No se pase nunca del presupuesto con la gestión de costes de proyectos: Nuestra guía
Uno de los aspectos más importantes de la gestión de proyectos es mantener los costes dentro de los límites fijados por el presupuesto del proyecto. Pero incluso los directores de proyecto más experimentados se preguntan a veces: ¿cómo garantizar una gestión eficaz de los costes del proyecto?
Este difícil equilibrio entre la asignación de recursos y el control de costes debe ser una de las cuestiones centrales del equipo del proyecto desde la fase de planificación.
Siga leyendo para saber más sobre qué es la gestión de costes, cómo puede beneficiarse su proyecto de una planificación eficaz de los costes y los pasos y herramientas para gestionarlos eficazmente.
¿Qué es la gestión de costes de un proyecto?
La gestión de costes de proyectos es el proceso de establecer una estimación de los recursos necesarios para completar el proyecto, planificar el presupuesto de costes y gestionar los gastos a lo largo del ciclo de vida del proyecto para mantener los costes totales dentro de unos límites establecidos.
La gestión de costes es esencial en la gestión de proyectos. Independientemente de su actividad o del área del proyecto, el éxito del proyecto puede medirse con las 4 preguntas que se enumeran a continuación:
- ¿Cubren los entregables el alcance del proyecto y cumplen sus requisitos?
- ¿Cumplen las normas de calidad?
- ¿Se ha completado dentro del calendario establecido para el proyecto?
- ¿Se ha completado dentro del presupuesto asignado al proyecto?
Mientras el gestor del proyecto no pueda garantizar una respuesta positiva a estas 4 preguntas, el proyecto no podrá considerarse un éxito completo.
¿Cómo pueden beneficiarse sus proyectos de una gestión cuidadosa de los costes?
Hay muchas razones por las que la gestión de costes se considera una parte esencial de la gestión de proyectos. El presupuesto del proyecto tiene una influencia considerable sobre los objetivos del proyecto y las decisiones clave a lo largo de su ciclo de vida.
Determinará si los otros 3 objetivos son alcanzables (alcance, retrasos, calidad). Si los costes incurridos por el proyecto no son coherentes con estos objetivos, es probable que los resultados no cumplan las expectativas del cliente, ya sea por exceso o por defecto.
El control de costes genera algunas de las métricas importantes (también llamadas indicadores clave de rendimiento o KPI) que hay que seguir para medir el rendimiento y el progreso del proyecto, lo que facilita la comunicación con las partes interesadas y garantiza que se va en la dirección correcta.
En general, la gestión de costes del proyecto le permite
- Asegurarse de que las partes interesadas y el patrocinador del proyecto comprenden y acuerdan los requisitos clave y las normas de calidad,
- Vigilar el progreso del proyecto en tiempo real para mejorar la toma de decisiones y las previsiones de sobrecostes,
- Comunicarse claramente con las partes interesadas sobre el progreso del proyecto, asegurándose de que éste se ajusta a sus expectativas,
- Realizar un seguimiento de los indicadores clave de rendimiento (KPI), como el rendimiento de la inversión (ROI), para medir y registrar el éxito de sus decisiones para futuros proyectos.
¿Es fácil gestionar los costes de un proyecto?
La gestión de costes puede plantear bastantes retos, e incluso puede ser una tarea desalentadora en proyectos de gran envergadura. Por muy esencial que sea para que su proyecto se desarrolle sin contratiempos, hacerlo bien puede resultar complicado.
El gestor de proyectos es el responsable de la gestión de costes en todo momento. Debe conocer bien los riesgos y el alcance del proyecto y utilizar herramientas adaptadas. De lo contrario, podrían surgir algunos de los problemas más comunes asociados a una mala gestión de costes, entre ellos
- Estimación inexacta de los costes: si el gestor del proyecto no es capaz de evaluar completamente los gastos necesarios para completar el proyecto, o si falta información para un proyecto específico, podría llegar a estimaciones inexactas. Esto significa que se incurrirá en costes adicionales para completar el proyecto.
- Control deficiente de los costes: si el gestor del proyecto no realiza un seguimiento de los gastos en tiempo real, o si no adopta un enfoque proactivo de la gestión de riesgos, el desarrollo del proyecto puede tropezar con obstáculos que provoquen retrasos o, lo que es peor, el abandono total del proyecto.
La precisión y el seguimiento son dos de los retos más importantes para una gestión eficaz de los costes. De ahí que los gestores de proyectos deban seguir los pasos correctos y estar equipados con las herramientas adecuadas para desempeñar correctamente su función.
Cómo implantar la gestión de costes en su proyecto
La gestión de costes es un proceso continuo que debe integrarse en todo el ciclo de vida del proyecto. Los presupuestos y estimaciones deben revisarse periódicamente con un control exhaustivo de los costes para reflejar mejor las necesidades actuales y futuras del proyecto.
La elaboración de un plan de gestión de costes consta de cuatro pasos: planificación de recursos, estimación de costes, presupuestación y control. En caso de que se produzcan cambios en el transcurso del proyecto, puede ser necesario volver a un paso anterior y comenzar de nuevo el ciclo.
1. 1. Planificación de recursos
Este paso forma parte integral de la planificación del proyecto y debe llevarse a cabo antes de que comience su desarrollo. En la planificación de recursos, el objetivo es establecer un esquema exhaustivo de todos los recursos necesarios para completar el proyecto.
La naturaleza de estos recursos puede ser diversa: abarcan tanto recursos humanos (empleados, miembros del equipo, consultores...) como recursos físicos (material, equipos, efectivo...).
Para que este inventario sea lo más completo posible, es posible que tenga que desglosar el proyecto en trozos más pequeños: diseñe la Estructura de Desglose del Trabajo (EDT ) para determinar qué tareas habría que realizar, quién podría encargarse de ellas y con qué herramientas y recursos.
Para asegurarte de que no falta nada, asegúrate de fomentar la colaboración: pregunta a los miembros del equipo y a otras partes interesadas por su opinión, consulta datos históricos y proyectos similares, y asegúrate de mantenerte en contacto con la realidad sobre el terreno (incluida la estacionalidad, las limitaciones de tiempo...).
2. Estimación de costes
Una vez enumerados todos los recursos, hay que estimar su coste. El objetivo es ser lo más preciso posible, ya que algunas imprecisiones pueden convertirse fácilmente en problemas más graves a los que habrá que hacer frente más adelante.
Para calcular el coste de los recursos, debes tener en cuenta
- Su precio (salarios y costes de contratación, costes de base, costes de envío y manipulación...)
- Los requisitos previos para obtener o utilizar el recurso, si los hay.
- El tiempo durante el que necesitará que el recurso esté disponible.
- Supuestos y riesgos asociados al recurso.
Hay muchas formas de calcular los costes. Puedes
- Sumar el coste individual de cada recurso o tarea para calcular el coste total del proyecto. Este enfoque ascendente es el más adecuado si no tiene forma de comparar su proyecto con otros.
- Empezar con una estimación global y dividir el total entre las tareas según su grado de importancia o el gasto necesario. Este método descendente funciona mejor si ya ha realizado proyectos similares en el pasado.
Este paso será probablemente el que más tiempo le lleve en el proceso de gestión de costes, sobre todo si no tiene acceso a datos fiables. Pero tomarse su tiempo es clave, teniendo en cuenta que las imprecisiones casi siempre provocarán retrasos y más gastos y socavarán la confianza que las partes interesadas han depositado en el contrato.
3. Presupuestar
Estimar los costes es esencial, pero la cifra por sí sola carece de sentido si no se integra adecuadamente en el ciclo de vida del proyecto. Este paso tiene por objeto describir los flujos de caja durante el proyecto, es decir, qué recursos se asignarán a qué tareas y cuándo.
Esto ayuda a la organización a asegurarse de que se dispone de activos suficientes cuando se necesitan, para no obstaculizar el avance del proyecto. Garantiza que el efectivo, el equipo y los miembros del equipo podrán realizar sus tareas a su debido tiempo y que el tiempo y el dinero no se pierden por el camino.
Un presupuesto de proyecto sólido también puede utilizarse como herramienta de seguimiento. Los gestores de proyectos pueden utilizarlo para estimar cuánto valor se ha creado en cada fase del proyecto y planificar con antelación para garantizar que el proyecto no se quede sin recursos.
4. Control de costes
Con las estimaciones de costes y el presupuesto del proyecto listos, puede seguir fácilmente el progreso de su proyecto y asegurarse de que se desarrolla de acuerdo con el plan de gestión de costes. Puede estimar si su proyecto se mantendrá dentro del presupuesto y creará valor utilizando métodos como la Gestión del Valor Ganado (EVM).
Este enfoque utiliza 3 variables asociadas a cada tarea para medir el rendimiento:
- Valor planificado (VP): la contribución prevista de cada tarea al proyecto global.
- Valor ganado (EV): el valor realmente creado por la tarea.
- Coste real (CA): los costes asociados a la tarea en los que se ha incurrido hasta el momento
PV y EV pueden multiplicarse por la tasa de finalización programada o real de la tarea para realizar un seguimiento en tiempo real. Comparar estos indicadores puede ayudarle a determinar si se está quedando atrás o no en términos del valor creado por su proyecto hasta el momento.
Las mejores herramientas para la gestión de costes de proyectos
Las soluciones de software innovadoras pueden ayudarle a hacer un seguimiento de su proyecto y comparar su progreso real con sus estimaciones iniciales. Facilitan la elaboración de informes y la planificación, lo que significa que puede dedicar más tiempo a trabajar con sus equipos.
- Software de gestión de proyectos: soluciones todo en uno para gestionar los recursos, la planificación y pueden utilizarse como plataformas de colaboración interactiva.
- Software ERP: Las soluciones de planificación de recursos empresariales le permiten centralizar sus datos para gestionar Recursos Humanos, contabilidad, facturación y mucho más en un solo lugar.
- Software de gestión de recursos: estas herramientas le ayudan a visualizar qué recursos están disponibles en tiempo real.
- Software de planificación: gestione complejos calendarios con facilidad gracias a estas soluciones profesionales.
Reflexiones finales
Ahora ya es plenamente consciente de la importancia de la gestión de costes de un proyecto. Siempre que los recursos y los costes se evalúen de forma precisa y exhaustiva, el presupuesto del proyecto puede utilizarse como una brújula fiable para que los gestores de proyectos realicen un seguimiento del progreso.
Vaya un paso por delante utilizando soluciones empresariales, y los sobrecostes serán una reliquia del pasado.
Artículo traducido del inglés