Cómo redactar especificaciones de CRM y plantilla descargable
La implantación de una herramienta CRM comienza con la redacción de un pliego de condiciones CRM.
Esta etapa esencial define los objetivos de la empresa en este ámbito, el campo de acción para la fuerza de ventas y el departamento de marketing, y todos los criterios necesarios para calificar sus necesidades y usos en términos de gestión de las relaciones con los clientes.
¿Cómo puede garantizar el éxito de su proyecto ?
Utilizando nuestro modelo de pliego de condiciones CRM, disponible para su descarga gratuita en este artículo, antes de comparar e implantar un software CRM.
¿Para qué sirve elaborar un pliego de condiciones CRM?
La gestión de las relaciones con los clientes no se improvisa, ni tampoco la elección de su software CRM.
El objetivo de un pliego de condiciones es servir de referencia para la implantación de su solución CRM. Es una hoja de ruta que establece con precisión cómo se utilizará el software CRM.
Básicamente, este documento de referencia debe responder a las siguientes preguntas
- ¿Para qué sirve un CRM?
- ¿Para quién es un CRM?
- ¿Para qué sirve un CRM?
- ¿Cómo debe utilizarse?
- ¿Cuándo y en qué situaciones debe utilizarse?
Cuando elabore su pliego de condiciones de CRM, definirá :
- los objetivos de su empresa
- los resultados esperados
- los usuarios afectados por la solución CRM
- las necesidades del equipo de ventas
- las necesidades del departamento de marketing
- las funciones de cada equipo
- las interacciones entre cada departamento,
- los requisitos de interoperabilidad con otros programas ya existentes en su organización.
¿Cómo elaborar el pliego de condiciones de su CRM?
Las 5 etapas que hay que seguir
La elaboración de un pliego de condiciones bien pensado consta de 5 etapas, durante las cuales hay que responder a una serie de preguntas para identificar la herramienta más adecuada para su proyecto de CRM.
Etapa 1: Presentación de la empresa y sus actividades
- Información administrativa sobre su empresa,
- Presentación de la empresa,
- Estrategia general de la empresa.
Etapa 2: Detalle de los objetivos y retos del proyecto CRM
- Presentación del sistema existente,
- Establecimiento de objetivos mensurables,
- Consideración de todas las cuestiones,
- Prioridad y funcionalidades deseadas.
Etapa 3: Descripción de los procesos empresariales previstos
- Servicios y misiones de los distintos departamentos,
- Procesos de gestión de las relaciones con los clientes,
- Acceso a los datos.
Etapa 4: Integración de los datos y recursos técnicos existentes
- Integración de los datos existentes,
- Integración de la solución CRM con las herramientas existentes.
Etapa 5: Implantación del proyecto CRM en la empresa
- Contactos para el proyecto CRM,
- Presupuesto y calendario,
- Identificación de las necesidades de formación.
Modelo de pliego de condiciones CRM para descargar
Este modelo gratuito de pliego de condiciones CRM, en formato PDF, es su guía de redacción.
Siguiendo nuestros consejos, se asegurará de elegir una solución CRM que se ajuste a sus criterios, sobre todo en lo que respecta a :
- aspectos técnicos
- funcionalidad
- coste/presupuesto
- aspectos de planificación.
Algunos consejos más para su pliego de condiciones CRM
Es aconsejable adoptar los 3 comportamientos siguientes para redactar mejor su pliego de condiciones:
- Repase el recorrido del cliente.
- Implique a su personal en el proceso de redacción.
- Pregúntate por el uso más que por la funcionalidad.
💡 Tenga en cuenta que también es posible recurrir al propio editor del software CRM para que le ayude a definir su pliego de condiciones.
🛠️ Cirrus Shield, por ejemplo, software CRM 100% personalizable, ofrece un enfoque de consultoría por paquetes. Esto significa que usted se beneficia de su experiencia en el despliegue de su solución (diseño de un pliego de condiciones, configuración de la solución, migración de datos, desarrollos específicos para sus necesidades, formación de usuarios, etc.).
🛠 Divalto weavy, otro ejemplo de CRM, propone un pliego de condiciones CRM modelo y dedica un equipo a acompañarle a lo largo de su proyecto, desde la simple información hasta el despliegue de su herramienta. La solución está diseñada para adaptarse al máximo a sus necesidades y ofrece numerosas posibilidades de conexión con el software de gestión.
¿Qué software CRM elegir?
Una vez elaborado el pliego de condiciones de su CRM, es hora de comparar las funcionalidades de los distintos paquetes de software CRM del mercado para elegir el que mejor se adapte a las necesidades de su empresa.
💡 Algunas funcionalidades o módulos interesantes a tener en cuenta en función de tus expectativas:
- Gestión de contactos: gestiona los duplicados de tu base de datos, es el requisito mínimo. Poder segmentar tus listas hace que puedas ir mucho más allá en la personalización de tus ofertas.
- Integración multicanal : sea cual sea el punto de contacto con un cliente (teléfono, punto de venta, redes sociales, etc.), podrá centralizar los datos y las interacciones.
- Gestión comercial: nada mejor que las funcionalidades de seguimiento comercial combinadas con un módulo de seguimiento de oportunidades para gestionar eficazmente la actividad comercial.
- Inteligencia comercial: aprovechando la inteligencia artificial, puede conocer mejor a sus clientes y anticipar las oportunidades de venta. Así podrá mejorar sus procesos de venta.
- Herramientas de marketing: conecte su herramienta de CRM a una solución de correo electrónico para enviar campañas específicas, o a un módulo de automatización del marketing para automatizar sus correos electrónicos transaccionales y ayudar a los clientes potenciales a avanzar por el embudo de ventas. El inbound marketing favorecido por los clientes BtoB es efectivamente una práctica de marketing relacional que conduce a una compra, especialmente para ciclos de ventas largos.
Artículo actualizado, publicado originalmente en diciembre de 2017.