Gestión de proyectos: un imperativo de rentabilidad
Para muchas profesiones, la modalidad de proyectos es muy popular. Varias personas trabajan en equipo hacia un objetivo común. Se aprovechan las competencias respectivas de perfiles complementarios. Se trabaja hacia un mismo objetivo. Pero, ¿cómo evaluar los progresos realizados? ¿Cómo evaluar su rendimiento operativo, por un lado, y gestionar el proyecto estratégicamente, por otro? Lea todas nuestras opiniones sobre las herramientas de gestión de proyectos.
Gestión operativa
Hay que identificar
Hay que facilitar las condiciones de ejecución. ¿El equipo está disperso geográficamente? ¿Están acostumbrados sus miembros a trabajar juntos? ¿El proyecto debe seguir protocolos específicos? Todas estas características son criterios que deben guiarle en la elección de las herramientas de trabajo adecuadas.
La necesidad de compartir recursos
En todos los casos, la modalidad de proyecto implica compartir medios y trabajar simultáneamente. Los empleados deben poder utilizar documentos de trabajo comunes para contribuir al proyecto. Y las dificultades que pueden surgir al ser de sólo lectura, al guardar la versión propia diferenciada de la de los demás, o al tener que conciliar las versiones respectivas fusionándolas, van en detrimento del trabajo en común.
Colaboración sincronizada
Para un equipo establecido en el mismo lugar, un sistema de información local puede ser suficiente. Aun así, no permitirá a los empleados trabajar sobre la marcha: desde casa o en movimiento. En estos casos, y más aún para un equipo deslocalizado, el software SaaS ofrece ventajas reales en términos de GED (Gestión Electrónica de Documentos). Todos los miembros del equipo pueden acceder a él en la nube. Las actualizaciones y modificaciones de cada uno se tienen en cuenta al instante. En cuanto se dispone de conexión a Internet, los documentos se actualizan mediante sincronización.
Facilitar el diálogo
El carácter colaborativo de estas herramientas puede ir aún más lejos. Con programas como Genius Project, los empleados pueden dirigirse unos a otros a través de los documentos: anotando algo en el propio proyecto o en una tarea. La mensajería interna, como el chat, también puede utilizarse para comunicarse de un modo menos formal que el correo electrónico.
Dirigir la estrategia
Implantar procesos
El software de gestión de proyectos facilita las operaciones cotidianas, pero también proporciona un marco más claro. La lista de tareas, su secuencia y sus interdependencias ayudan a :
- Clarificar las etapas,
- establecer un protocolo.
El software se convierte entonces en una especie de salvaguarda que garantiza que se avanza en la dirección correcta. En muchas disciplinas, tanto en ciencias duras como en humanidades, hay que seguir protocolos para validar el resultado final. La normalización conseguida gracias a esta herramienta es un paso en la buena dirección.
Armonizar y optimizar
Una buena herramienta de gestión de proyectos ayuda a simplificar los procesos, al tiempo que los sistematiza cuando es necesario. Se establece una forma de mejora continua. Los flujos de trabajo se vuelven más transparentes y fáciles de entender. Para los empleados, será más fácil reproducir condiciones idénticas para probar una segunda variable, por ejemplo. Para el jefe de proyecto, es más rápido comprender lo que se ha hecho, lo que se está haciendo y lo que queda por hacer, y el seguimiento y la gestión del proyecto son más eficaces. A la hora de elegir el método que se va a adoptar, todos ellos son ayudas para la toma de decisiones.
Evaluar los riesgos
Gestionar un proyecto significa gestionar los riesgos asociados. Se invierte tiempo y dinero, se asignan recursos y personal. Debe ser capaz de evaluar su viabilidad. En Genius Project, un módulo de simulación le permite considerar los diferentes escenarios previstos. Esta visión global ayuda a identificar las decisiones que hay que tomar tanto desde el punto de vista estratégico como financiero. Con una cartera de proyectos, los inversores pueden tomar decisiones mejor fundadas.
Comparar elementos tangibles
Los informes (o cuadros de mando) también proporcionan información valiosa. Es crucial analizar los datos a posteriori para :
- evaluar la pertinencia de las decisiones tomadas
- ajustar y/o tomar mejores decisiones más adelante.
Las empresas suelen tener varios proyectos en marcha al mismo tiempo. Pero la tesorería no es extensible. El horizonte de rentabilidad de cada uno varía. Es esencial poder compararlos a partir de métricas objetivas (indicadores) para decidir la mejor estrategia a adoptar. Identificamos las fuentes de coste más significativas y los beneficios potenciales más prometedores. Establecer una relación coste/inversión ayuda a priorizar los proyectos viables y suspender los menos viables. El reto consiste en tomar estas decisiones con éxito, para evitar recortes presupuestarios tardíos que comprometan el rumbo previsto inicialmente.
El modo de proyecto es muy apreciado. Pero sin las herramientas adecuadas, también puede ser contraproducente. Desde un punto de vista operativo, pero también estratégico y financiero, el software de gestión de proyectos proporciona el marco y los elementos necesarios para una buena gestión global.
Artículo traducido del francés