Gestión de proyectos en la era digital
El modo proyecto es muy popular. Muchas empresas lo están adoptando. Es popular por su enfoque interfuncional y por la forma en que se aplica. Pero por fácil que parezca, no es algo con lo que se nace. Sin herramientas ni métodos, existe un alto riesgo de fracasar, sobrepasar el presupuesto y sufrir retrasos. Lea todas nuestras reseñas sobre software de gestión de proyectos.
La gestión de proyectos y sus cuatro dimensiones clave
Llevar un proyecto a buen puerto significa reunir un conjunto diverso y variado de condiciones.
Los miembros
La elección de los perfilesUn buen proyecto es ante todo un buen equipo. Pero, ¿cómo reunirlo? Empiece por las competencias que necesita. Elija áreas de especialización complementarias. Sobre el papel, su equipo tendrá todo lo necesario para triunfar. Pero desde un punto de vista humano, son otras tantas personas, cada una con su propia personalidad, las que van a tener que trabajar juntas en pos de un objetivo común. ¿Funcionará la química? ¿Conectarán? Difícil de garantizar.
El papel del jefe de proyecto
La gestión de los recursos humanos en modo proyecto es esencial. Y aquí es donde el jefe de equipo tiene un papel crucial que desempeñar. Como líder de hombres, debe movilizar a cada miembro del equipo individualmente y como equipo, comprendiendo los retos a los que se enfrenta cada miembro en vista de lo que está en juego colectivamente. Además, debe tener una visión global de los avances o retrasos del proyecto.
Recursos
AsignaciónLos recursos humanos son el capital asignado al proyecto. Pero muy a menudo, los miembros del equipo movilizados aquí también lo son al mismo tiempo en otros lugares. Para tener una idea clara del avance potencial del proyecto, hay que poder estimar la carga de trabajo de cada persona y deducir su disponibilidad.
Sus límites
Si los recursos humanos tienen sus límites, los financieros también. En primer lugar, por el tiempo dedicado a remunerar al personal. Pero también por los costes e inversiones asociados al proyecto. Puede ser necesario alquilar una sala de reuniones, un espacio de trabajo, equipos informáticos dedicados, máquinas específicas en determinados casos, etc.
Los procesos
Están los recursos, tanto humanos como financieros, y la forma en que se despliegan. Son los procesos, con su metodología de trabajo asociada. Pero muy a menudo prima el aspecto burocrático o protocolario. Y los medios de comunicación, ya sea para solicitar una autorización o simplemente para intercambiar puntos de vista con los colegas, están mal adaptados. Cada vez se envían más correos electrónicos, ya sea bilateralmente o a la lista de correo del equipo, y encontrar información es un verdadero quebradero de cabeza.
Las herramientas
Los métodos de trabajo están intrínsecamente ligados a las herramientas utilizadas y a las posibilidades que ofrecen. Si cada miembro del equipo utiliza una herramienta diferente, ya sea por costumbre o por costumbre, es probable que surjan incompatibilidades. Esto puede implicar exportar en uno o varios formatos, para que los demás miembros del equipo puedan abrirlo. La heterogeneidad de las herramientas añade una gestión laboriosa y lenta.
Cuando el proyecto se convierte en una pesadilla
Si una empresa se embarca en un proyecto sin tener en cuenta los puntos anteriores, podría pagar un alto precio.
Tomemos el ejemplo de un proyecto, planificado para seis meses, que reúne a los departamentos de distintas filiales internacionales. La diferencia horaria será un aspecto a tener en cuenta. Como algunas personas estarán en Asia y otras en Europa o América, habrá que trabajar en horarios diferentes. Si las reuniones colectivas, por videoconferencia por ejemplo, resultan imposibles por falta de tiempo, los intercambios se harán principalmente por escrito.
Y si el único medio de comunicación es el correo electrónico, los riesgos de confusión y pérdida de tiempo son elevados. Supongamos que se crea una lista de correo para el equipo. Si, por una razón u otra, uno de los correos se salta el enésimo "responder a todos", el destinatario en cuestión se perderá toda una serie de intercambios, así como los archivos adjuntos que puedan venir con ellos. Si sigue trabajando por su cuenta, en su versión obsoleta de un documento, habrá que conciliarla y consolidarla con las demás.
Tecnología digital para el éxito de los proyectos
Se espera que el modo proyecto sea una fuente de agilidad. Para mantener esta cualidad, es esencial dotarse de las herramientas adecuadas, capaces de agilizar tanto los intercambios como los procesos. Existen varios paquetes de software dedicados. Genius Project es uno de ellos. Con su interfaz única y ergonómica, es rápido y fácil de usar. Su EDM (Electronic Document Management) permite una gestión dinámica de los soportes de trabajo. Todos pueden acceder a los cambios de los demás en tiempo real y compartir información mediante la plataforma de colaboración social. El gestor del proyecto también tiene visibilidad actualizada de la disponibilidad de todos. De este modo, se impone el enfoque colaborativo y se optimiza el progreso.
Los proyectos están sujetos a estrictas limitaciones de calidad, costes y plazos. Para cumplirlos, su mejor aliado será la pertinencia de los métodos que utilice. Gracias a la tecnología digital, ahora existen herramientas que pueden adaptarse a su empresa, como Genius Project, para dar a los equipos de proyecto todas las posibilidades de éxito en las mejores condiciones posibles.
Artículo traducido del francés