Buenas prácticas para gestionar con éxito los proyectos informáticos
Con la transformación digital, las herramientas empresariales están cambiando: ahora es necesario tener un sitio web, gestionar las redes sociales, instalar un nuevo software de procesamiento de nóminas, digitalizar los documentos...
Sin embargo, para muchas empresas que no están especializadas en informática o tecnología digital, implantar estas soluciones puede ser una auténtica carrera de obstáculos. La inversión es importante (energía, tiempo, dinero...) y es mucho lo que está en juego para la empresa, pero la implantación de estas herramientas acaba a veces en fracaso.
Entonces, ¿cómo garantizar el éxito de un proyecto informático? Existen métodos a seguir y herramientas de gestión de proyectos que pueden ayudarle a abordar estos proyectos con mayor tranquilidad.
¿Qué es la gestión de proyectos?
A menudo se habla de "trabajar en modo proyecto" o "gestión de proyectos", y aunque este enfoque parece ser habitual en las empresas, ¿qué significa realmente?
La gestión de proyectos es el conjunto de actividades encaminadas a organizar la buena marcha de un proyecto y alcanzar sus objetivos. Implica aplicar métodos, técnicas y herramientas de gestión específicos a las distintas etapas del proyecto.
Por tanto, un proyecto debe considerarse como una sucesión de etapas que deben superarse utilizando herramientas para alcanzar los objetivos fijados en un plazo determinado.
Esta definición pone de relieve 3 pilares en los que basar una buena gestión de proyectos:
- Cómo se organiza el proyecto
- Los métodos utilizados
- Una buena herramienta de gestión de proyectos
Planificación: la clave para una gestión eficaz del proyecto
Un proyecto debe estar claramente definido y organizado de antemano para garantizar su buen desarrollo. El factor tiempo es una de las limitaciones más importantes en la organización de un proyecto. ¿Cómo optimizar los recursos en el tiempo asignado para cumplir los plazos? La clave para organizar un proyecto en el tiempo es la planificación.
Esta planificación se basa en dos aspectos: un diseño que incluya todos los trabajos que hay que realizar y un seguimiento riguros o.
Construcción y diseño del proyecto
Definir las etapas
En primer lugar, hay que dividir el proyecto en varias fases, que pueden adoptar la forma de listas de tareas, como: Diseño, Parametrización, Pruebas, Lanzamiento, etcétera.
A continuación, hay que enumerar exhaustivamente todas las tareas que hay que realizar en cada una de estas fases, incluyendo las acciones de todos los participantes.
La propia naturaleza del diseño del proyecto repercutirá en el seguimiento y, en particular, en el nivel de desglose del proyecto. Es necesario anticiparse y proyectarse en el seguimiento del proyecto para definir el nivel de detalle adecuado. Un mismo proyecto puede desglosarse en 150 o 50 tareas, pero ello no implica el mismo grado de detalle en el seguimiento.
Para este ejercicio, tal vez prefiera utilizar la vista Kanban (listas de tareas), que facilita la visualización de la integridad de las tareas y acciones que deben llevarse a cabo.
Ejemplo de vista Kanban
A continuación, es necesario poder pasar de esta vista Kanban a una vista de planificación para profundizar en la planificación. En efecto, es esencial planificar y visualizar las tareas a lo largo del tiempo para validar la coherencia de las acciones, su paralelismo y su programación.
Ejemplo de vista de planificación
Para evitar tener que crear y actualizar usted mismo estas dos vistas, una herramienta flexible de gestión de proyectos puede ayudarle ofreciéndole varias vistas diferentes del mismo proyecto.
Secuenciación
Las limitaciones y requisitos de su proyecto deben quedar reflejados en este calendario. La idea es crear una arquitectura para el proyecto que garantice que las acciones están correctamente enlazadas.
Por ejemplo, es necesario crear un vínculo que indique la dependencia entre dos tareas, en el que el inicio de una dependa de la finalización de la otra.
También es necesario crear hitos para marcar los plazos importantes que no se pueden mover.
En el caso de la gestión de proyectos informáticos, esta etapa es especialmente importante, ya que implica tener en cuenta factores que pueden influir en la duración del proyecto, como la realización de pruebas antes del lanzamiento.
Al establecer estos vínculos, el proyecto va más allá de una simple sucesión de tareas y adquiere una forma más completa, lo que permite una gestión más eficaz. Para ello es indispensable una representación visual de los distintos elementos.
En general, hay que encontrar el justo equilibrio entre exhaustividad y legibilidad. Con una herramienta de gestión de proyectos racionalizada, la planificación resulta más fácil de preparar y utilizar.
Una vez preparado el proyecto, el trabajo no acaba ahí. Una vez que el proyecto está en marcha, hay que supervisarlo para asegurarse de que todo va lo mejor posible en términos de cumplimiento de objetivos y plazos.
Seguimiento del proyecto
El seguimiento del proyecto se basa en los datos facilitados por los implicados en el proyecto y en el uso adecuado de estos datos por parte del director del proyecto. Para que el seguimiento sea eficaz, los miembros del proyecto deben poder compartir y actualizar fácilmente la información.
Los distintos participantes (y, sobre todo, el director del proyecto) deben poder ver fácilmente qué tareas se han completado, cuáles están atrasadas, cuáles están en curso, qué impacto han tenido en el calendario general y qué tareas quedan por hacer. El acceso al calendario anima a todos los implicados en el proyecto a invertir en él, ya que les permite medir el papel y el impacto de sus tareas en el proyecto en su conjunto.
Los usuarios deben estar familiarizados con el resultado, es decir, idéntico o muy similar al sistema de introducción de datos. Esto facilitará la reasignación de tareas en función de las limitaciones de disponibilidad de las distintas personas implicadas, así como el establecimiento de nuevas prioridades.
Para mejorar la eficacia, se necesitan calendarios claros y, sobre todo, visuales. Puede que prefiera utilizar un diagrama de Gantt para mostrar la programación y las interacciones entre tareas a lo largo del tiempo, y para anticipar las intervenciones de los distintos actores, los retrasos y su impacto en la programación global.
Ejemplo de vista de un diagrama de Gantt
Pueden surgir imprevistos. Por eso también es esencial que el calendario pueda modificarse en tiempo real, para poder ver inmediatamente el impacto de cada ajuste en el conjunto del proyecto.
Por ejemplo, si un miembro del proyecto está ausente, ¿hay que desplazar la tarea a la persona en cuestión o asignársela a otra? Simplemente desplazándose por un calendario modificable, puede medir el impacto de cada opción y elegir la mejor.
Una buena comunicación, clave del éxito de su proyecto
Una gestión eficaz de los proyectos también requiere poner en práctica métodos específicos. El principal es el intercambio de información y la transparencia, y más concretamente la comunicación.
En un proyecto con varios participantes, esto puede parecer obvio. Sin embargo, es importante que esta comunicación sea eficaz, y esto no es tan sencillo. Los miembros del proyecto pueden encontrarse rápidamente ahogados en mensajes, o perderse información crucial.
Hacer accesible la información
El objetivo de la comunicación es compartir información. Para simplificar la comunicación, ya es importante que la información sea accesible para todos. Es esencial poner la información a disposición de todos los miembros del proyecto para que cada uno conozca sus propias acciones, los plazos principales, el calendario general y la evolución del proyecto.
Cuando se trabaja con personas ajenas a la empresa, este acceso a la información es aún más importante.
Gestionar todos los aspectos de un mismo proyecto en una plataforma digital, como una herramienta de gestión de proyectos, permite centralizar la información y hacerla accesible en cualquier momento. También puede ser conveniente definir los derechos de acceso en función del perfil de cada miembro, para lograr el equilibrio adecuado entre transparencia y confidencialidad.
Comunicación a medida
La comunicación también debe ser bidireccional, ya que todos contribuyen al proyecto. Cada miembro debe ser capaz de sensibilizar y alertar a los demás miembros del proyecto, en particular al jefe de proyecto. Esto es vital para que el director del proyecto tenga acceso a toda la información, sea receptivo y actualice el proyecto en consecuencia.
La frecuencia de la comunicación también es crucial, porque hay que tener cuidado de no solicitar demasiado a los contactos, o se corre el riesgo de ahogarlos en información de poca calidad.
En este terreno no hay reglas ni mecanismos automáticos, porque depende de las fases del proyecto, de su ritmo, de su estado (retrasado o a tiempo) y del estilo de gestión imperante en la empresa...También hay que saber tratar el ritmo y las limitaciones de cada persona (teletrabajo, vacaciones, otros proyectos, etc.).
Sin embargo, puede ser útil tomarse un poco de tiempo para definir en grupo la manera en que cada uno gestiona la comunicación, compartir las mejores prácticas y ponerse de acuerdo sobre la mejor manera de actuar.
Con la multiplicación de los canales de comunicación en la empresa, se recurre a todo el mundo en todo momento y se corre el riesgo de perder concentración y eficacia. Por eso es mejor utilizar una plataforma única para centralizar la comunicación en torno a un proyecto.
Consejo de experto: En materia de comunicación, hay que encontrar el justo equilibrio entre exhaustividad, accesibilidad y frecuencia. Cuidado: ¡lo mejor es enemigo de lo bueno!
Elegir las herramientas adecuadas
Criterios para elegir una herramienta
¿Cómo poner en marcha una planificación y una comunicación eficaces, gestionar un proyecto de principio a fin y garantizar su buen desarrollo? Las empresas suelen utilizar una herramienta de gestión de proyectos que les permite gestionar todos estos aspectos desde una única plataforma.
Hay herramientas muy especializadas en la gestión de proyectos, pero ¿por qué no optar por una herramienta accesible y transversal? Con una herramienta intuitiva y fácil de usar, la gestión de proyectos puede empezar con buen pie. Al invertir en una herramienta de gestión de proyectos completa, puede estar seguro de que será rentable, ya que puede utilizarse para gestionar todas las actividades comerciales y de apoyo de la empresa.
El valor añadido de una herramienta de gestión de proyectos es su flexibilidad. Debe permitir contemplar un proyecto de diferentes maneras, en función del tipo de proyecto o enfoque que se requiera.
Por ejemplo, una herramienta como Beesbusy, que permite pasar de una vista Kanban (listas de tareas) a una vista de planificación, permite ir más allá en la planificación.
Tenga en cuenta a su equipo al adoptar la herramienta
Cuando se trata de la gestión de proyectos, es importante tener en cuenta que la diversidad de perfiles que conforma la riqueza de un equipo a veces puede resultar problemática para el gestor de proyectos. Los equipos pueden estar formados por personas con trayectorias profesionales diversas, con formas de trabajar diferentes y que no son todas expertas en gestión de proyectos.
Para que el uso de la herramienta sea eficaz y, por tanto, más rentable, se necesita una interfaz que permita a cada uno enfocar sus proyectos desde el ángulo que más le convenga (planificación, listas de tareas, etc.).
El acceso a la herramienta, y sobre todo su accesibilidad para los miembros del proyecto, es por tanto crucial en la transmisión y recepción de la información. La herramienta debe ser sencilla, móvil, intuitiva e incluso familiar, como algunas de las aplicaciones que la mayoría de nosotros utilizamos a diario.
Para elegir la mejor herramienta de gestión de proyectos, cree una cuenta y pruébela. Compártala con su equipo y elija la herramienta que mejor se adapte a sus necesidades.
Con estos consejos, ¡podrás dar un verdadero impulso a tu gestión de proyectos!
Artículo traducido del francés