Control de proyectos: tareas, definición y métodos de una fase esencial de la gestión de proyectos
Un control adecuado de los proyectos garantiza su buen desarrollo y asegura la productividad y rentabilidad de la empresa.
Pero, ¿qué es el control de proyectos? ¿Cuáles son las tareas de esta fase esencial en la realización de un proyecto? ¿Qué métodos y herramientas existen para controlar un proyecto?
Los beneficios son muchos: optimización del tiempo, ahorro económico, competitividad, eficacia y satisfacción por parte del cliente, del cliente y de sus equipos.
¿Qué es el control de proyectos?
Definición
La realización de un proyecto depende sobre todo de una buena planificación y gestión del mismo. El controlling de proyectos es una fase fundamental de la gestión de proyectos y supervisa la correcta administración de las actividades y el cumplimiento de los plazos, los costes y la calidad.
Según la norma DIN 69901, el controlling de proyectos sirve para "garantizar la consecución de todos los objetivos del proyecto". Las tareas de controlling del proyecto son, por tanto, un ciclo constante entre la medición y la comparación de desviaciones durante todas las fases de la gestión del proyecto, o desde la definición del proyecto hasta su finalización. El control de proyectos es, por tanto, necesario para
- Medir el avance de un proyecto en relación con las previsiones, el presupuesto asignado y los recursos materiales y humanos disponibles;
- anticipar, visualizar y corregir las desviaciones en tiempo real y así poder hacer frente a los cuellos de botella y retrasos en los recursos.
En el control de proyectos se distingue entre control de proyectos operativo y estratégico. El control operativo de proyectos se divide en dos subáreas: Controlling de proyectos individuales y Controlling de proyectos múltiples.
Controlling operativo de proyectos
Controlling de proyectos individuales
Como sugiere el término, el controlling de proyectos individuales se utiliza para controlar y supervisar un único proyecto en la empresa con el fin de garantizar que el proyecto se lleva a cabo correctamente.
Controlling operativo de multiproyectos
En cambio, el controlling operativo multiproyecto se centra en un periodo de tiempo. Varios proyectos con distintos grados de realización y plazos se controlan conjuntamente para optimizar la coordinación de los distintos procesos del proyecto.
Los métodos del controlling operativo multiproyecto son similares a los del controlling individual de proyectos, con la diferencia de que este controlling supervisa varios proyectos simultáneamente.
Controlling estratégico de proyectos
También conocido como controlling estratégico multiproyecto o controlling de cartera, el controlling estratégico de proyectos se ocupa del suministro de información y herramientas para construir los bloques de un proyecto, o la priorización, evaluación y toma de decisiones.
¿Cuáles son los objetivos del controlling de proyectos?
- Alcanzar los objetivos del proyecto de forma eficaz,
- Medir los avances para visualizar el estado actual del proyecto,
- Reconocer las desviaciones (comparación objetivo/real) con respecto al plan del proyecto,
- Proponer medidas correctivas para la gestión del proyecto,
- Documentar los resultados en un informe de situación del proyecto,
- Comunicar los resultados a las partes interesadas, equipos, clientes, etc.
¿Qué tareas implica el control de proyectos?
Dependiendo del tamaño de la organización, del proyecto y del número de personas implicadas, es necesario supervisar la calidad, el progreso y el éxito del proyecto en cada fase de su desarrollo. El control del proyecto puede llevarlo a cabo el propio director del proyecto o uno o varios controladores del proyecto, lo que también depende del tamaño de la empresa y del proyecto.
El control del proyecto incluye las siguientes tareas
- Control y planificación del proyecto,
- Comprobación de las entregas en cuanto a calidad, plazos, recursos y costes,
- Seguimiento de los indicadores de rendimiento y los KPI,
- Controlar la correcta aplicación de los métodos de gestión de proyectos,
- Coordinar posibles medidas contra las desviaciones del plan del proyecto.
¿Qué hace exactamente un controlador de proyectos?
El controlador del proyecto es responsable de gestionar el progreso del proyecto (actualización, planificación, control). Por tanto, el controlador del proyecto desempeña un papel clave en el éxito global de un proyecto sin tomar decisiones estratégicas.
Se comunica con diversos contactos de gestión del proyecto y transmite información importante a las personas pertinentes. Como garante de la calidad, analiza las cifras clave dentro de un marco temporal y presupuestario definido.
He aquí una lista no exhaustiva de sus tareas habituales:
- Preparar un informe actualizado de la situación del proyecto durante las reuniones,
- Seguimiento de las medidas en curso y cumplimiento de los plazos,
- Mantener el marco metodológico de los proyectos,
- Resumir y compartir la información con los gestores,
- Definición de indicadores clave de rendimiento (KPI) y preparación de informes de resultados en forma de cuadros de mando,
- Preparación de informes financieros,
- Proporcionar apoyo y asistencia a los usuarios de software.
Con un fuerte espíritu de equipo, aporta al proyecto una visión estructurada y presta gran atención a los detalles. El éxito de la ejecución de un proyecto depende en gran medida del controlador del proyecto, ya que su presencia ha permitido importantes ahorros de tiempo cuando coinciden la planificación, el tiempo y la prioridad .
Métodos y ejemplos de control de proyectos
El controlling de proyectos también se basa en diversos instrumentos y métodos para controlar y supervisar el avance del proyecto. Hay un método correspondiente para cada fase del proyecto, que también depende de diversos parámetros, como
- Tamaño y área de la empresa,
- Tamaño del equipo,
- Relevancia y envergadura del proyecto,
- indicadores de rendimiento disponibles, etc.
A continuación le mostramos algunos ejemplos de métodos que puede utilizar en las distintas fases de avance de un proyecto.
La estructura de desglose del trabajo (EDT)
La estructura de desglose del trabajo (EDT) es de gran ayuda en la planificación de proyectos. Con este método, toda la estructura del proyecto se divide en subtareas basadas en paquetes de trabajo (tareas). Esto crea una secuencia lógica entre las tareas individuales del proyecto y favorece la priorización, la reacción ante los retrasos y la comunicación entre los equipos a lo largo del proyecto.
El Análisis del Valor Neto (ANR)
El Análisis del Valor Neto (Net Worth Analysis, NWA) es un método de planificación habitual en las empresas para tomar decisiones cuando no se encuentran criterios objetivos y financieros para tomar una decisión clara. Analiza cada alternativa individual del proyecto y las clasifica o prioriza en función de valores de utilidad (por ejemplo, una escala de 1 a 5). Es necesario definir de antemano los criterios de las alternativas comparables para que los responsables de la toma de decisiones (por ejemplo, los clientes) puedan indicar sus preferencias.
El Análisis del Valor Ganado (EVA)
El Análisis del Valor Ganado (EVA) es un método para medir el presupuesto y el rendimiento a lo largo de un proyecto. Esta técnica compara los costes, los plazos del proyecto y los índices de productividad previstos y reales. El EVA se presenta en forma de gráfico que muestra las curvas del valor previsto, los costes reales y la correspondencia entre estos dos datos, lo que da como resultado el valor ganado.
La comparación teórico/real
La comparación te órico/real es una herramienta de control que compara los costes teóricos con los costes incurridos en un periodo determinado (costes reales). Con la ayuda de esta comparación, se puede determinar una desviación de los costes reales y rastrear su causa.
Análisis de riesgos
El análisis de riesgos debe documentarse durante toda la ejecución del proyecto. Este método, bastante extenso, combina todas las actividades para reconocer y gestionar sucesos de cualquier tipo. Evalúa periódicamente las causas y consecuencias de su impacto en el progreso del proyecto y las prioriza en función de su criticidad.
El análisis de la tendencia de los hitos (MTA)
El análisis de la tendencia de los hitos (MTA) también es un método de control del proyecto y se utiliza para reconocer los retrasos en una fase temprana. El MTA se presenta en forma de diagrama que permite reconocer claramente los retrasos en los hitos. Para ello es necesario definir con firmeza los plazos de cada hito. Según la norma DIN 69900, los hitos se definen como "acontecimientos de especial importancia" y pueden ser, por ejemplo, la finalización de un paquete de trabajo. El análisis de la tendencia de los hitos es, sobre todo, una herramienta importante para orientar el progreso del rendimiento de un proyecto.
Seguimiento y control
Como hemos visto, el éxito de un proyecto depende del control del tiempo, el presupuesto y los recursos disponibles.
Controlar un proyecto significa también aprovechar los conocimientos de los equipos, comunicar en todo momento el avance del proyecto y realizar un seguimiento riguroso. Las reuniones periódicas, los informes y el uso de programas informáticos de gestión de proyectos son elementos que permiten reaccionar con eficacia ante los imprevistos y completar con éxito todas las actividades.
Artículo traducido del alemán