Planifica un proyecto como un profesional: 6 consejos con Asana
1) ¿Es usted gestor de proyectos y quiere mejorar su productividad y organización?
▶︎ Echamos un vistazo a las reglas de oro de la planificación de proyectos.
2) ¿Ya has encontrado tu software de gestión de proyectos pero quieres compararlo con las características de la solución Asana?
3) ¿Eres nuevo en Asana?
▶︎ Después de poner a Asana a prueba, te revelaremos 10 consejos prácticos.
Como puedes ver, si respondiste 1), 2) o 3), este artículo es de tu interés.
¡Ningún concepto o mejor práctica de gestión de proyectos tendrá secretos para ti!
Planificación magistral de proyectos
Cuando se trata de gestión de proyectos, la planificación es uno de los pasos esenciales para que sus proyectos sean un éxito.
La planificación de proyectos implica
- determinar y priorizar las distintas tareas del proyecto en función de los objetivos definidos
- estimar su carga de trabajo
- determinar los recursos necesarios para llevarlas a cabo.
A partir del calendario, podrá :
- asignar recursos a las tareas
- seguir la evolución del proyecto,
- ver qué objetivos se han alcanzado y cuáles se han retrasado,
- comunicarse internamente y con sus socios, clientes y proveedores.
Comprender los objetivos y entregables
Los objetivos de un proyecto los determinan todos los responsables de la empresa que participan en su realización.
El objetivo general es la meta a medio o largo plazo (desarrollo de la notoriedad de marca, productividad, imagen, etc.).
Se compone de objetivos específicos (hitos) con su propia finalidad y plazo (firma de un contrato, lanzamiento de un producto, etc.).
Los entregables son la forma en que se presentan los resultados.
Son uno de los 4 elementos que hay que tener en cuenta al dividir un proyecto en :
- tareas
- recursos
- hitos.
Método de desglose del proyecto y programación de tareas
Para planificar un proyecto, es aconsejable estructurarlo dividiéndolo en diferentes tareas, de forma jerárquica, utilizando el método EDT (Estructura de Desglose del Trabajo).
De este modo se definen
- las entregas prioritarias más importantes del proyecto,
- potencialmente, el desglose de estos entregables en subconjuntos,
- las tareas necesarias para completar cada entregable y subentregable,
- si es necesario, el desglose de estas tareas.
Uno de los métodos más conocidos para gestionar sus proyectos, programar y planificar las tareas, es el método PERT (técnica de evaluación y revisión de programas o tarea de investigación de evaluación de programas).
El diagrama PERT representa el calendario del proyecto, centrándose en la interconexión de las tareas a realizar y permitiendo determinar el camino crítico, que determina la duración mínima del proyecto.
El diagrama de Gantt suele utilizarse como complemento, ya que su escala temporal es menos convencional que la del diagrama PERT, al basarse en duraciones o en un calendario y no en la secuencia de tareas. Proporciona una representación gráfica del progreso del proyecto. Asana integra esta funcionalidad.
A continuación, las tareas pueden secuenciarse en un calendario, cronológicamente o en paralelo, teniendo en cuenta un margen de seguridad.
Camino crítico, márgenes y asignación de recursos
El camino crítico es la secuencia de tareas de un proyecto a lo largo de toda su vida:
- cada tarea que se retrasa tiene un impacto directo en las demás tareas y en la fecha de finalización del proyecto,
- Para cada tarea se definen márgenes que no repercuten en la duración del proyecto,
- Una vez situadas en el camino crítico, las tareas tienen un margen cero.
Cálculo del margen total = diferencia entre el inicio más tardío de la siguiente tarea más exigente y el final más temprano de la tarea en cuestión.
La limitación del camino crítico es que no tiene en cuenta la dimensión "recursos", que es una fuente de problemas.
Los recursos pueden ser :
- humanos
- presupuestarios
- materiales
- tecnológicos.
Identificar los factores de riesgo
El método de Gestión de Proyectos en Cadena Crítica (CCPM) se utiliza a menudo como complemento del camino crítico.
Entre otras cosas, permite :
- identificar los factores de riesgo asociados a cada tarea
- Prevenir los conflictos de prioridad entre distintos recursos, entre varios proyectos y entre tareas de un mismo proyecto,
- limitar la multitarea y las pérdidas de tiempo,
- liberar al jefe de proyecto de la supervisión de los detalles, para que pueda dedicar su tiempo a lo esencial del proyecto.
Algunos factores de riesgo :
- humanos,
- presupuestarios (costes ocultos o imprevistos),
- material (retrasos en el suministro, fallos)
- tecnológicos (cambios)
- organizativos (falta de comunicación y coordinación), etc.
Seguimiento del calendario y avance de las tareas
Una vez definidas claramente las tareas y los plazos, asignados los recursos y designados los responsables, el calendario toma forma.
A efectos de seguimiento, el tablero Kanban es uno de los métodos visuales posibles: se trata de una representación del flujo de trabajo (proceso de procesamiento de tareas), mediante un sistema de notas post-it en un tablero.
Cada tarea pasa de "programada" a "en curso" y a "completada".
Elegir la herramienta adecuada
Asana es una de las herramientas de organización del trabajo, gestión de proyectos y tareas más utilizadas en la computación en nube.
Es colaborativa, flexible y vanguardista, para permitir una gestión ágil.
Especialmente indicada para proyectos sencillos e intermedios, permite estructurar, planificar y supervisar un proyecto, incluyendo a todas las partes interesadas sin perderlas por el camino.
Se acabaron las tareas irresponsables y los empleados desconcertados: todo está archivado, ordenado por prioridades y los plazos son claros, sea cual sea el tamaño de su empresa.
6 consejos muy prácticos sobre Asana
1: Automatiza tus flujos de trabajo con Zapier o Tray.io
Zapier y Tray.io son dos plataformas de integración y automatización compatibles con casi todo el software empresarial basado en SaaS, que te dan acceso a todas las funciones de la API de Asana [¡101 hasta la fecha!].
Al conectarte a Zapier, puedes vincular las aplicaciones de Redmine y Asana.
Esto te permite crear una tarea en Asana automáticamente cuando creas tus tickets de Redmine y establecer parámetros para :
- el título de la tarea
- su descripción
- el proyecto al que debe añadirse
- la persona responsable y los suscriptores,
- la fecha de finalización, etc.
También puedes vincular Asana a Salesforce mediante Tray.io y crear un zap entre las dos aplicaciones: todos los empleados afectados reciben alertas de las tareas que les corresponden en materia de gestión de relaciones con los clientes (cierre de una venta, etc.).
2: Sincroniza Gmail o Outlook con Asana
La interoperabilidad entre estas soluciones significa que puedes optar por transformar uno de tus correos electrónicos entrantes en una tarea de Asana, directamente desde tu bandeja de entrada.
NB: el mismo proceso es posible :
- desde una página web
- cuando alguien se suscribe a su boletín, etc.
Además, la sincronización con Google Calendar le permite integrar el calendario de su proyecto.
Así puedes planificar tu tiempo, asegurarte de no olvidar nada y cumplir con tus plazos.
Asana incluso te envía correos electrónicos recordatorios a medida que se acercan las fechas límite.
3: Sincronizar Slack y Asana
Puedes :
- actuar directamente sobre las tareas desde las notificaciones o un enlace de Asana (ver los detalles de la tarea, cambiar la persona responsable y/o la fecha límite, etc.),
- recibir notificaciones en Slack cuando se realice un cambio en las tareas que tienes asignadas o que estás siguiendo,
- vincular un proyecto específico de Asana a un canal de Slack,
- crear una nueva tarea en Asana sin salir de Slack escribiendo "/asana create",
- cambiar un mensaje de Slack en una tarea de Asana, etc.
4: Estructure sus tareas
Puedes :
- dividirlas en :
- en subtareas
- en tareas recurrentes (utilizando la duplicación), etc,
- agruparlos por secciones,
- añada a sus colegas como suscriptores a algunas de ellas,
- añada campos personalizados (por ejemplo, prioridad),
- crear interdependencias entre sus tareas.
Para marcar una tarea como dependiente de otra
- haga clic en el icono de los tres puntos del panel derecho,
- En el menú desplegable que aparece, haga clic en "Marcar como dependiente de...".
5: Visualice su planificación de múltiples maneras
Ejemplos de horarios :
- en modo calendario,
- en modo archivo (documentos compartidos),
- en modo progreso,
- en modo lista,
- en modo hoja de ruta,
- modo tablero Kanban,
de izquierda a derecha: "lista de tareas", "por hacer", "en curso" y "hecho".
6: Adjunta archivos a las tareas directamente desde DropBox, Google Drive o OneDrive.
¿Quieres saber más sobre Asana?
Mira el vídeo de demostración (en inglés; el editor es estadounidense, pero el software está disponible en francés):
NB: Asana ofrece una versión gratuita así como una versión premium a partir de 5,75 €/mes/usuario para las pequeñas empresas.
Por último, Asana ofrece una experiencia de usuario y colaborador agradable gracias a su interfaz ergonómica e intuitiva y a sus funcionalidades bien pensadas.
La colaboración y la conexión entre usuarios son el núcleo del uso de la plataforma.
Es fácil planificar y gestionar proyectos y tareas. Puede concentrarse en lo realmente importante: el éxito de sus proyectos.
Artículo traducido del francés