La guía definitiva para crear una hoja de ruta de proyecto perfecta
Hoy en día, muchos gestores de proyectos utilizan métodos ágiles para dividir grandes proyectos en tareas sencillas y más manejables, denominadas sprints.
Una hoja de ruta del proyecto es una herramienta visual diseñada para ayudarles a planificar y controlar estas tareas.
Más que un simple diagrama de Gantt o un tableroKanban , una hoja de ruta del proyecto optimiza la productividad del equipo en tiempo real.
¿Cuáles son las ventajas de utilizar una hoja de ruta de proyecto? ¿Cómo se crea una? Y, ¿cuáles son las mejores herramientas para gestionar hojas de ruta de proyectos?
Aquí tiene una guía completa sobre hojas de ruta de proyectos:
¿Qué es una hoja de ruta de proyecto?
Definición
Una hoja de ruta de proyecto es una herramienta visual que proporciona un plan estratégico de los objetivos y entregables de un proyecto en un plazo determinado. Es una guía que enumera todas las tareas del calendario previsto que deben completarse para proyectos específicos según la iteración y la integración continua.
Las hojas de ruta de los proyectos sirven para detallar los pasos y hacer proyecciones realistas y lógicas de las principales etapas de un proyecto, así como de su evolución.
Además, deben incluir objetivos, hitos, entregables, recursos y plazos para una estructura desglosada de los pasos a dar.
He aquí un ejemplo de hoja de ruta de un proyecto:
En la gestión ágil de proyectos, las hojas de ruta de los proyectos se diseñan según el famoso modelo en V. En caso de incidente o anomalía, el modelo en V evita volver a pasos anteriores. Además, las hojas de ruta de los proyectos se estructuran en sprints iterativos en lugar de una simple metodología de calendario estático.
En la gestión de scrum, las hojas de ruta de los proyectos pueden utilizarse para anticipar y priorizar proyectos. De este modo, todas las partes interesadas están al día de los proyectos, con una lógica de objetivos y resultados más que de características o plazos.
Ventajas de utilizar una hoja de ruta de proyectos
Tanto las startups como las grandes empresas pueden utilizar hojas de ruta de proyectos. Elaborar hojas de ruta permite a las empresas mejorar la gestión de su cartera de proyectos. Y, en consecuencia, esto optimiza
- La gestión del tiempo, para tener una visión clara del progreso del proyecto y de las fechas de entrega,
- La gestión de los recursos, para gestionar los recursos que se asignan a cada entregable,
- La gestión de riesgos a lo largo de las fases críticas del proyecto,
- Gestión de cambios con notas de publicación basadas en informes periódicos.
Utilizar una hoja de ruta implica establecer un calendario sistemático para cada fase del proyecto. De este modo, tendrá más posibilidades de completar los objetivos antes de las fechas límite gracias a su eficaz forma de planificar los recursos.
Esto sólo es posible si el " backlog" se gestiona a la perfección. El backlog puede describirse como una lista de tareas (una necesidad) fundamentales para completar un proyecto.
Según el tipo de proyecto, su junta directiva puede supervisar la viabilidad de cada proyecto y establecer directrices. A continuación, los equipos pueden utilizar el backlog para ver cuáles son los requisitos y las limitaciones de cada proyecto.
Diferencia entre una hoja de ruta de proyecto y un plan de proyecto
Una hoja de ruta de proyecto presenta una visión general de alto nivel dela programación y los entregables de un proyecto a lo largo de un calendario. Sin embargo, no entra en los detalles de cada tarea. Se utiliza simplemente para mostrar el estado de un proyecto desde una única perspectiva.
Mientras que un plan de proyecto enumera los detalles de cada tarea de un proyecto. Los gestores de proyectos utilizan los planes de proyecto para asignar tareas a los miembros del equipo y hacer un seguimiento detallado de un proyecto. En los planes de proyecto se puede encontrar información como: nombres de clientes, requisitos específicos de formación y calendarios de personal, por ejemplo.
Cómo crear una hoja de ruta del proyecto en 4 pasos
1. Analizar lo que existe y los objetivos clave
Este primer paso consiste en identificar las acciones que ya están en marcha. La participación de todas las partes interesadas es esencial para garantizar una buena gestión del proyecto y para que su hoja de ruta forme parte de un modo de colaboración en el proyecto. También conviene fijar objetivos para la hoja de ruta del proyecto, con la esperanza de que puedan alcanzarse fácilmente a tiempo.
Por ejemplo, puede describir cada proyecto en forma de ficha que incluya :
- las apuestas y los objetivos,
- los recursos (internos, externos) y el presupuesto asignado,
- las personas implicadas y el nivel de avance,
- los entregables
- la hoja de rutainicial .
2. Analizar los riesgos
Aunque no todos, es importante tener una idea de los riesgos que puede tener el proyecto, para respetar al máximo el calendario previsto.
Si hay margen para retrasos, deja espacio para la flexibilidad, en caso de que haya que reorganizar el orden de las actividades para crear menos presión sobre las partes interesadas. Lo que nos lleva a,
3. Priorizar proyectos
El tercer paso consiste en anticipar futuros proyectos para poder integrarlos en la hoja de ruta. Nuevos proyectos web o informáticos, lanzamiento de productos, cambio de servicios. Piensa a corto, medio y largo plazo y prioriza en función de su ROI (retorno de la inversión) previsto y potencial.
4. Crear la hoja de ruta
En este paso empieza a tomar forma la hoja de ruta del proyecto. Establece un método ágil y un backlog para cada jefe de equipo. Esto incluye: una lista de tareas, hitos, presupuesto y recursos asignados, sprints y objetivos, fechas de vencimiento y pasos para la elaboración de informes, plazos, etc.
El mejor software para gestionar hojas de ruta de proyectos
Hoy en día, existen muchas soluciones de gestión de proyectos que pueden utilizarse para crear hojas de ruta de proyectos. He aquí 3 software que destacan por su agilidad en la gestión de proyectos.
Wrike
Wrike es un software de gestión de proyectos basado en la nube que impulsa la productividad y la colaboración. Wrike ayuda a los equipos a priorizar, gestionar e informar sobre los proyectos, entregando más trabajo en menos tiempo.
Wrike proporciona plantillas de hoja de ruta que puede utilizar para organizar y priorizar las tareas de desarrollo por equipo, función y trimestre. Añada campos personalizados para etiquetar las tareas con prioridad, ingresos previstos, equipo u otros filtros. Vea el proyecto como un diagrama de Gantt para obtener una visión general de toda la línea de tiempo para el desarrollo de productos.
Wrike
monday.com
monday.com es un software de gestión del trabajo basado en la nube que puedes utilizar para gestionar las hojas de ruta de tus proyectos.
Gracias a su sistema de tablas personalizables, podrá gestionar sus tareas y subtareas mediante una herramienta visual e intuitiva. Una vez identificados sus proyectos, asigne a cada uno de ellos los recursos y el presupuesto necesarios.
Esta herramienta de gestión de proyectos va un paso más allá, ya que ofrece funciones de gestión del tiempo (para cumplir los plazos de sus proyectos) y diferentes vistas de sus tablas, con un diagrama de Gantt, por ejemplo.
monday.com
Clarizen
Clarizen es un software de gestión de proyectos basado en web que conecta las conversaciones, tareas y proyectos de los empleados en un entorno de colaboración único.
La lista de funciones de Clarizen incluye :
- seguimiento del progreso de las tareas en tiempo real
- revisión, priorización y validación de una cartera de proyectos
- mejora de la gestión de problemas
- gestión de hojas de ruta, etc.
Conecte Clarizen con Google Drive, Salesforce, SAP, Sharepoint, Excel y otras herramientas para una productividad aún mayor.
Clarizen
Artículo traducido del inglés