¿Qué es una base de datos CRM?
Con el tiempo, los sistemas CRM han evolucionado y ahora dispone de bases de datos CRM avanzadas que pueden conectarse a herramientas para que las empresas puedan dirigirse a sus clientes de una forma mejor y más personalizada .
Pero, ¿cuál es la definición de una base de datos CR M? ¿Qué debe contener y qué requisitos debe cumplir? ¡Respuestas en este artículo!
¿Qué es CRM?
CRM son las siglas de "Customer Relationship Management" (gestión de las relaciones con los clientes) y hace referencia a todas las estrategias, métodos, herramientas y tecnologías para mejorar la experiencia del cliente, su satisfacción, fidelidad y servicio en las empresas.
En la mayoría de los casos, CRM hace referencia a un software CRM o a un sistema CRM, una herramienta que ayuda a las empresas a gestionar el marketing, las ventas y el servicio.
El software CRM garantiza que las empresas puedan centrarse en las relaciones con sus clientes, colegas, proveedores, etc. Con un CRM profesional, es mucho más fácil encontrar nuevos clientes, ganarse su confianza, proporcionar asistencia cualificada y ofrecer productos o servicios adicionales, las llamadas ventas cruzadas y ventas ascendentes, a lo largo de la relación comercial.
Base de datos CRM: definición
Una base de datos CR M recopila todas las interacciones con los clientes en un área central y, a continuación, pone toda esta información a disposición de la empresa en un cuadro de mandos personalizable.
Para ello, las bases de datos CRM se basan en potentes herramientas de seguimiento y análisis de datos que recopilan automáticamente información sobre el comportamiento de compra de los clientes.
Con una aplicación de este tipo, el personal de asistencia ya no necesita entrar en varios sistemas y copiar números de cuenta en distintos programas para obtener información básica sobre un cliente. Con CRM, todos los datos creados sobre los clientes en diferentes herramientas, cuentas y sistemas se almacenan automáticamente en la base de datos CRM y son fácilmente accesibles para todos los miembros del equipo.
Contenido de una base de datos CRM
Una base de datos CRM registra todos los datos sobre sus clientes en un CRM. Pero, ¿qué datos deben recopilarse?
- El nombre, el cargo y la dirección de correo electrónico de un contacto o la dirección para videoconferencias;
- Los nombres de los hijos o mascotas de un cliente, su afición favorita, su cumpleaños u otros datos personales para mantener una relación cordial;
- La puntuación de los clientes potenciales y las fuentes de los mismos, es decir, el punto de contacto entre el cliente y la empresa (sitio web, teléfono, redes sociales, correo electrónico, etc.);
- Fecha de la última conversación y contenido de la misma;
- Sus últimas visitas al sitio web u otras actividades con la marca
- Compras o pedidos que ha realizado un cliente y cuánto ha gastado, etc.
Base de datos CRM: ventajas
La fuerza de un sistema CRM radica en su capacidad para ofrecer la información adecuada, procedente de una fuente de confianza, al cliente adecuado en el momento oportuno. Por tanto, las bases de datos CRM que almacenan gran cantidad de datos tienen varias ventajas:
Experiencia de usuario personalizada
Una campaña de marketing eficaz requiere información importante sobre el grupo objetivo. Esta información se obtiene a partir de datos CRM detallados, integrados y controlados. Una base de datos CRM puede proporcionar una única fuente de información para cada cliente o cliente potencial, lo que permite a los equipos de marketing personalizar su enfoque y el diseño de la experiencia para cada individuo.
Protección de datos y acceso adecuado
Los clientes y los organismos reguladores esperan que la información se maneje con cuidado para mantener la privacidad y el acceso a sus datos recopilados. Cuando un cliente se entera de una filtración de datos, la empresa no sólo debe compensar los datos perdidos, sino también restablecer una relación más positiva.
Por tanto, la organización debe saber qué datos de clientes posee y cómo se manejan. El reto en este sentido es el cumplimiento de normativas como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). El incumplimiento de dichas normativas puede acarrear fuertes multas.
Hoy en día, las bases de datos CRM son lo suficientemente potentes como para cumplir con estas normativas: de principio a fin, puede realizar un seguimiento de todos los datos de los clientes para garantizar que su privacidad está protegida.
Proceso de ventas optimizado
Las soluciones CRM de éxito son expertas en la gestión de la información de contacto. Los representantes de ventas y los vendedores pueden acceder a todos los datos de los clientes en un solo lugar mientras se desplazan (estas soluciones también se denominan "CRM móvil").
Capturar los datos de los clientes en tiempo real requiere una base de datos CRM que pueda gestionar múltiples flujos de datos e integrarlos de forma eficiente. Sin embargo, también es importante actualizar periódicamente y, sobre todo, mantener esta base de datos.
Requisitos de una base de datos CRM
Mantenimiento y actualización de la base de datos CRM
Una base de datos CRM debe actualizarse constantemente, ya que de lo contrario quedaría rápidamente inutilizada. Por lo tanto, es necesario realizar un mantenimiento regular de la base de datos. Se puede identificar lo siguiente
- Información duplicada,
- datos obsoletos o no actualizados,
- registros o documentos que necesitan ser depurados.
Una base de datos de clientes mal mantenida conduce a una mala orientación y a una segmentación incorrecta de los clientes. Esto perjudica directamente la eficacia de la prospección comercial.
Para evitar este quebradero de cabeza, el software CRM ofrece una gestión de bases de datos optimizada e innovadora. Una solución de este tipo se basa en un modo de trabajo colaborativo: Los propios usuarios actualizan y alimentan la base de datos B2B, por ejemplo, a través de las tarjetas de visita que recogen en el transcurso de su actividad o rellenando formularios en línea.
Enriquecimiento cualificado de los datos de los clientes
Gestionar eficazmente una base de datos de clientes también significa mantenerla "limpia". De lo contrario, las medidas de depuración y detección de duplicados no serán muy eficaces. La segmentación y la orientación de los clientes potenciales serán imprecisas. Por lo tanto, es necesario enriquecerlas con datos cualificados y específicos para optimizar la gestión de los datos de los clientes.
Artículo traducido del alemán