Scrum Board: ¡siga la evolución de su proyecto!
La planificación y organización de proyectos es uno de los puntos centrales de la gestión empresarial. El proceso de programación, sin embargo, puede resultar algo disperso para la dirección de la empresa, aunque sea fundamental para garantizar la competitividad de un negocio en el mercado.
En este contexto, por tanto, es útil dominar herramientas que permitan una buena planificación de los proyectos y mantengan bajo control la progresión de los trabajos.
Independientemente de su tamaño, de hecho, cada proyecto puede dividirse en paquetes de trabajo, es decir, unidades más pequeñas que permiten que el equipo lo reelabore con eficacia. Pero, ¿cómo fijar esta división de forma que sea visible para todo el equipo y pueda consultarse en cualquier momento?
En este artículo, te presentaremos una herramienta útil para garantizar la eficacia en la gestión de tu proyecto: el Scrum Board.
Antes de abordar este concepto, sin embargo, es necesaria una pequeña introducción.
¿Qué es Scrum?
Para entender mejor lo que es un Scrum Board, es necesario primero aclarar su trasfondo de aplicación. De hecho, dado que este tipo de solución se utiliza en el contexto de Scrum, primero es útil introducir brevemente este concepto. De este modo, se tendrá una visión más completa de la razón de ser del propio Scrum Board.
Scrum es una metodología ágil que permite desarrollar proyectos de forma iterativa. Gracias a ella, es posible ahorrar tiempo en la planificación, los sprints y muchas otras actividades, para poder concentrarse más en el desarrollo del producto.
El marco Scrum permite dividir el proyecto en muchos bloques de trabajo, denominados Sprints, con el fin de permitir un enfoque más funcional de la realización del proyecto.
Scrum se compone del conjunto de:
- Roles (Equipo Scrum, Product Owner y Scrum Master),
- Eventos establecidos por y/o para ellos (Sprint, Planificación del Sprint, Reuniones Scrum Diarias, Revisión del Sprint y Retrospectiva del Sprint),
- Artefactos (Product Backlog, Sprint Backlog y Product Increment).
En este artículo, se hará especial referencia al Sprint y al Backlog. Precisemos pues estos conceptos.
Un Sprint es un periodo de tiempo que suele oscilar entre una y cuatro semanas. Durante este periodo, el equipo tiene que presentar un incremento de un proyecto a un cliente. El Backlog, por su parte, es una lista de todas las tareas que deben realizarse dentro del Sprint.
Scrum es, por tanto, un marco que ayuda a los equipos a gestionar proyectos complejos y permite los incrementos de producto. Este último se produce, de hecho, cuando las tareas establecidas por el Backlog se completan dentro del plazo indicado por el Sprint.
En este contexto, el Scrum Board permite visualizar lo que ocurre durante el ciclo de desarrollo realizado a través de Scrum. Pero veamos este proceso en detalle.
¿Qué es un Scrum Board?
Continuemos ahora con la definición de un Scrum Board.
Traducido al italiano como "lavagna Scrum", el Scrum Board es una representación visual del trabajo a realizar por un equipo Scrum. También se puede definir como una pantalla visual que sigue el progreso de un proyecto en un formato físico o virtual.
El Scrum Board consiste efectivamente en una pizarra en la que se marca el progreso del Sprint, desde el inicio hasta la finalización.
Su objetivo es simplificar la organización de los proyectos y su gestión en los ámbitos del desarrollo de software, el marketing, los negocios y los RRHH, etc. En efecto, a través del Scrum Board es posible aislar y organizar las diferentes tareas del equipo, así como hacer un seguimiento de cada tarea individual a lo largo de su ciclo de vida.
¿Cómo se organiza un Scrum Board?
El Scrum Board se organiza en una serie de categorías que, gráficamente, se traducen en columnas. Éstas están destinadas a mostrar el progreso de un proyecto durante un cierto período de tiempo (Sprint).
En su forma más simple, un Scrum Board muestra una lista (Backlog) del trabajo (a través de pestañas denominadas "historias de usuario") que debe realizarse para llevar a cabo un proyecto determinado.
La subdivisión típica de las columnas de un Scrum Board es la siguiente:
- Historias de Usuario o Backlog: esta sección muestra la lista de todas las historias de usuario del Backlog en el Sprint actual.
- Por Hacer: esta columna muestra las tareas que aún no se han iniciado.
- Trabajo en curso(WIP): esta categoría muestra las tareas que se están ejecutando actualmente.
- Hecho: normalmente corresponde a la última columna de la derecha, aquí es donde se muestran las tareas que se han completado.
Además de estas categorizaciones básicas, sin embargo, el Scrum Board se puede subdividir aún más, mediante el uso de otros parámetros, tales como:
- No iniciado;
- Especificado;
- Verificado;
etc.
Independientemente de las categorías elegidas, es inevitable mantener la sección "hecho". Esto, de hecho, indica la finalización de cada objetivo y es necesario para permitir la transición al siguiente Sprint.
Gráficamente, un tablero Scrum presenta inicialmente todas las tareas establecidas en la columna de la izquierda. A medida que el equipo Scrum avanza en su trabajo, entonces, las tareas se moverán gradualmente de izquierda a derecha. Cuando el trabajo esté completo, todas las tareas realizadas estarán en la columna de la derecha.
Así es como se puede presentar un Scrum Board en medio de un Sprint:
Tras la finalización de un Sprint, el Scrum Master debe hacer una Retrospectiva del Sprint, es decir, una sesión en la que se evalúa el grado general de progreso. En este contexto, el Scrum Board es muy útil para proporcionar información inmediata sobre el estado del proyecto. De hecho, un Sprint tendrá éxito si cada historia de usuario se encuentra en el cuadro situado en el extremo derecho (hecho) del Tablero de Tareas.
Tipos de Scrum Board
Una distinción básica en cuanto a los tipos de Scrum Board aplicables a la gestión de tu proyecto es la que existe entre soporte físico y online.
Scrum Board en soporte físico
Por supuesto, los Scrum Board físicos fueron los primeros en utilizarse en la gestión de proyectos. Al principio muy improvisados y rudimentarios, todavía se implementan a veces en una pizarra blanca.
Este tipo de Scrum Board funciona mejor para los equipos más pequeños, o para los equipos locales. En estos últimos, tener que realizar las actualizaciones manualmente no supone una pérdida de tiempo sustancial.
La ventaja de los Scrum Boards físicos es que permiten la comunicación cara a cara. Esto puede fomentar la unión del equipo y el consiguiente empoderamiento.
Cómo crear un Scrum Board físico
- Hazte con un tablero vacío.
- Colócalo en un lugar central donde pueda ser consultado fácilmente por todos los miembros del equipo.
- Dibuje columnas en un número correspondiente a los pasos del Sprint (historias) que pretende introducir.
- Rellene las columnas con los datos correspondientes a los distintos pasos (indicación de la historia de usuario y, en pocas palabras, qué objetivo pretende alcanzar).
- Las historias (y su posible división en tareas más pequeñas) se asignan a los miembros del equipo . Normalmente, sólo se asigna un trabajador a cada tarea y viceversa. En el caso de los Scrum Boards físicos, por comodidad, es aconsejable colocar las distintas tareas en notas post-it que puedan moverse fácilmente por el tablero. Para empezar, los post-it con las tareas se colocan en la columna "Por hacer".
- Cuando comienza el Sprint, es necesario mover los post-it con las tareas progresivamente (y en correspondencia con el trabajo realizado) de una columna a otra.
- Una vez que se ha completado una tarea, el post-it correspondiente debe colocarse en la columna "Hecho".
Este es el aspecto que podría tener un Scrum Board en soporte físico durante un Sprint:
Scrum Board en línea
Si lo prefiere, existe una alternativa al Scrum Board físico: el Scrum Board online. Este último ofrece varias ventajas, como un alto grado de personalización, actualizaciones en directo y una mayor flexibilidad.
Este tipo de Scrum Board suele ser especialmente funcional para equipos rápidos, especialmente activos en la creación de software y tecnología. También es preferible cuando hay trabajadores remotos presentes, o cuando las partes interesadas externas necesitan supervisar personalmente el progreso del proyecto.
De hecho, puede compartir el Scrum Board con quien desee. Basta con añadir todas las direcciones de correo electrónico de las personas implicadas en la sección correspondiente, teniendo cuidado, sin embargo, de dar el estatus de Editor sólo a los miembros del equipo.
Cómo crear un Scrum Board online
Los pasos a seguir para crear un Scrum Board virtual son similares a los que hay que realizar en el Scrum Board físico. Sólo existen pequeñas diferencias en función de la solución auxiliar online que se decida utilizar.
De hecho, existen varias plataformas que permiten crear un Scrum Board online. Como se puede adivinar fácilmente, los pasos para crear el Scrum Board virtual serán diferentes en función del programa elegido.
En general, sin embargo, suele haber una plantilla de Scrum board preestablecida, que ya proporciona una subdivisión básica en columnas. En ella, de hecho, las categorías básicas de Sprint, es decir, "Backlog", "Por hacer", "En curso" y "Hecho" normalmente ya están presentes.
En términos generales, sin embargo, un tablero Scrum en línea funciona de la misma manera que un tablero Scrum físico. Esto significa que la plataforma en línea permitirá añadir o eliminar columnas a voluntad y asignar historias a distintos miembros del equipo. También ofrecerá la posibilidad de mover tableros dentro del tablero, de una columna a otra del tablero Scrum.
En lugar de las notas post-it utilizadas en el Scrum Board físico, el Scrum Board online suele tener una entrada para "añadir tarjeta" en cada columna.
El Scrum Board online, sin embargo, tiene funcionalidades adicionales en comparación con el Scrum Board físico. Estas incluyen la posibilidad de añadir recordatorios automáticos, archivado de documentos, altos grados de personalización, seguimiento remoto del progreso, configuración de uso compartido e historial de cambios.
Las ventajas del Scrum Board
El Scrum Board es una herramienta accesible, fácil de usar y muy dinámica. Su aplicación en un contexto de gestión de proyectos puede aportar muchas ventajas, entre ellas
- Transparencia: permite controlar en todo momento lo que está sucediendo;
- Oportunidad: permite intercambiar información con el equipo en tiempo real;
- Claridad: proporciona un punto de referencia para el equipo gracias a su estructura clara;
- Independencia: funciona desde cualquier dispositivo (smartphone, tableta y PC);
- Colaboración: facilita la comunicación con el equipo y la colaboración entre sus miembros;
- Actualizaciones: fomenta el desarrollo iterativo, ya que puede establecer fechas y plazos y, posiblemente, activar un sistema de recordatorio.
- Enfoque: aumenta el grado de concentración del equipo en las tareas.
Además, el Scrum Board facilita la identificación de ineficiencias dentro del proceso del proyecto. Además, permite una distribución más justa de las tareas y de la carga de trabajo dentro del equipo.
Scrum Board: una herramienta importante en la gestión de proyectos
Al ser accesible en todo momento para todos los miembros del equipo del proyecto, el Scrum Board se presenta como un punto de referencia fiable.
Mediante el uso de un Scrum Board, de hecho, es posible disipar cualquier duda sobre el progreso del proyecto. También es más fácil identificar y eliminar cualquier problema o factor de retraso. El Scrum Board permite a los equipos de proyecto respetar los plazos y evitar retrasos.
En definitiva, el Scrum Board ayuda a dividir y gestionar correctamente el trabajo. Además, mediante el suministro de informes y gráficos actualizados, hace que el trabajo del equipo del proyecto sea transparente. Por eso es importante aprender a utilizar esta herramienta iterativa: ¡favorece el correcto desarrollo de su departamento de gestión de proyectos!
Artículo traducido del italiano