¿Qué metodología de gestión de proyectos adoptar y cómo implementarla?

Trabajar en modo proyecto es fantástico para la productividad y el desarrollo personal de los colaboradores. Al utilizar las buenas prácticas de gestión de proyectos, también permite entregar productos de calidad mientras se reducen los costes. Esto se aplica a todos los sectores: desarrollo informático, lanzamiento de productos, marketing, etc. Incluso los equipos comerciales están comenzando a adoptarlo. El paso clave para este éxito es la metodología de gestión de proyectos: te explicamos por qué y cómo.

Definición de la metodología de gestión de proyectos

Una metodología de gestión de proyectos reúne el conjunto de métodos y técnicas que permiten el éxito de un proyecto mediante el control de las limitaciones (tiempo, presupuesto, recursos). La metodología de gestión de proyectos elegida suele depender del contexto: cultura de la empresa, tipo de proyecto y objetivos.

¿Cuál es la importancia de la gestión de proyectos y de una metodología?

La gestión de proyectos tiene como objetivo maximizar las posibilidades de éxito de un proyecto. Más concretamente, significa:

• una mejor utilización de los recursos y, por tanto, una optimización de los costes,
• la reducción de riesgos como retrasos en la entrega, por ejemplo,
• la responsabilidad de los colaboradores,
• un mejor intercambio de información y una simplificación en la gestión.

Existen muchos otros beneficios de trabajar en modo proyecto, y todos ellos buscan, en última instancia, aumentar la calidad y reducir los costes.
La metodología de gestión de proyectos define las posibilidades y limitaciones que deben respetar los involucrados en el proyecto para alcanzar los objetivos. No puede haber gestión de proyectos sin una metodología clara. Sería como jugar al Monopoly sin las reglas que hacen que sea divertido.

Principales métodos de gestión de proyectos

Quienes estén encargados de implementar un modo de trabajo en proyecto para su equipo deben elegir un método. Existen unos 20, desde los más clásicos hasta los más modernos. Estos son los que están ganando popularidad:

1- Agile Scrum

Los métodos Agile o enfoque Agile se basan en 4 pilares: el equipo, el producto, la colaboración y la aceptación del cambio. Existen varias variantes que responden a diferentes contextos, como Scrum, Kanban y Extreme Programming. A diferencia de los métodos tradicionales, donde la dirección del proyecto define todo al inicio y no vuelve a intervenir hasta la entrega, el método Agile involucra continuamente al cliente, lo que permite ajustar el proyecto según la información que surja en el camino. En Agile Scrum, el equipo de desarrollo trabaja en Sprints de 2 a 4 semanas. Cada Sprint se planifica conjuntamente entre el cliente y el equipo de desarrollo.

2- Prince2

El método Prince2 es cada vez más apreciado y cuenta con una certificación reconocida a nivel mundial. Prince2 se apoya en 3 pilares: organización, gestión y control del proyecto. Es más rígido que Agile, pero mucho más riguroso en cuanto al control de las limitaciones de tiempo, costes, calidad, riesgos y beneficios. En resumen, Prince2 es el método que mejor permite cumplir con los compromisos y objetivos iniciales, aunque también ofrece cierta flexibilidad al dividir el proyecto en varias fases para ajustarlo si es necesario.

3- Crystal Clear

El método Crystal deriva del enfoque Agile. Se basa en crear un entorno de trabajo favorable para que pequeños equipos (máximo 7 personas) puedan aprender de su propio funcionamiento y generar sinergias y mejora continua rápidamente. Crystal se basa en 3 principios obligatorios y 4 opcionales. Los obligatorios son entregas frecuentes, mejora reflexiva y comunicación entre los colaboradores. Los opcionales son seguridad personal, evitar distracciones, acceso inmediato al cliente y un entorno técnico estable.

4- Cascada (método clásico)

El método en Cascada es el más antiguo y rígido, ya que no permite al cliente intervenir una vez que el proyecto ha comenzado. Sin embargo, es el más sencillo de implementar en términos de cultura empresarial: empieza con la definición de necesidades, sigue con el diseño, la implementación, la verificación y termina con el mantenimiento. Puede ser recomendable como un método intermedio para empresas que aún no están preparadas para métodos más ágiles.

5- Kanban

Kanban es un método japonés creado por Toyota para la gestión de su producción. Hoy en día ha resurgido gracias a herramientas de gestión de tareas como Trello. Su gran ventaja es que es muy visual: consiste en crear tarjetas o post-its para cada tarea y hacerlas avanzar a través de un flujo de trabajo. Su versatilidad hace que se pueda aplicar a cualquier proyecto y equipo. El marketing lo adora, aunque suele evolucionar hacia un Agile Scrum más sofisticado.

¿Cómo implementar una metodología?

1- Elegir una metodología

Los métodos mencionados provienen de la gestión de proyectos informáticos, pero se adaptan perfectamente al marketing, recursos humanos, producción editorial, etc. La elección dependerá de tu contexto:

• ¿La cultura de la empresa favorece la colaboración intensa o la aplicación de procedimientos?
• ¿Es más importante cumplir con las limitaciones (tiempo, presupuesto, riesgos) o la mejora continua del producto?
• ¿Con qué metodología te sientes más cómodo?
• ¿Cuáles serán los impactos en la gestión y son estos manejables?

Elige la metodología que mejor se adapte a tu contexto y luego ocúpate de su implementación. Las bases deben construirse sobre la cultura de la empresa.

2- Alinear la metodología con la cultura de la empresa

Ya sea en una startup o en una gran empresa, implementar una metodología requiere una gestión del cambio más o menos compleja. Para que el proyecto tenga éxito, es esencial comunicar, formar y apoyar a los implicados. Comienza con un pequeño grupo de personas motivadas por la nueva metodología de gestión de proyectos (los "embajadores"). Este grupo facilitará la transición.

3- Elegir la herramienta adecuada de gestión de proyectos

Otro paso crucial es elegir la herramienta adecuada de gestión de proyectos. No todas las herramientas son compatibles con todos los métodos. Luego, afina tu selección basándote en las principales funcionalidades:

• Software para gestionar proyectos internos vs. software para empresas de servicios (consultoras, agencias),
• Gestión de portafolio de proyectos (PPM) vs. software sencillos,
• Facturación de proyectos o no,
• Software de gestión de tareas vs. software de gestión de proyectos.

Los software de gestión de proyectos son cada vez más intuitivos, flexibles y estructurantes. Sin necesidad de formación en una metodología específica, permiten organizarse favoreciendo la colaboración y el análisis de los proyectos.

Conclusión

Implementar una metodología de gestión de proyectos permite controlar las posibilidades y limitaciones de un proyecto para mejorar la calidad y reducir los costes. Las metodologías ágiles transforman la gestión permitiendo a los equipos autogestionarse y promover la mejora continua. Sea cual sea el método elegido, deberá ajustarse a la cultura empresarial. Finalmente, es necesario contar con un software de gestión de proyectos que se ajuste a la forma en que se gestionan los proyectos, ya que estas herramientas son fundamentales para estructurar, organizar y generar sinergias.