¿Cómo elige su software de gestión de proyectos?
La oferta de software de gestión de proyectos es muy amplia, lo que puede dificultar la elección de su solución. Antes de decidirse, asegúrese de definir todas sus necesidades y de tener en cuenta las limitaciones y posibilidades de su empresa. Lea todos nuestros artículos y consejos sobre herramientas de gestión de proyectos.
¿Qué tipo y tamaño de proyecto?
Se embarca en un proyecto que le interesa mucho o que permitirá el crecimiento de su empresa. El alcance del trabajo variará en función de la ambición del proyecto.
- Si se trata más bien de un proyecto personal o a pequeña escala, no necesitará un software con funciones avanzadas. Confórmate con un software que te permita gestionar las tareas, tener una visión clara del calendario y un cronograma detallado. Este tipo de software suele ser gratuito o muy barato. Está destinado a un número reducido de usuarios.
- Si se trata de un proyecto de colaboración, necesitarás funciones más avanzadas. Busca un software que ofrezca la posibilidad de compartir documentos, un foro y wikis. De este modo, cada colaborador puede modificar documentos, hacer propuestas o dar su opinión sobre la marcha del proyecto. Los documentos compartidos se modifican automáticamente en todas las cuentas de usuario. No hay que preocuparse por trabajar en la versión equivocada de un documento. Puedes comunicarte rápidamente mediante una aplicación de mensajería instantánea.
- Si vas a embarcarte en un gran proyecto con muchos usuarios, elige soluciones de software de gestión integrada. Se adaptan perfectamente a su empresa y a sus necesidades específicas. Tanto si necesita gestionar la planificación, la facturación, la gestión de existencias y suministros, la calidad o las relaciones con los clientes, podrá beneficiarse de una amplia gama de funciones avanzadas que le ayudarán a gestionar con éxito su proyecto.
¿Local o SaaS?
Elija entre un software de gestión de proyectos local o SaaS. ¿Cuáles son las diferencias entre ambos?
- Modo local: El software se instala directamente en los servidores de la empresa. Sus datos se almacenan dentro de la empresa. No necesita estar conectado a Internet para trabajar. Sin embargo, esta solución es a veces más cara que el software externalizado, sobre todo porque las actualizaciones no siempre están incluidas.
- Saas: "Software como servicio". Este tipo de software tiene varias ventajas. Es de fácil acceso, porque los datos se gestionan en un servidor externo. Así que puedes conectarte desde un ordenador, smartphone o tableta en cualquier lugar, siempre que tengas conexión.
Es una solución multiusuario. Pueden conectarse varias sesiones al mismo tiempo, y es muy fácil de administrar. Además, el software Saas se actualiza automáticamente, por lo que el departamento informático no tiene que dedicarle tiempo. El departamento técnico del sitio se encarga de gestionar las averías, dejando a su personal informático libre para otras tareas.
Usted tiene una idea clara del presupuesto asignado a este software, ya que se presenta en forma de suscripciones. La mayoría de las veces, los precios son variables en función del número de usuarios. Haz tus cálculos antes de comprometerte. Si tu proyecto va a durar varios años, debes tener en cuenta que aunque el coste de la suscripción parezca atractivo en ese momento, puede dejar de ser rentable al cabo de un tiempo.
En conclusión, el SaaS tiene muchas ventajas sobre el software local, aunque requiera una conexión a Internet. El software local es una inversión real para una empresa, mientras que el software SaaS tiene un coste de funcionamiento sencillo y puede interrumpirse en cualquier momento. Por tanto, supone una carga menor para el presupuesto, sobre todo para las pequeñas empresas.
Artículo traducido del francés