¡Revolucione su gestión ajustada con Obeya!
Obeya es japonés y puede traducirse como "sala grande" o "gran sala", pero en nuestra parte del mundo se refiere sobre todo a un método innovador de gestión de proyectos o lean management. Pero, ¿qué es exactamente Obeya? ¿Cómo funciona el método y es adecuado para usted?
" Obeya " o a veces "Obeya de Obeya" es el nombre del método ágil de gestión de proyectos desarrollado por Takeshi Uchiyamada durante su etapa como CEO de Toyota.
En parte gracias a esta gloriosa idea, Takeshi Uchiyamada es considerado hoy, con razón, una lumbrera del espíritu empresarial y el creador del famoso Toyota Prius. Gracias a este método, la empresa ha conseguido reducir enormemente el tiempo de desarrollo de un nuevo vehículo de una media de 36 meses a sólo 12 meses. Y todo ello gracias a la producción ajustada y a una buena organización del trabajo.
Obeya: Definición
¿Qué es exactamente Obeya?
La base del método Obeya es que todos los jefes de equipo cuyos equipos trabajan en un proyecto se reúnen periódicamente en una sala para tomar decisiones importantes.
A primera vista, no se trata necesariamente de una innovación rompedora, pero lo que hace que la técnica sea especial es la sala y los participantes.
Los participantes
Los participantes (a menudo denominados "personas" en la documentación) deben ser responsables de la toma de decisiones de todos los diferentes grupos que forman parte del equipo de producto para crear un intercambio óptimo.
El objetivo
El objetivo de Obeya es explicar a todos los miembros del equipo de forma rápida y tan detallada como sea necesario qué se está haciendo, por qué y cómo. En todas las decisiones se presta atención a garantizar un valor añadido para el cliente final (control y mejora del objetivo).
El proceso
Lo especial de la sala es que una sala Obeya sólo se reserva para UN proyecto.
Las paredes pueden utilizarse para visualizar toda la información importante para el proyecto y la sala debe estar siempre accesible. De este modo, los miembros del proyecto pueden refrescar sus conocimientos en cualquier momento o añadir nueva información que deba debatirse en la siguiente reunión (gestión visual).
Originalmente, se trataba de una sala real cubierta de post-its y carteles. Hoy en día, por supuesto, ya existen soluciones y herramientas digitales que hacen que la visualización del progreso sea aún más rápida y sencilla.
¿Por qué Obeya?
A medida que avanza la digitalización y se acelera el ritmo de la innovación en el mundo VUCA , los equipos que trabajan en un proyecto son cada vez más interdisciplinares.
Hace unos años, la construcción de un coche requería principalmente ingenieros y mecánicos, pero hoy, por ejemplo:
- diseñadores de UX,
- desarrolladores de aplicaciones,
- técnicos de sonido,
- diseñadores de producto,
- e informáticos.
Esto puede llevar fácilmente a la llamada mentalidad de silo . Esto significa que cada equipo produce su parte del producto y al final se intenta unir todo como si fuera un rompecabezas. Si luego hay problemas, hay que volver a revisar el proyecto para eliminar el obstáculo.
Obeya optimiza la comunicación. Por ejemplo, con nuestro coche podría ocurrir que el diseñador de producto planeara un capó muy plano por razones visuales. Sin embargo, el motor que se va a instalar sería demasiado grande para este diseño. Se celebran reuniones periódicas para que ambos equipos no pierdan mucho tiempo. De este modo, se puede llegar a un compromiso o tomar un camino diferente en una fase temprana y no surge el obstáculo en primer lugar.
De este modo se evita el despilfarro y los equipos sólo hacen el trabajo que es importante para el producto final y , en última instancia, para el cliente (esto también se conoce como gestión LEAN ). Al cliente no le interesan los procesos y problemas internos, sino sólo la calidad y el precio del producto final.
¿Cómo se organiza Obeya?
Programación
Lo primero que hay que aclarar es la frecuencia de las reuniones. Algunos equipos prefieren reunirse una vez al mes, otros se reúnen todos los días.
Por lo tanto, en función del equipo y de las circunstancias, habrá que decidir juntos cuándo deben celebrarse las reuniones. Esto también puede cambiar a lo largo del proyecto, ya que suelen ser necesarias reuniones más frecuentes al principio y en las fases finales del proyecto, y menos en la mitad.
Preparar la sala
Para que una reunión sea productiva, todo lo necesario para la visualización del proyecto debe estar disponible en la sala. Por ejemplo
- Pizarras blancas,
- rotafolios,
- post-its,
- rotuladores y bolígrafos,
- Mesas, preferiblemente altas,
- proyectores o pantallas,
- fuente de alimentación, adaptadores, etc.
Si eliges una forma digital de Obeya , necesitarás otras soluciones en consecuencia:
- Software de colaboración, pizarra digital o alguna forma de visualización digital de proyectos basada en nuevos medios;
- Software de videochat para las reuniones en línea;
- Hardware (ordenadores portátiles con micrófonos que funcionen).
Por supuesto, la sala también puede ser utilizada por los grupos individuales como espacio de trabajo o como sala de talleres.
Preparación de la reunión
El objetivo de la reunión de Obeya es obtener respuestas rápidas y sencillas a las preguntas que los equipos de proyecto no puedan resolver por sí mismos. Por lo tanto, es esencial una buena preparación con viñetas o fichas de proyecto (Datos claros del proyecto). Los avances más importantes del proyecto deben compartirse lo más rápida y brevemente posible. Esto permite a los miembros de otros equipos hacer preguntas o compartir información si creen que es relevante para el tema.
Sin embargo, no es conveniente compartir detalles ni hablar largo y tendido sobre el planteamiento. Antes de que un jefe de equipo aborde la solución de un problema en Obeya, debe estar seguro de que no puede resolverlo internamente en el equipo o con la ayuda de un correo electrónico a un colega. Al principio de un proyecto, suele tratarse de problemas presupuestarios, si un material o servicio es más caro de lo esperado. Al fin y al cabo, es el director o el patrocinador del proyecto quien tiene que decidir si aún es posible reasignar el presupuesto.
Realización
Paso 1:
La reunión comienza con una breve actualización de la situación; no hay que repetir ni refrescar nada, ya que lo ideal es disponer de la documentación en las paredes de la sala (o en la herramienta digital).
Existen varios métodos de visualización de proyectos; puedes utilizar un tablero Scrum ligeramente adaptado, un tablero Kanban o desarrollar tu propio concepto. El ciclo PDCA, un proceso de gestión y sistema de visualización basado en cuatro fases, se utiliza muy a menudo. Permite dividir las tareas en una fase de planificación, una fase de realización, una fase de comprobación y una fase de actuación.
Paso 2:
Cuando todos los jefes de proyecto se reúnen con sus principales interesados en Obeya, deben exponer sus problemas y, si es posible, incluso proponer varias opciones de solución . A continuación, el equipo o el responsable puede decidir qué opción elegir.
Paso 3:
El objetivo de Obeya es garantizar la colaboración entre departamentos y simplificar los procesos de toma de decisiones. Puede considerarse una especie de etapa intermedia entre los métodos de trabajo jerárquicos y los ágiles . Esto se debe a que los equipos pueden trabajar de forma autoorganizada y utilizar métodos ágiles, y si se encuentran con problemas que no pueden resolver por sí mismos, se pone ayuda a su disposición.
Ahora ya conoces toda la información que necesitas para introducir tu propio espacio Obeya. ¿Conoces otros buenos consejos para trabajar de forma óptima con los espacios de proyectos? ¡Compártelos en los comentarios!
Artículo traducido del alemán