¿Cómo se calcula la gestión del valor ganado? La herramienta para que las empresas no se desvíen más en los proyectos
La Gestión del Valor Ganado (EVM) es un sistema de gestión de proyectos que combina calendario, costes y valor para medir el rendimiento del proyecto. El tamaño o la dificultad del proyecto no tienen nada que envidiarle. Sin embargo, el uso de la gestión del valor ganado (EVM) puede cambiar en función de las circunstancias que se presenten, como los problemas meteorológicos. Mide las fases de trabajo del proyecto que ha completado y realizado dentro de un plazo y presupuesto determinados. Básicamente, controla si va retrasado con respecto al calendario y si ha superado el presupuesto prefijado. Entonces, ¿cómo se calcula la gestión del valor ganado (EVM) y por qué es necesaria?
El uso y la comprensión de la gestión del valor ganado para el rendimiento de los proyectos
Por supuesto, si estás leyendo este artículo de Appvizer, siempre hay una herramienta para simplificar tus tareas, planificar tu calendario y mejorar el rendimiento de tu trabajo al finalizar el proyecto. En este caso, se trata de la gestión del valor ganado (EVM). Cualquier persona que gestione planes de proyectos puede beneficiarse de un software de gestión de proyectos. No importa lo pequeño que sea el plan del proyecto, un software de gestión puede seguir siendo útil.
Muchas empresas que no gestionan proyectos de fiar utilizan software para organizar, planificar, hacer un seguimiento y dar vida a su trabajo. Por eso, si tu proyecto es grande, te sugiero que utilices la gestión del valor ganado (EVM).
Centraliza todas las tareas en un único lugar. Los gestores de proyectos y los equipos de proyecto ya no se enfrentan a la confusión, sino que tienen la suerte de poder realizar un seguimiento preciso y real de sus tareas y proyectos.
Estas herramientas se presentan de muchas formas, como los propios proyectos de tareas. Por ejemplo, algunos de sus planes pueden ser procesos de proyecto sencillos en los que sólo participen usted y otra persona, mientras que otros pueden llevar meses a los equipos. Aquí tienes tres tipos de herramientas que pueden ayudarte a gestionar las tareas y el trabajo en equipo.
¡☝️Choose sabiamente!
He aquí cómo:
Elegir el más adecuado para usted y su equipo es esencial, ya que existen muchos tipos de software de gestión de proyectos que ofrecen la gestión del valor ganado.
Estas son algunas de las preguntas que debería plantearse al evaluar las opciones de software de gestión de proyectos:
- ¿Lo utilizará su equipo?
- ¿Será útil para todos los departamentos? Como EVM da acceso a toda la información relativa al proyecto, al equipo del proyecto y a otros departamentos.
- ¿Es suficientemente transparente y tiene una comunicación clara? Para que todo el mundo entienda la tarea que tiene entre manos y pueda realizarla rápidamente.
- ¿Se pueden generar informes personalizados?
- ¿Tiene una cooperación completa con sus otras herramientas?
Y, aquí están las formas reales completas en que funciona. En primer lugar, tiene que empezar por clasificar completamente su trabajo, presupuesto y calendario.
A continuación se detallan todos los pasos a seguir.
Primer paso
El primer paso es, como se mencionó anteriormente, pero más en profundidad, es clasificar completamente el trabajo. Qué tipo de proyecto va a ser, definir los diferentes tipos de actividades que va a realizar y que necesita llevar a cabo en el proyecto.
Suele hacerse con la ayuda de la EDT, una estructura de desglose del trabajo en la gestión de proyectos que, como su nombre indica, estructura sus actividades de forma clasificada. El método utilizado para los proyectos se conoce como enfoque descendente, que consiste en tomar el objetivo y los resultados estimados y descomponerlos en partes.
Segundo paso
En el segundo paso, se trata de fijar un valor de coste completo a las actividades de tu proyecto y cuestionarlas. Este paso se denomina valor planificado, conocido como (PV) del proyecto. Puede medir completamente el proyecto en moneda (total del coste/presupuesto) o en calendario (horas de trabajo).
Tercer paso
El tercero es el valor ganado. El coste y el valor, cada actividad, le hará ganar. Cuanto más rápido te muevas, más ganarás en tiempo y coste, pero si vas demasiado despacio, ¿qué puedo decir? Pierdes más de ese valioso tiempo y dinero (coste) para tu proyecto. ¿Y quién quiere eso? Ni tú ni yo. Así que yo diría que utilices el viejo método de gestión del valor ganado (EVM) para no acabar con este problema.
Cuarto paso
Y finalmente, el cuarto y último paso completo es llevar el proyecto del papel a la acción. Aquí es donde averiguas si todo lo que has planificado en tu proyecto (coste/presupuesto y tiempo) utilizando el proyecto de valor ganado (EVM) ha funcionado o no. En realidad, es la parte física del proyecto.
¿Cómo se calcula la gestión del valor ganado (EVM)?
Así que, básicamente, la gestión del valor ganado ( EVM ) es en realidad ayudar a calcular la desviación entre un presupuesto / coste establecido y el límite en el que el trabajo (tareas o actividades) tienen que ser realizadas y completadas en el proyecto real.
Presupuesto de finalización: El BAC o presupuesto a coste de finalización es el total de todos los presupuestos establecidos para el trabajo que se va a realizar en el proyecto. Indica cuánto se había previsto inicialmente que costaría el proyecto. No hay una fórmula única. El BAC se refiere al coste presupuestado total real del proyecto y al valor que se ha ganado o perdido.
Valor planificado: Es el valor de trabajo completo del proyecto que usted ha planificado previamente de acuerdo con su tiempo y presupuesto (coste) y que debe completarse a su debido tiempo. Las actividades de trabajo deben respetar el plan del proyecto. Se calcula antes de atacar cualquier actividad del proyecto. Esto es lo que se utiliza en el presupuesto que has medido completamente, y nada más. Todavía no entra en juego nada fuera del presupuesto y del coste.
Así que aquí está cómo calcularlo:
Tomas el porcentaje planificado del trabajo que has completado en el proyecto y lo multiplicas por el presupuesto del proyecto (coste), y obtendrás tu Valor Planificado.
Su fórmula: Valor Planificado = (Porcentaje (%) Planificado Completo) X (BAC)
Coste real: Es el coste real, la cantidad total de dinero que se ha gastado desde que cada miembro del equipo ha comenzado y realizado sus actividades en el proyecto. Se refiere al coste real desde el inicio de cada actividad realizada en el proyecto durante un periodo de tiempo determinado (una fecha concreta).
No hay una forma específica de calcular el Coste Real. Es el importe total que se ha gastado hasta ahora en el proyecto.
Valor Ganado: Tome el porcentaje confirmado del trabajo completado en el proyecto y multiplíquelo por el presupuesto del proyecto, y obtendrá el Valor Ganado.
Valor Ganado = porcentaje (%) de trabajo completado en el proyecto X BAC (Budget at Completion).
He aquí un ejemplo de cálculo:
Usted tiene un proyecto real para completar en 14 meses. Ha fijado un presupuesto de 100.000 dólares para el proyecto. De repente, han pasado seis meses y ha utilizado 60.000 $ de ese presupuesto. Al inspeccionarlo, se da cuenta de que sólo ha completado el 40% del trabajo.
Entonces, ¿cómo se calcularía el Valor Ganado (VE) del proyecto?
Su Valor Ganado es el 40% del valor del trabajo total del proyecto
Usted ha completado un 40% del valor del BAC conocido como Presupuesto a la finalización
Por lo tanto, calculará
= 40% de 100.000
= 0.4 X 100,000
= 40.000 USD
Al final, el Valor Ganado (EV) completo de su proyecto es de 40.000 USD. Y todo esto gracias a EVM, que le proporcionó una visión general de su calendario, costes y valor para medir completamente el rendimiento de su proyecto.
Análisis de desviaciones
Desviación de costes: Es la diferencia entre lo que se esperaba gastar del presupuesto y lo que realmente se gastó en el proyecto. Se calcula como la diferencia entre el valor ganado y el coste real.
La fórmula: CV (desviación de costes) = EV (valor ganado) - AC (coste real)
Desviación del calendario (VC): Es la diferencia entre el punto del calendario previsto para el cumplimiento de las actividades y el punto real del calendario del proyecto. Se calcula como una diferencia entre el valor obtenido y el valor planificado. Básicamente, explica si debe avanzar más rápido o permanecer a ese ritmo para completar el proyecto.
La fórmula es: SV = EV (valor ganado) - PV (valor planificado)
Índices de rendimiento
Índice de rentabilidad (CPI)
El índice de rendimiento de costes es la velocidad a la que el rendimiento del proyecto cumple las expectativas de costes durante un periodo de tiempo determinado. Es una relación entre el valor ganado y el coste real.
La fórmula es: CPI (índice de rendimiento de costes) = EV (valor ganado)/ AC (coste real)
Índice de rendimiento del programa (SPI)
Índice de rendimiento del programa: Es un cálculo del valor ganado respecto al valor planificado. Básicamente, se trata de saber en qué medida se están realizando y completando físicamente esas actividades en comparación con el calendario.
La fórmula es: SPI (índice de rendimiento del cronograma) = EV (valor ganado) / PV (valor planificado)
Estimación a la finalización (EAC)
La estimación a la finalización es el coste total previsto de la finalización total del trabajo. Permite saber si se ha superado el coste y el presupuesto originales del proyecto.
EAC (estimación a la finalización) = BAC (presupuesto a la finalización) / CPI (índice de rendimiento de costes) - Si se espera que el CPI (índice de rendimiento de costes) sea el mismo para el resto del proyecto, la EAC (estimación a la finalización) puede calcularse utilizando esta fórmula.
Estimación hasta la finalización (ETC)
La estimación a la finalización es el coste restante para completar todo el trabajo restante del proyecto. Calcula cuánto más se gastará en el proyecto si se va con retraso.
La fórmula es la siguiente ETC (estimación para finalizar) = EAC (estimación al finalizar ) - AC (coste real) - Si el trabajo del proyecto avanza según lo previsto, el coste de finalizar el trabajo previsto restante puede calcularse mediante la fórmula anterior.
Desviación al final (VAC)
La desviación a la finalización consiste en comparar el presupuesto original BAC del proyecto y el utilizado durante el trabajo, si no se respetó el BAC. Se calcula como la diferencia entre el presupuesto a la finalización y la estimación a la finalización.
La fórmula: VAC (Varianza a la finalización ) = BAC (presupuesto a la finalización) - EAC (estimación a la finalización)
Al fin y al cabo, hay que tener en cuenta que la gestión del valor ganado (EVM) es muy importante a la hora de gestionar y completar un proyecto. Ahorra mucho tiempo, dinero y valor gracias al sistema organizativo de EVM.
Artículo traducido del inglés