responsables de la toma de decisiones, se puede ir más allá con un estudio de viabilidad.
¿Quién redacta el estudio de oportunidad de un proyecto?
La persona responsable de redactar el estudio del proyecto puede ser :
- El promotor del proyecto, si procede. Suele tratarse de un miembro del personal con experiencia que actúa como árbitro, asesor e intermediario entre el director del proyecto y el comité de gestión;
- el jefe de proyecto que inició la solicitud. Conoce la empresa o su departamento lo suficiente como para poder defender la viabilidad del proyecto;
- el jefe de proyecto, si ya ha sido designado para un proyecto que sólo espera la luz verde de la dirección para ponerse en marcha.
☝ A veces, se puede solicitar la ayuda de un experto, interno o externo a la empresa, sobre temas más especializados que requieran un análisis más profundo, como las finanzas, los RRHH, las cuestiones técnicas, etc.
¿Cómo se realiza un estudio de oportunidades? Los 8 pasos
He aquí una guía sobre cómo redactar un estudio de oportunidades, en la que cada paso corresponde a una parte del documento.
1 - Redactar una introducción cuidadosa
Esta introducción, también conocida como resumen ejecutivo, está diseñada para resumir la esencia del proyecto de forma clara y convincente.
Es la primera página del documento y debe contener información clave como :
- el objetivo del proyecto
- los resultados esperados
- los resultados previstos
- los recursos que se movilizarán, etc.
¿El secreto para presentar sus análisis de forma pertinente ? Proporcione suficiente material para dar una idea del proyecto, sin entrar en demasiados detalles. Cuide el resumen y haga que la gente quiera saber más. Esto puede desempeñar un papel positivo en el proceso de toma de decisiones.
2 - Presente la oportunidad
En esta parte, das más contexto al problema que piensas abordar llevando a cabo tu proyecto.
Responde a la pregunta: ¿qué? Destaca la oportunidad que hay que aprovechar, procurando no dar detalles superfluos, sino toda la información necesaria para entenderla.
3 - Describa el contexto
Analice el contexto en el que se desarrolla su proyecto y destaque las cuestiones que están en juego. Esta parte se centra en el entorno en el que opera la empresa y, en particular, en su mercado.
Existen varias herramientas que le ayudarán a estudiar este contexto en profundidad, como :
- el análisis Pestel, que permite descifrar el entorno en términos de :
- político
- económico
- social
- tecnológico
- medioambiental
- y jurídico.
- la matriz DAFO, que se desprende de ella, puede utilizarse para deducir :
- puntos fuertes
- debilidades
- oportunidades
- y amenazas.
💡 Estas herramientas permiten captar las grandes cuestiones que rodean al proyecto y situarlo en una reflexión estratégica.
El análisis de este contexto proporciona un conjunto de elementos y circunstancias que han creado la situación actual y dado lugar a la oportunidad. También ayuda a definir el alcance del proyecto.
4 - Desvelar las soluciones previstas
En esta fase, ¡destaque la respuesta que quiere dar!
Demuestre que ha explorado distintas posibilidades y que ha elegido la más adecuada: ¿por qué el proyecto que está considerando es la mejor opción de todas?
Explica tu elección utilizando hipótesis y análisis cuantificados. Como extra, haz que tu audiencia piense en el futuro, revelando la nueva situación una vez realizado el proyecto.
5 - Enumera los beneficios esperados
Aquí es donde se enumeran todos los beneficios que la empresa obtendrá del proyecto, en términos de :
- financieros :
- aumento de las ventas
- reducción de costes
- mejora de los márgenes, etc.
- otros financieros :
- nuevo posicionamiento en el mercado,
- mejora de la calidad del producto/servicio
- optimización de procesos, etc.
Intente enumerar todos los beneficios esperados, añadiendo detalles cuando sea necesario. Esta parte es crucial: evalúa la relevancia del proyecto en términos de retorno de la inversión (ROI).
6 - Detalle los recursos necesarios
Aquí puedes detallar todos los recursos que requerirá la ejecución de tu proyecto:
- financieros
- materiales y tecnológicos
- recursos humanos (incluidos conocimientos y competencias clave), etc.
Las cifras exactas pueden facilitarse más adelante. Asegúrese de proporcionar la información esencial para tomar una decisión con conocimiento de causa.
7 - Analice los riesgos
Por supuesto, cualquier proyecto puede correr un cierto grado de riesgo. Describir los riesgos identificados en su estudio de oportunidad también demostrará que se compromete con pleno conocimiento de causa y dará mayor credibilidad a su planteamiento.
Puede tratarse de limitaciones operativas (falta de competencias, ausencia de una persona clave, seguimiento inadecuado de los procesos, etc.) o vinculadas al entorno de la empresa (cuestiones sociales, económicas, medioambientales, tecnológicas, etc.).
Para facilitarle el trabajo, una plataforma de business intelligence como Geotrend puede ayudarle a detectar los riesgos existentes.
Gracias a un mapa de su ecosistema, esta herramienta le proporciona toda la información que necesita para comprender al instante el entorno de su empresa y anticiparse a los riesgos estratégicos, incluyendo :
- los actores del mercado y sus relaciones (competidores, clientes, proveedores),
- previsión de las tendencias del mercado
- detección de nuevas innovaciones, etc.
Esto le permite documentar sus análisis y evaluar el impacto de estos riesgos con mayor detalle .
8 - Conclusión del estudio
En esta última sección, redacte un breve resumen en el que sintetice el interés del proyecto y relacione los distintos temas tratados.
Esta impresión final también debe estar cuidadosamente elaborada, para que los responsables de la toma de decisiones que lo lean sólo quieran hacer una cosa: ¡dar su visto bueno!
Ejemplo de estudio de oportunidad para un proyecto
Imaginemos que su empresa de prêt-à-porter, que se posiciona como una marca ética, aún no cumple todas las condiciones para calificarse como tal. Quiere medir el impacto que podría tener la utilización de más materiales de comercio justo y ecológicos en la fabricación de sus prendas.
Para ello, realizará un estudio de oportunidad para evaluar la viabilidad de este proyecto, exponiendo todos los elementos que debe considerar en un caso de negocio. Puedes comparar varios escenarios posibles, por ejemplo estudiando :
- los distintos proveedores de tus materiales (costes, origen, transparencia, etc.),
- el porcentaje de productos implicados (todos sus productos, una gama concreta, etc.)
- la clientela destinataria (reposicionamiento necesario, nuevos personajes de marketing que deben crearse, etc.).
Este enfoque le permitirá tomar la decisión más adecuada, evaluando cada una de las oportunidades y amenazas en sus escenarios y optando por la que mejor se alinee con los objetivos de su empresa.
¿Listo para convertir tus oportunidades en beneficios?
Un último consejo a tener en cuenta para que la presentación de tu estudio de oportunidades sea aún más clara:
- presta atención a todos los detalles, tanto de forma (maquetación aireada, etc.) como de contenido (al grano, vocabulario accesible, etc.);
- Destaque las ventajas de este proyecto;
- Haga hincapié en la coherencia entre su solicitud de proyecto y los objetivos estratégicos de la empresa.
¡Ahora tienes todas las claves que necesitas para tomar las decisiones correctas y demostrar con precisión por qué tu proyecto merece ser lanzado! 🚀
Artículo traducido del francés