Generador de formularios software: guía de compra
¿Qué es un generador de formularios?
Definición
El software generador de formularios es una solución SaaS (Software as a Service) para crear y distribuir formularios:
contacto,
suscripción,
registro,
pago,
donación,
búsqueda de empleo,
participación en eventos,
solicitud de información,
encuestas, etc.
Las herramientas para crear formularios online permiten usos colaborativos y suele ser una solución fácil de usar (creación, modificación, uso compartido, etc.).
¿Cómo funciona el generador de formularios?
Desde la interfaz del software, el usuario puede crear un formulario manualmente o desde los bloques personalizables proporcionados por el editor.
Para ir más rápido, el usuario puede usar directamente las plantillas de formularios que se incluyen en la solución.
Una vez el formulario creado, el editor del obtiene un enlace que le permite distribuir el formulario a través de sus canales de comunicación: una newsletter, una página de Internet, un correo electrónico de contacto, etc.
Una exportación en el formato de su elección (Word, PDF, etc.) le permite insertar el formulario en un archivo adjunto o imprimirlo.
El generador de formularios recopila y procesa automáticamente los formularios completados en línea.
Desde una interfaz intuitiva, el administrador tiene acceso a los formularios y a herramientas estadísticas para analizarlos.
Características del software para crear formularios online
El constructor de formularios web es una herramienta poderosa que permite a los usuarios crear y distribuir todo tipo de documentos interactivos. También ofrecen la posibilidad de recopilar y procesar formularios completados en línea en una misma cuenta.
Creación de formularios
La creación de formularios a partir de bloques, plantillas o una interfaz intuitiva permite a los dirigentes de negocios (marketing, recursos humanos, comunicación, etc.) crear sus propios formularios sin necesidad de habilidades ni requisitos técnicos. La función arrastrar y soltar permite agregar bloques:
textos,
casilla de verificación,
listas desplegables,
campos de formulario,
botón de opción,
cuadro de texto,
pregunta / respuesta,
firma digital.
El usuario solo tiene que personalizar el contenido de cada bloque y definir las condiciones si desea crear una forma dinámica.
Algunas herramientas tienen tecnología OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres). Esta funcionalidad permite a los usuarios escanear un documento en papel y transformarlo en un documento numérico con campos rellenables y/o casillas de verificación.
Colaboración entre procesos de negocio
Dentro de una organización, los gerentes de negocios pueden crear formularios de forma colaborativa los cuales serán difundidos y / o completados por otros individuos. Desde la interfaz de la aplicación los responsables e implicados pueden colaborar para crear formularios en conjunto.
El generador de formularios permite definir acciones automáticas tan pronto como se llene un formulario: notificación, envío de mensajes personalizados, concertación de citas, etc.
Además, algunos editores ofrecen aplicaciones móviles para equipos de campo. Los equipos de campo tienen acceso sin necesidad de conectarse a la aplicación y pueden completar los formularios desde el Smartphone o tableta como parte de su actividad diaria.
Este es el caso, por ejemplo, para los conductores o equipos de inspección.
La aplicación se sincroniza automáticamente con la base de datos de la empresa cuando se restablece la conexión a Internet.
Cuadros de mando
En el contexto de las encuestas y formularios web, el software centraliza, almacena y procesa todos los formularios completados y permite a los gerentes analizar los datos recopilados.
Gracias a una interfaz intuitiva e indicadores personalizables (tablas, gráficos, diagramas, etc.) los usuarios pueden realizar un análisis cuantitativo para:
Los diferentes filtros y clasificaciones te dan la opción de crear informes personalizados y exportarlos en el formato de tu elección.
En el contexto de los formularios cualitativos (registro del cliente, formulario de contacto, etc.), los administradores pueden ver individualmente cada formulario completado.
¿Quién usa el software para crear formularios?
Comunidades para realizar campañas de censos demográficos.
Organismos gubernamentales para facilitar la grabación de actas.
Asociaciones para recaudar donaciones y conocer la disponibilidad de voluntarios.
El creador de formularios en línea es interesante para todas las organizaciones (asociaciones, pymes, grandes corporaciones, públicas, privadas, gubernamentales, etc.) que necesitan:
Asimismo, cualquier persona dentro de una organización puede usar el formulario como parte de su actividad:
Servicios de atención al cliente para crear archivos de clientes, crear propuestas de negocios, etc.
Servicios de marketing como parte de encuestas de satisfacción.
Servicios de auditoría para informar sobre control interno.
Servicios de soporte para formalizar determinados documentos: facturas, contratos, etc.
¿Por qué usar un software para crear formularios online?
El generador de formularios permite a las empresas automatizar ciertos procesos internos, así como solicitar fácilmente a sus clientes. Sin embargo, también tiene algunas desventajas.
Ventajas
Desventajas
Mejor software para crear formularios online (gratuito y de pago)
Typeform
Formsite
Zendesk
Google Drive
