¿Cómo calcular el pago de vacaciones en tu nómina conforme con la ley española?

¿El periodo estival se acerca y tu personal se prepara para disfrutar de sus vacaciones? ¿O quizás el pago de vacaciones en nómina es un tema recurrente del Departamento de Recursos Humanos de tu empresa y quieres asegurarte de cumplir con las disposiciones legales?

En este artículo, Appvizer te cuenta todo lo que necesitas considerar dentro de tu política de vacaciones para llevar a cabo un control de ausencia asiduo. Desde lo que dispone la normativa, pasando por el análisis de consideraciones especiales, hasta el cálculo del pago de las vacaciones.

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Pago de vacaciones no disfrutadas

¿Cuándo y cómo se pagan las vacaciones?

Trabajar y, por ende, descansar son derechos que van de la mano para tu política de vacaciones y los cuales han sido reconocidos por diferentes normativas a nivel internacional y nacional:

El derecho que tienen los/las trabajadores/as a percibir un pago correspondiente a las vacaciones acumuladas durante un año, está reconocido por el Convenio C 132 de la OIT.

En su artículo No. 7, dicho convenio dispone que:

Toda persona que tome vacaciones de conformidad con las disposiciones del presente Convenio, percibirá por el período entero de esas vacaciones, por lo menos su remuneración normal o media.

¿Cómo se pagan las vacaciones en España?

De acuerdo a lo anterior, la autoridad competente de cada país determina la forma de calcular dicha remuneración. En España, el órgano judicial que a partir de diferentes reales decretos, garantiza la aplicación de las leyes, es el Tribunal Supremo.

Como lo mencionamos anteriormente, es en el artículo 38 del Estatuto de los Trabajadores donde se regula el carácter retributivo de las vacaciones anuales. Recopilamos a continuación lo que este dispone:

• El periodo de vacaciones anuales retribuidas no admite compensación económica (excepto en los casos que veremos más adelante).
• En ningún caso la duración será inferior a treinta días naturales.
• Dicho periodo es determinado de común acuerdo entre el empresario y el/la trabajador/a.
• La empresa debe fijar un calendario de vacaciones y darlo a conocer por lo menos dos meses antes de que los/las trabajadores/as puedan hacerlo efectivo.
• Cuando el periodo de vacaciones coincida con una licencia o incapacidad temporal (baja por enfermedad, licencia de maternidad, embarazo, etc.), su disfrute se podrá hacer al final de la misma, siempre y cuando no hayan transcurrido 18 meses a partir del final del año en el que se haya originado.

5 métodos de pago de vacaciones en España

La elección del método de pago debe ser transparente y comunicada claramente al empleado para evitar malentendidos y asegurar el cumplimiento de la normativa laboral española.

Además, es fundamental que los empleadores mantengan registros detallados de todos los pagos y beneficios para cumplir con las regulaciones de la Seguridad Social y otras leyes aplicables.

​En España, la legislación laboral establece varios métodos para pagar las vacaciones a los empleados como:

Transferencia bancaria

El método más común y preferido por la mayoría de las empresas y empleados. Las transferencias bancarias son seguras, rápidas y permiten un registro claro de las transacciones.

Este método facilita el pago del salario de vacaciones junto con la nómina mensual, garantizando que los empleados reciban sus pagos de manera oportuna y segura​.

Pago en efectivo

Aunque es menos frecuente debido a la preferencia por métodos electrónicos, algunos empleadores aún optan por pagar las vacaciones en efectivo, especialmente en sectores donde este método es tradicional.

Es crucial que los empleadores realicen un cálculo preciso y mantengan un registro detallado para cumplir con las normativas fiscales y laborales​​.

Pago prorrateado

Esta modalidad distribuye el salario correspondiente a las vacaciones a lo largo del año. El salario anual del empleado se divide entre los doce meses, asegurando que cada mes se incluya una parte proporcional del pago de las vacaciones.

Esta modalidad ayuda a mantener un flujo constante de ingresos para el empleado y simplifica la gestión financiera para el empleador​.

Pago en especie

Menos común pero válido, algunos empleadores ofrecen beneficios en especie en lugar de una compensación económica directa.

Estos beneficios pueden incluir:

• alojamiento,
• transporte,
• o cualquier otra prestación acordada previamente.

Este método debe estar claramente estipulado en el contrato laboral y cumplir con la legislación vigente​​.

Pago por cheque

Aunque cada vez menos común en la era digital, algunos empleadores pueden optar por pagar las vacaciones mediante cheques.

Este método requiere que el empleado deposite el cheque en su cuenta bancaria, lo cual puede ser menos conveniente que una transferencia directa​​.

Salario en vacaciones: disposiciones especiales

Como ya hemos dicho, el periodo de vacaciones no puede ser sustituido por una remuneración económica. Asimismo, existen algunas otras disposiciones aplicables al periodo de vacaciones como que el mismo:

• No podrá acumularse con otro periodo. Es decir que debe disfrutarse desde el 1 de enero hasta el 31 de diciembre de cada año.
• Deberá iniciar en un día hábil o laboral.
• Podrá fraccionarse en diferentes períodos, siempre y cuando uno de ellos sea mínimo de dos semanas consecutivas.

✅ El periodo de 30 días naturales establecidos por ley, puede ser modificado por el convenio colectivo, siempre y cuando el número de días sea superior.

Compensación económica: ¿en qué casos aplica?

Existen algunos casos en los cuales la vacaciones sí dan lugar a una compensación económica:

1. Contratos de corta duración

Se admite que en los contratos cuya duración sea inferior a un año (como en el caso de los contratos temporeros), haya una compensación mediante el prorrateo mensual de la parte proporcional de las vacaciones.

2. Terminación de contrato (jubilación)

La finalización de la relación laboral por jubilación del trabajador tendrá lugar a compensación económica, cuando la misma haya sido producto de una incapacidad laboral prolongada que conlleve a la extinción del contrato.

¿Cómo se pagan las vacaciones? Ejemplos, plantilla y herramientas

1. Fórmulas de cálculo

Veamos de manera concreta cómo hacer el cálculo de las vacaciones no disfrutadas. Para esto es necesario:

1. Determinar, con base en el salario base de una persona, el salario que percibe por día:

2. Calcular el número de vacaciones que le corresponden por cada mes de trabajo:

Ejemplo de vacaciones reflejadas en la nómina

Partiendo del caso en el que una persona devenga como salario 1 800 euros al mes, y suponiendo que ha trabajado durante cinco meses, el pago de vacaciones que le corresponde por este periodo, se calcularía de la siguiente forma:

Asegúrate de organizar tu calendario de vacaciones. De manera, garantizas el buen funcionamiento del negocio y que no todas las personas del equipo tomen su periodo de descanso al mismo tiempo.

Te ofrecemos nuestra plantilla de vacaciones en formato Excel para descarga gratuita:

3. Herramientas para la gestión de vacaciones

Sin embargo, si lo que requieres es optimizar la gestión de vacaciones, existen diferentes herramientas para el control de ausencias que te permiten automatizar el proceso. Las ventajas que ofrecen dichas herramientas no son pocas, teniendo en cuenta que las mismas:

• Te permiten gestionar solicitudes de manera rápida y sencilla.
• Realizan de manera automática el recuento de días trabajados, vacaciones y ausencias.
• Facilitan la generación de informes sobre aspectos importantes como el absentismo laboral.
• Evitan que las vacaciones de los miembros de un mismo equipo coincidan, al ofrecer una mayor visibilidad del planning.

Figgo, por ejemplo, una solución que hace parte de la Suite Esencial RRHH de Lucca, es ideal para centralizar y administrar las ausencias (vacaciones pagadas, permisos retribuidos, no retribuidos, etc.). La herramienta te permite hacerlo de manera sencilla: los mánagers tienen una visión global del calendario de los equipos y pueden aprobar o no las solicitudes al instante.

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Pago de vacaciones en nómina: el derecho a tomar vacaciones

No es ningún secreto que la productividad en las empresas se debe en gran parte a que las personas estén motivadas y le encuentren sentido a lo que hacen.

Contar con una cultura empresarial robusta se apoya en el hecho de promulgar una política de recursos humanos que reconozca el valor de las personas y les ofrezca condiciones justas y favorables de trabajo.

Descansar lo suficiente es un derecho fundamental que debe otorgarse a toda persona. Este asegura, además, poder gozar de un ambiente laboral beneficioso y fructífero.