No es la gestión de proyectos lo complicado, sino la búsqueda de un método eficaz

Un problema habitual entre agencias creativas, consultorías y estudios de diseño es coordinar los recursos cuando el número de proyectos y de empleados empieza a crecer simultáneamente.

En estas situaciones, podría pensarse que el mayor obstáculo es la gestión del proyecto, establecer una lista de precios y distribuir las actividades entre los recursos disponibles para obtener un mínimo de rendimiento. La realidad es que, en la mayoría de los proyectos, la complejidad no reside tanto en la planificación de las actividades en sí, sino en el engranaje de las limitaciones del proyecto con las de los demás.

Un problema de coordinación

Disponer de los recursos adecuados cuando se necesitan es probablemente la mayor dificultad a la que se enfrenta el director del proyecto y que resuelve la organización.
Planificar un proyecto no requiere conocimientos de astronauta. Todos planificamos nuestra vida a diario: actividades deportivas, reuniones semanales, cuándo ir de compras, viajes y vacaciones, teniendo siempre presente nuestro presupuesto mensual. Por lo tanto, sin duda somos capaces de planificar las actividades de un proyecto, pero sólo si estamos en condiciones de conocer la situación actual de la empresa.

Por otro lado, a menudo ocurre que en situaciones de crecimiento, se crea de repente una situación de "sobre la marcha" en la que se contratan nuevos recursos, se asignan proyectos a la primera persona disponible y, en la confusión, se pierde de vista el aspecto más importante: desarrollar una propuesta de valor a través de competencias específicas e individuales. La cuestión es que (afortunadamente) no todos somos iguales: cada uno tiene su bagaje de experiencia, habilidades y conocimientos específicos que le hacen único y más adecuado para contribuir a un proyecto que a otro. De este modo, trabajar no se convierte en una actividad pasiva a la que uno es asignado, sino en la que uno es elegido (¡y en la que uno disfruta!).
Se comprende así que el verdadero problema sea la coordinación.

Centralizar el control no es la solución

Llegados a este punto, la solución tradicional de muchas empresas es cargar el sistema de rigidez, centralizando la planificación en unos pocos recursos y creando una estructura vertical vinculante. Aquí acuden al rescate programas de gestión de proyectos extremadamente potentes y complejos. Son útiles para obtener planes hiperdetallados y designar planificadores que traduzcan las solicitudes de asignación para optimizar el rendimiento del equipo.
La realidad es que, debido a esta complejidad y a la gran cantidad de información que requieren estos sistemas, a menudo acaban utilizándose de forma reducida y ofrecen una visión parcial de la situación de la empresa. En resumen, crean más dificultades de las que deberían resolver.

Así pues, si la lógica centralizada plantea rigideces que hoy en día son difíciles de conciliar con la rapidez de acción necesaria, quizá la respuesta esté en el paradigma opuesto, es decir, en los sistemas distribuidos.

La respuesta está en los sistemas distribuidos

Adoptar un modo de organización plano en el que no haya gastos generales y todo el mundo pueda convertirse potencialmente en PM de un proyecto suena a ciencia ficción. En realidad, las empresas más innovadoras ya han adoptado este método y crecen a la velocidad del rayo.

En primer lugar, permitir que una organización descentralice el control significa establecer un nuevo tipo de cultura interna, basada sobre todo en la confianza en las personas y en sus capacidades individuales. Significa darles la oportunidad de crecer desde el punto de vista profesional, permitiéndoles asumir la responsabilidad de los proyectos. Esto implica, sin duda, una inversión en la formación de cada recurso: no hablamos de másteres o cursos de formación avanzada, sino simplemente de explicarles cómo organizar el trabajo en equipo y por qué hay que hacerlo.

Esta pequeña apuesta redundará no sólo en un retorno económico, al eliminar costes de gestión y control, sino sobre todo en tener un equipo concienciado, capaz y responsable.

Además, para habilitar estos mecanismos de coordinación entre iguales también es necesario abrir el sistema y, por tanto, dar acceso a las personas a la información que necesitan para poder tomar decisiones y permitir la comparación mutua. El conocimiento por parte de todos de los aspectos críticos y las repercusiones de las decisiones individuales fomenta la coordinación y hace que las personas sean más autónomas y colaboradoras.

Esto es impracticable sin una herramienta que permita esta dinámica. En concreto, la función clave para descentralizar la toma de decisiones es disponer de una planificación compartida que muestre la disposición de los miembros del equipo.

De este modo, la organización se vuelve mucho más reactiva, capaz de adaptarse más rápidamente a los cambios en los proyectos y, por tanto, a los cambios en la asignación. Como resultado, la planificación está mucho más actualizada y, por tanto, refleja la realidad.

En la disyuntiva entre precisión y puntualidad, esta última gana con diferencia.

Otra clave para resolver los problemas organizativos de muchas empresas en crecimiento es encontrar un software capaz de devolver una gran cantidad de información a partir de una pequeña cantidad de datos.
La razón es que, pidiendo directamente a la gente que introduzca un poco de información, es posible obtenerla con la frecuencia adecuada y de forma coherente. Gracias a ello, wethod ofrece una visión actualizada de la situación de la empresa, donde los datos proceden directamente de la persona interesada, evitando ese teléfono inalámbrico que suele provocar resultados poco fiables. Por el contrario, al pedir a unos pocos intermediarios que introduzcan una gran cantidad de información a nivel detallado, el resultado, como suele ocurrir, es una visión general de la empresa poco representativa y actualizada esporádicamente.

Las principales funciones de las que wethod extrae datos para generar las distintas páginas de análisis son:

1. El pipeline de oportunidades de negocio
2. Los presupuestos de los proyectos
3. La planificación de recursos
4. La hoja de horas semanal
5. El estado del proyecto

Se trata de información que toda organización gestiona de una forma u otra, pero en este caso está integrada de forma intuitiva en el mismo sistema.

Este software apoya y acelera el proceso de toma de decisiones porque es capaz de obtener semanalmente multitud de informes y perspectivas, tanto a nivel general de la empresa como con más detalle sobre las áreas de negocio más importantes, como el rendimiento de las ventas, la productividad de los equipos, la segmentación de los ingresos de la cartera de proyectos y la salud de los proyectos.

Un método inteligente, informado y distribuido

Por tanto, la solución a los problemas de coordinación y planificación no se encuentra en un control rígido y centralizado, sino en lo contrario.

Ante todo, es necesario implantar sistemas fáciles e intuitivos, pero al mismo tiempo capaces de mostrar eficazmente el estado de salud de la empresa.

También es necesario promover una nueva cultura organizativa transparente, pero responsable, abierta y compartida, basada en la confianza en las personas y en el grupo.

Esta filosofía sólo puede apoyarse en un método eficaz que responda de forma reactiva a las exigencias del mundo actual: el único obstáculo es dejar atrás algunas ideas preconcebidas, cuestionar las teorías tradicionales de gestión de proyectos para adoptar una visión inteligente, moderna y eficaz.