Cómo seguir siendo productivo en la era de las videoconferencias

Te levantas renovado y listo para abordar la larga lista de tareas que te esperan hoy. Tareas que terminará en cuanto acabe con las pocas reuniones que tiene en la agenda.

O eso crees. Porque, poco a poco, a todo lo demás se van sumando las videollamadas para "ponerse al día" o para hacer "una simple pregunta". Y, antes de que te des cuenta, el día ha pasado y las tareas que pretendías abordar esa misma mañana siguen esperándote pacientemente.

En una época en la que el teletrabajo se está convirtiendo en la norma y las videollamadas también, a muchos nos resulta difícil romper este ciclo infernal.

Sería fácil culpar a nuestra aplicación de videoconferencia de esta falta de productividad. Una aplicación en la que parece que pasamos mucho más tiempo del que deberíamos. Pero con unos días cada vez más largos, unas agendas cada vez más llenas y sin perspectivas de que la jornada laboral llegue a su fin, puede que haya llegado el momento de identificar el verdadero origen del problema.

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¿Le ayudará realmente esta llamada a ver las cosas con más claridad?

Nuestras agendas siempre han estado salpicadas de reuniones. Reuniones más o menos eficaces. Pero en un momento en que las empresas intentan adaptarse a nuevas condiciones de trabajo con equipos dispersos geográficamente, es fácil sentirse cada vez más abrumado por los acontecimientos. Por desgracia, este miedo a quedarse atrás se refleja en una reunión tras otra para "hacer balance".

Así que antes de planificar otra reunión más, hágase una sola pregunta. Pregúntese: "¿Qué quiero realmente de esta reunión? Para muchos de nosotros, la respuesta será una de las siguientes:

Hacer balance

Al haber perdido el ritmo de la vida de oficina, puede que le preocupe perder el hilo de un proyecto en el que está trabajando o incluso temer perder la atención de uno de sus clientes.

En la era de la videoconferencia, y para superar la opción "me pasaré por tu oficina para hacerte una pregunta rápida", han proliferado las reuniones informativas rápidas de 15 minutos para hacer balance de la situación.

Mantenerse al día

Ya no disponemos del ocio de los espacios de oficina compartidos en los que podemos poner en práctica las decisiones tomadas de antemano, en los que tenemos la oportunidad de compartir e integrar nuevos conocimientos y en los que podemos ver los progresos realizados.

Si no dispone de un lugar de trabajo digital colaborativo con acceso centralizado a todas sus aplicaciones empresariales, usted y su equipo pasarán a menudo el tiempo buscando y persiguiendo información. Esto suele estar relacionado con el hecho de que las herramientas que utilizamos, ya sean CRM, ERP u otras, no están conectadas entre sí. Y, a decir verdad, a veces incluso están desconectadas de las necesidades de nuestros empleados.

Lo que explica que cada vez realicemos más videoconferencias para compensar la falta de información.

Al dedicar los 10 primeros minutos de una llamada a ponernos al día, compartir información y contrastarla, ya no se trata de celebrar reuniones para avanzar en un tema determinado, sino más bien de actualizaciones repetitivas.

Y cuando estas actualizaciones se suceden a lo largo del día, es aún peor.

Encontrar consuelo en los intercambios cotidianos

Pero hay que ser sinceros. Nuestra falta de productividad también puede estar relacionada con el hecho de que echamos de menos a nuestros colegas. A todos nos gusta hablar con los demás y comentar los proyectos en curso. Y esto es aún más cierto cuando ya no tenemos la oportunidad de mantener una conversación informal con uno de nuestros colegas con el que nos topamos en un pasillo.

Las llamadas se reservan para los colegas, las herramientas para los datos

Para las lluvias de ideas y los proyectos a gran escala, no hay nada mejor que una reunión estratégica.

Pero si decides reunirte para compartir información, colaborar en proyectos específicos o incluso simplemente "hacer una pregunta", entonces claramente tienes un problema de herramientas o plataformas. Pero desde luego no un problema vinculado al uso de la videoconferencia.

Cuando pasas horas en Zoom por las razones antes mencionadas (hacer balance, mantenerse al día o encontrar consuelo en los intercambios cotidianos), entonces es obvio que estás utilizando en exceso una sola aplicación e ignorando todas las demás.

El hecho es que transmitir información menos importante durante todo el día es agotador para usted y sus equipos y no deja espacio para la creatividad, la planificación de proyectos o cualquier otra iniciativa en la que las llamadas puedan marcar realmente la diferencia.

Definir cuándo una videollamada es útil: la transparencia funciona en ambos sentidos

A medida que nos familiarizamos poco a poco con el teletrabajo, nos damos cuenta de que el trabajo se puede hacer, los proyectos siguen avanzando y el cielo aún no se ha caído. Este nuevo ritmo de vida se convertirá entonces en la norma.

Agendas transparentes. Proteger a tu activo más valioso (tu equipo) de la fatiga que provocan las videollamadas es prioritario y puede resultar difícil en un momento en el que necesitas estar constantemente conectado. Si establece expectativas realistas y tolera que su personal necesite tiempo para sí mismo, dará a sus equipos la oportunidad de recargar las pilas.

En monday.com, hemos animado a nuestros equipos a programar "tiempo para la familia" en su calendario, y respetamos ese tiempo. Definir estas expectativas desde el principio nos ha permitido evitar el problema de la falta de productividad como resultado de numerosas videoconferencias.

Definir nuestras necesidades de videoconferencia: siempre se aplican los mismos principios

Algunas videoconferencias tienen que celebrarse: en algunos casos, no hay alternativa a la creatividad y la energía que puede aportar una reunión con otras personas. Pero en el mundo actual del teletrabajo, estas consideraciones ya no son válidas.

Así que, antes de programar instintivamente otra reunión con Zoom, ten en cuenta los siguientes puntos:

SÍ a las llamadas: para hacer balance y dar una visión de conjunto, para reuniones semanales, para reuniones que te ayuden a avanzar como grupo y para proyectos de equipo que requieran una colaboración real.

NO a las llamadas para compartir información, a las reuniones para revisar el progreso, a las reuniones para corregir documentos o hacer cambios de diseño, y a las reuniones en momentos que se supone que son libres.

Deja que tus herramientas te echen una mano

Intentar responder a todas las preguntas a través de una videoconferencia significa que estás empleando más energía mental intentando aclarar y procesar la información que trabajando en colaboración real y aportando una visión creativa.

Al identificar las áreas que pueden mejorarse mediante aplicaciones, en lugar de empleados individuales, se puede facilitar el conjunto de técnicas en toda la empresa. Lo que significa, a su vez, que dejarás de acumular videollamadas.

De nuevo, si estás pensando que tu empresa no tiene las herramientas necesarias para satisfacer estas necesidades, es posible que estés experimentando un problema de dispositivos y no un problema con las videollamadas en sí.

Si revisas todas las herramientas utilizadas en tu empresa, hay algunas cosas que realmente debes tener en cuenta:

• Flexibilidad. ¿Puede utilizarse esta herramienta para diversos métodos y técnicas de trabajo y puede ser utilizada por diferentes equipos?
• Integración. Si se trata de una herramienta de colaboración en la que sus empleados deben poder acceder a la información con total confianza, esta aplicación debe poder funcionar con todos los dispositivos utilizados por sus equipos.
• Transparencia. Permitir que todos los empleados de una empresa tengan acceso a la información cuando la necesiten significa que pueden ser autónomos y que pueden llevar a cabo las tareas que tienen que realizar sin tener que pasar 30 minutos en otra videollamada.

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Ver más allá

Los hábitos y comportamientos establecidos durante este periodo tienen el potencial de dar forma a su cultura y prácticas corporativas en los años venideros. Así que aproveche este tiempo para definir reglas claras e introducir el uso de herramientas adecuadas, que le permitirán adoptar métodos de trabajo óptimos.

Así que haz zoom con responsabilidad.

Artículo patrocinado. Los expertos colaboradores son autores independientes del equipo editorial de appvizer. Sus comentarios y posiciones son propios.