10 consejos para presupuestar bien un proyecto
Gestionar el presupuesto de un proyecto es una etapa clave de la gestión de proyectos. Trata la delicada parte de los gastos y los recursos financieros.
Como gestor de proyectos, su objetivo es garantizar que todos sus proyectos se lleven a cabo. Y, si no eres capaz de gestionar los fondos con eficacia, correrás el riesgo de no completar tus proyectos.
Aquí tienes 10 consejos para que el presupuesto de un proyecto sea un éxito, así como las ventajas de utilizar el software adecuado para gestionar el presupuesto de tu proyecto de forma eficiente.
¿Qué es el presupuesto de un proyecto?
Definición
El presupuesto de un proyecto forma parte de un proceso financiero que puede dividirse en tres fases:
- estimación de costes, se establece tomando como referencia los costes reales de proyectos similares, si es posible, y se vincula al plazo estimado,
- presupuestación del proyecto, el presupuesto se asigna en función del desglose del proyecto,
- control de costes. "Nota: un método de cálculo muy utilizado en la gestión de proyectos es la Gestión del Valor Ganado o curva S. Se utiliza para medir el progreso de un proyecto y anticipar los próximos pasos comparando las previsiones con las acciones que se están llevando a cabo y sus costes asociados."
Como representación financiera y realista del proyecto, el presupuesto de un proyecto consiste en enumerar, identificar y clasificar : - los gastos,
- los ingresos adquiridos o en curso de adquisición.
Planificar y elaborar una estrategia de antemano le permitirá establecer un presupuesto de proyecto pertinente junto con los pasos para revisarlo constantemente. De este modo, podrá supervisar su proyecto y comprobar si se está llevando a cabo con éxito.
Así, entre sus misiones, un gestor de proyectos debe:
- evaluar la viabilidad del proyecto (estudio de mercado, hacer una estimación del presupuesto y los recursos disponibles, etc.),
- fijar objetivos,
- desglosar los proyectos y programar las tareas,
- asignar los recursos humanos y materiales,
- identificar los factores de riesgo,
- planificar proyectos y calendarios,
- crear presupuestos y asignar el presupuesto del proyecto,
- presentarlos a la dirección para su validación, y hacer correcciones si es necesario,
- supervisar el progreso del proyecto,
- ajustar calendarios y presupuestos en tiempo real.
Aquí nos centramos en el paso 7, que, dado su lugar, es un paso fundamental entre las fases estratégica y operativa.
Objetivos
Gracias a esta herramienta de previsión, podrá visualizar la viabilidad de su proyecto en la fase inicial, realizar ajustes y alcanzar sus objetivos o el margen previsto.
El presupuesto de un proyecto puede servir para
- ayudar en el proceso de toma de decisiones,
- considerar varias hipótesis de actuación, más o menos ambiciosas,
- anticipar sus resultados futuros,
- confrontar tus deseos con las realidades económicas,
- solicitar financiación o asociaciones,
- presente un proyecto creíble y viable,
- analice y compare periódicamente su PO con los gastos e ingresos reales,
- ajuste su proyecto según sea necesario.
¿Qué debe incluir la preparación del presupuesto de tu proyecto?
Como cualquier presupuesto, se divide en dos columnas: gastos e ingresos, que a su vez se dividen en varias categorías.
Gastos
Los gastos se calculan en primer lugar, y los ingresos se ajustan por otro lado en función de su importe.
Entre los gastos directos
- la suma de los salarios de los recursos humanos internos en proporción al número de horas (previstas) dedicadas al proyecto,
Cálculo: salario bruto + nóminas y cargas patronales x horas trabajadas x número de meses o semanas (según se trate de un presupuesto mensual o anual).
Esto se denomina "equivalente a tiempo completo".
- Gastos de funcionamiento (compras, subcontratación),
- el coste de la mano de obra externa multiplicado por la duración de la intervención,
- los costes de adquisición o alquiler de material específico del proyecto (por ejemplo, suministros, papel, alquiler de una sala de formación),
- costes relacionados con la comunicación del proyecto (gráficos, impresión, costes relacionados con la difusión, etc.),
- viajes, gastos de reuniones, etc.
Costes indirectos
(para el coste de los recursos asignados a varios proyectos, no exclusivamente al proyecto en cuestión, compartidos mediante claves de distribución) :
He aquí un ejemplo:
Para asignar el coste del alquiler, tome el tiempo medio de ocupación de los locales en función del tamaño de cada proyecto, y distribúyalo en porcentaje. Si el proyecto 1 ocupa el local el 20% del tiempo, el proyecto 2, el 30% del tiempo y el proyecto 3, el 50% del tiempo. Entonces, el 20% de los gastos de alquiler, electricidad, agua, etc. deben asignarse al proyecto 1 y así sucesivamente.
- Gastos varios: agua, electricidad, facturas de teléfono, alquiler y gastos de alquiler, seguros, mantenimiento de locales y equipos,
- gastos de gestión: salarios de los servicios transversales a la empresa o externalizados (departamento jurídico, departamento contable, seguridad),
- impuestos,
- gastos financieros: préstamos bancarios, intereses a pagar, primas,
- gastos de comunicación,
Ingresos
- venta de productos,
- comisiones por servicios,
- subvenciones,
- asociaciones,
- autofinanciación,
Control de costes
"Nota: un método de cálculo muy utilizado en la gestión de proyectos es la Gestión del Valor Ganado o curva en S. Se utiliza para medir el progreso de un proyecto y anticipar los próximos pasos comparando las previsiones con las acciones que se están llevando a cabo y sus costes asociados"
10 consejos para elaborar con éxito el presupuesto de un proyecto
Aquí tienes 10 consejos que te ayudarán a crear un presupuesto de proyecto exitoso:
Consejo 1: No descuides la fase de análisis de la inversión
La fase de análisis de la inversión incluye un cálculo del rendimiento estimado de la inversión (ROI), pero también un estudio de previsión del flujo de caja. Esto se utiliza para valorar los proyectos de la cartera (PPM o Portfolio Project management, en el caso de que se piloten varios proyectos en paralelo).
Consejo 2: Diversificar las fuentes de financiación
Un presupuesto de proyecto puede servir para diversificar las fuentes de financiación (públicas, privadas, etc.) de las asociaciones que tramitan solicitudes de subvenciones. Además, puede servir para tranquilizar a cada inversor. A menudo se añade una parte de autofinanciación para compensar la diferencia entre los recursos y los gastos previstos y mostrar así la implicación de la empresa.
Es imposible buscar un margen (carácter no lucrativo), su objetivo debe ser simplemente el equilibrio financiero. Además, un inversor no pretende ayudarte a generar beneficios, está ahí para ayudarte a alcanzar un objetivo.
Independientemente del tipo de empresa de que se trate, planificar un proyecto y diversificar las fuentes de financiación puede ayudar a compensar la eventual retirada de una de ellas.
Consejo 3: Valore sus contribuciones en especie
Calcule sus gastos "valorados " (préstamo de material, salas, voluntariado). Esto es importante para las asociaciones que solicitan una subvención, o las empresas que solicitan la participación de un socio. A menudo tendrá que traducir la cantidad solicitada en un porcentaje del total del proyecto. Si se valora la sala, el presupuesto total sube, pero la parte solicitada al financiador baja en porcentaje.
Consejo 4: Divida su presupuesto
En lugar de presupuestar a lo largo de la vida del proyecto, intente hacerlo mensualmente. Esto le permitirá tener una visión clara del presupuesto de su proyecto y poder adaptarlo en función de los retos a los que se enfrente (cambio de proveedores, retrasos). También hay menos margen de error.
Por ejemplo, puedes utilizar una hoja de Excel con las principales fases de tu proyecto en las columnas de cabecera, los meses en líneas separadas y los costes de cada fase en su intersección. Así le resultará fácil sumar el presupuesto total estimado.
También puedes proceder a crear el presupuesto de tu proyecto en función del tipo de gasto. En cada revisión del presupuesto, es importante que identifiques rápidamente las pérdidas y los beneficios.
Consejo 5: Implique a sus colegas
Como gestor de proyectos, usted está a cargo de las operaciones. Sin embargo, no siempre conocerá todos los elementos que deben figurar en las previsiones contables. Tampoco estará al tanto de los gastos y necesidades de otros departamentos que contribuyen a la fase operativa del proyecto (marketing, investigación y desarrollo, etc.).
La dimensión colaborativa es otro factor de éxito en la gestión de proyectos. A la hora de elaborar el presupuesto de un proyecto, debes implicar a distintos colegas para aunar los conocimientos prácticos y la actividad de cada uno de ellos.
Se desaconseja encarecidamente delegar esta tarea en un contable. La administración y el campo deben caminar de la mano.
Consejo 6: Encontrar el precio justo
Es bastante normal infravalorar o sobrevalorar los gastos.
Sobrevaloración
Contrariamente a lo que pueda leer o escuchar, no infle los gastos. Se permite un pequeño margen de seguridad (+ 5%) para gastos inciertos, pero, en general, es mejor ceñirse lo más posible a sus previsiones reales.
En su lugar, se recomienda apartar una reserva de efectivo para no tener que preocuparse demasiado por averías del equipo o un aumento de los gastos, por ejemplo.
Algunas empresas prefieren añadir una línea titulada "gastos de gestión" equivalente al 10% del presupuesto total en la parte inferior del cuadro.
Infravaloración
Del mismo modo, no debes infravalorar tus gastos. Un presupuesto restringido se convertirá rápidamente en una fuente de problemas y conflictos entre varias tareas.
En las fases de ejecución del proyecto, analiza los factores de riesgo para evitar este tipo de situaciones.
Consejo 7: No subestime los plazos
El tiempo es oro. Si tiene previsto lanzar un producto demasiado pronto, posponerlo puede disparar su presupuesto (ampliación de una campaña de emailing, cancelación y aplazamiento de la reserva del lugar del evento, etc.).
Además, si pide a sus empleados que calculen su carga de trabajo futura, tenga en cuenta que tenderán a ser demasiado optimistas. Debería añadir un margen de seguridad del 20% al tiempo que calculan que dedicarán a cada tarea.
Consejo 8: Controle su presupuesto
Controla los gastos y el tiempo que dedica cada miembro del equipo a cada tarea. A continuación, compare los costes estimados con los reales para anticiparse a lo que sucederá después.
Consejo 9: Comuníquese con su equipo
Como buen gestor, sabes que el éxito de un proyecto no sólo depende de una buena gestión del mismo. También se basa en las habilidades y el compromiso de tus empleados para satisfacer a los clientes.
Así pues, la comunicación interna, especialmente en torno al presupuesto del proyecto y su evolución, :
- estimulará la inteligencia colectiva
- descompartimentar las competencias,
- fusionar talentos,
- mejorar las relaciones dentro del equipo,
- armonizar las cargas de trabajo,
- hacer que los empleados se sientan seguros,
- descartar muchos factores de riesgo asociados a los recursos humanos (accidentes, falta de compromiso, sobrecarga de trabajo, etc.).
Consejo 10: Mantenga su hoja de cálculo del presupuesto
No crees tu hoja de cálculo del presupuesto del proyecto en Excel ni utilices plantillas de presupuestos de proyectos.
Si crea la hoja de cálculo del presupuesto del proyecto en Excel, necesitará una sólida formación en contabilidad para pensar en todos los gastos y saber dónde colocarlos.
Además, no es recomendable utilizar plantillas de presupuestos de proyectos porque cada proyecto es único y es posible que te enfrentes a proyectos complejos que no puedan adaptarse a plantillas preconfiguradas.
Tanto si utilizas Excel como un software más sofisticado, lleva un registro de los datos de tus cálculos, para poder volver atrás y entender cómo has llegado a un resultado concreto.
¿Qué software puede utilizar para gestionar el presupuesto de su proyecto?
Wrike
Wrike es un software de gestión de proyectos basado en la nube diseñado para ayudar a los gestores de proyectos a planificar proyectos utilizando plantillas y asignar equipos para colaborar en ellos.
Con esta herramienta totalmente transparente, los gestores de proyectos pueden establecer tareas, subtareas, plazos e hitos. Además, tendrán a su disposición una variedad de herramientas visuales, como diagramas de Gantt y tableros Kanban para darles una visión global de las actualizaciones del proyecto con tareas codificadas por colores, detalles de asignación y estados en tiempo real.
Wrike también permite a los gestores de proyectos supervisar su presupuesto en el transcurso del proyecto para mantenerse al día sobre cualquier variación presupuestaria y gestionar su impacto.
Con esta herramienta totalmente transparente, los gestores de proyectos pueden establecer tareas, subtareas, plazos e hitos. Además, tendrán a su disposición una variedad de herramientas visuales como diagramas de Gantt y tableros Kanban para darles una visión global de las actualizaciones del proyecto con tareas codificadas por colores, detalles de asignación y estados en tiempo real.
Wrike también permite a los gestores de proyectos supervisar su presupuesto en el transcurso del proyecto para mantenerse al día sobre cualquier variación presupuestaria y gestionar su impacto.
Wrike
monday.com
monday.com es un software de gestión del trabajo basado en la nube que los gestores de proyectos pueden utilizar para gestionar los presupuestos de los proyectos.
Gracias a su sistema de tablas personalizables, los gestores de proyectos pueden gestionar las tareas y subtareas mediante una herramienta visual e intuitiva. Una vez identificados los proyectos, es posible asignar a cada uno de ellos los recursos y el presupuesto necesarios.
Esta herramienta de gestión de proyectos va un paso más allá, ya que proporciona funciones de gestión del tiempo (para cumplir los plazos de sus proyectos) y ofrece distintas vistas de sus tablas, con un diagrama de Gantt, por ejemplo.
monday.com
Netsuite
Netsuite es un software de gestión empresarial basado en la nube diseñado para ayudar a las pymes a gestionar sus principales procesos empresariales.
Con esta solución, los gestores de proyectos pueden hacer estimaciones sobre cuánto costará un proyecto y establecer presupuestos de costes y facturación en consecuencia.
Esto también les permitirá determinar si un proyecto va por buen camino desde el punto de vista financiero para detectar y resolver situaciones inesperadas, como la ampliación del alcance, los cambios de hitos y los excesos del proyecto.
Con Project Costing de NetSuite podrá
- supervisar el rendimiento del proyecto
- impulsar la rentabilidad
- evaluar costes
- obtener información estratégica
NetSuite
El presupuesto del proyecto, un factor clave en la gestión de proyectos
Como habrá comprendido, es muy importante dedicar el tiempo y la atención necesarios a la hora de elaborar la estrategia de su proyecto. Debe tener en cuenta varios factores, como el tiempo, los recursos financieros, los objetivos y los recursos humanos.
Las soluciones presentadas anteriormente le permitirán racionalizar su organización, mejorar su gestión y el seguimiento de sus proyectos.
Le toca a usted encontrar la que más le convenga. Cuéntenos cómo gestiona el presupuesto de sus proyectos.
Artículo traducido del inglés