Cómo organizar su jornada laboral: 15 actividades útiles para mejorar la productividad
Llegas al final del día completamente agotado, después de larguísimas horas de trabajo que han resultado totalmente improductivas. ¿Crees que el problema es el trabajo? ¿Que no está hecho para su trabajo? ¿Está al borde del agotamiento?
¿Ha pensado alguna vez que tal vez una mejor organización de la jornada podría producir resultados diferentes?
Pero, ¿cómo organizar la jornada laboral? No todo el mundo tiene espíritu multitarea. Y probablemente incluso los que están en modo multitarea deberían cambiar de estrategia.
La mejor táctica es organizarse bien para completar las tareas de forma inteligente.
¡Descubre cómo en nuestro artículo!
1. Mantener en orden tu lugar de trabajo
Deshazte del desorden, los objetos innecesarios y el papeleo extra, las notas Post-It, las grapadoras, la cinta adhesiva y la clásica taza llena de 50 bolígrafos. Haz sitio sólo para tu ordenador, tu buzón de correo electrónico, tu teléfono y tu lista de tareas pendientes. Tu lugar de trabajo debe ofrecerte espacio para que puedas trabajar con eficacia y eficiencia.
2. Elabora una lista de tareas digital
¿Por qué una lista de tareas digital? Seguro que le tienes mucho cariño a tu lista de tareas en papel. Pero, ¿cuántas veces has corrido el riesgo de perderla? Y una vez que se ha llenado de compromisos, ¿qué difícil resulta buscar una tarea concreta?
Una lista digital permite realizar búsquedas específicas: una ventaja innegable sobre la versión en papel.
Por ejemplo, si ves llegar a la oficina a uno de tus compañeros de trabajo, puedes escribir su nombre en tu agenda digital y aparecerán inmediatamente las tareas de las que tienes que hablar con él.
Otra situación: te sobra algo de tiempo libre, teclea la palabra llamada en tu agenda e inmediatamente aparecerá una lista de las llamadas que tienes que hacer, aprovechando así el tiempo ocioso de forma inteligente.
3. Dedicar 15 minutos al final de la jornada laboral
No, esos últimos 15 minutos al final de la jornada laboral no son para hacer ejercicios de yoga antes de salir. Son para prepararte para otra jornada de éxito al día siguiente.
Los últimos 15 minutos del día son para ordenar tu lugar de trabajo:
- archivar los documentos,
- devolver los objetos usados a las oficinas correspondientes,
- piensa en reciclar los materiales reciclables o en ocuparte de la basura si te toca,
- reescribe tu lista de tareas pendientes.
De esta forma, podrás llegar al trabajo a la mañana siguiente con una zona de trabajo ordenada y una pauta para la nueva jornada laboral.
4. Programa tiempo para organizarte bien
No espere al final del día para organizarlo todo. Si lo haces, puede que necesites más de 15 minutos para ponerte en marcha para el día siguiente. Durante el día, incluso 10 minutos pueden marcar la diferencia.
Así que añade tiempo a tu agenda para organizar tu jornada laboral. Cuando programes la comida y las reuniones, vete, ¿no? Haz lo mismo con el tiempo de organización que tienes que dedicar cada día. Descargarte tu lista digital de tareas pendientes en el móvil puede permitirte comprobar constantemente en qué punto de tu hoja de ruta diaria te encuentras.
5. Pon las tareas rutinarias en piloto automático
Todo trabajo tiene proyectos que se repiten en la misma época cada año y todo trabajo tiene pequeñas tareas que hay que gestionar semanal y mensualmente. No cambie los mecanismos internos cada vez que aborde un proyecto que tenga las mismas similitudes.
En este caso, las herramientas de automatización pueden ser tus mejores amigas: los correos de agradecimiento prescritos a los clientes que puedes copiar y pegar te ahorrarán un tiempo valioso que podrás dedicar a tareas más difíciles. Si tu trabajo se centra en las redes sociales, existen herramientas de software que puedes utilizar para publicar automáticamente. Solo tienes que investigar cuáles son las herramientas que más te ayudarán y utilizarlas cuanto antes.
6. Charla con tus compañeros
Charlar un rato con tus compañeros también es una forma inteligente de empezar el día en el trabajo. Intenta compartir el objetivo de cada uno y también los puntos críticos que hay que tratar ese día en concreto. Esto también motivará a tus compañeros para trabajar en equipo y afrontar juntos los distintos retos. Por lo tanto, empezar el día con estas charlas motivadoras y amistosas es la manera perfecta de desterrar todas las preocupaciones.
7. Revisa tu bandeja de entrada pero sin distracciones
No debes adquirir el hábito de revisar tu buzón de correo electrónico nada más llegar al trabajo, porque puede distraerte de tu objetivo. Según estudios científicos, se ha descubierto que la gente se pone a ver vídeos divertidos, acciones y titulares de noticias en lugar de revisar su correo electrónico. Aunque revises tu bandeja de entrada, asegúrate de responder sólo a los correos urgentes. Tampoco debes revisar tu bandeja de entrada con demasiada frecuencia, sino acostumbrarte a hacerlo no más de tres o cuatro veces al día.
8. Construye una rutina específica
Crear una rutina también es muy recomendable para pasar el día en el trabajo de forma organizada. Al crear una rutina, no tendrás que tomar decisiones periódicas sobre lo que hay que hacer a continuación. Todas tus tareas se completarán correctamente.
9. Establezca un periodo de tiempo específico para completar una tarea
Debe elaborar un plan para completar una tarea en un periodo de tiempo específico. Esto le ayudará a realizar la tarea a lo largo del día de acuerdo con su horario. También puede utilizar herramientas únicas para realizar un seguimiento de sus actividades en la oficina. Programando un temporizador, podrás completar una parte vital de un proyecto específico en un breve periodo de tiempo. Aunque esto suene simple, es altamente beneficioso para aumentar la productividad en el lugar de trabajo.
10. Abordar las tareas complicadas en la primera mitad de la mañana
Hay muchas personas que creen que el cerebro trabaja a su máxima capacidad durante la mañana. Por lo tanto, asegúrate de empezar tu día en el trabajo con las tareas más complicadas e intenta resolverlas de forma creativa. Serás capaz de hacer frente a los desafíos de manera eficiente durante la primera mitad de la mañana.
11. Date una pequeña recompensa después de realizar una tarea difícil
Asegúrate de motivarte dándote pequeñas recompensas después de completar una situación complicada y compleja en el trabajo. Por ejemplo, tómese un café o un té después de reunirse con un cliente difícil. También puedes tener una charla con tus compañeros para refrescar tu mente.
12. Prepárese para las interrupciones
Aunque haya fijado un horario, algo puede salir mal y estropear su agenda. Por eso, debe estar siempre preparado para afrontar interrupciones.
Por ejemplo, si planeas terminar una tarea específica entre las 09:00 y las 09:30 y luego empiezas la siguiente a partir de las 09:45, puede que te encuentres un poco perdido. Por lo tanto, es aconsejable estar preparado para todo y prever que no todo se ajustará a los plazos de tu agenda.
13. No descuides los descansos
Aunque sea uno de los días más ajetreados en el trabajo, asegúrate de tomarte un descanso de cierta duración. Pasar algún tiempo fuera del lugar de trabajo te ayudará a ganar un alto nivel de energía para abordar un problema o asunto con un enfoque diferente. También aumentará tu productividad en el trabajo.
14. Asegúrese de utilizar los recursos adecuados
Buscar nuevos recursos cada día para resolver o completar una tarea concreta es una pérdida de tiempo. Es más sensato limitarse a emplear un recurso concreto que funcione mejor para la tarea del día. Esto no sólo le ahorrará tiempo, sino que también le ayudará a completar su trabajo rutinario con eficacia.
15. Pide ayuda a tus compañeros
¿Tiene muchos objetivos que cumplir hoy? ¿Te preguntas si serás capaz de completar cada tarea a tiempo? Entonces, sin duda, le resultará beneficioso pedir ayuda a sus compañeros. Asegúrate de buscar los recursos adecuados en tu lugar de trabajo para lograr tu objetivo con eficacia.
Estos son algunos de los puntos vitales que debes seguir para alcanzar tu objetivo en el trabajo. Recuerda siempre que una planificación adecuada es muy importante para mejorar tu productividad. Independientemente de lo que vayas a conseguir, asegúrate de aplicar tus recursos de la mejor manera posible. También debes ser consciente de gestionar tu tiempo de forma fructífera y lograr así tu objetivo de manera eficiente.
Haznos saber en los comentarios si has sido capaz de adaptar estos consejos para alcanzar el éxito en tu vida profesional.
Artículo traducido del italiano