Almacenamiento de archivos software: guía de compra
¿Qué es el almacenamiento de archivos?
El software para almacenamiento de archivos es una solución que tiene como objetivo digitalizar docuementos para desmaterializar la información y almacenarla de forma inteligente. Además de la función de seguridad electrónica que asegura los datos, el software de gestión de documentos es también una poderosa herramienta de búsqueda que garantiza la integridad de los documentos.
Un verdadero ahorro de tiempo, estas herramientas de gestión son grandes aliados para encontrar rápidamente un archivo:
- La gestión de los documentos se hace según las reglas que has decidido. Por lo tanto, el documento sólo puede ser leído por ciertas personas a las que se les dará una contraseña de acceso.
- No hay más riesgo de que los archivos se pierdan en una inundación o en daños por agua. Cada documento está desmaterializado y puede ser duplicado en otro soporte (DVD, CD, llaves USB...).
¿Cómo funciona?
El almacenamiento de archivos resuelve la gestión de los documentos y la desmaterialización de slos mismos. Ayuda a ccumplir con los requisitos legales de trazabilidad y conservación de los datos.
Una aplicación te ayudará en la gestión de tus datos:
- Fácil acceso: búsqueda multicriterio y consulta por palabras clave, creación de pagos, simplificación de eliminaciones...
- Consulta gratuita: selección del modo de comunicación (físico, fax o electrónico) y la fecha límite...
- Interfaz segura: acceso mediante https, gestión de usuarios, rastreo de comunicaciones, reintegración de archivos con el retorno a su contenido original.
Entonces tendrás una caja fuerte electrónica para que tu empresa cumple con las normas legales de archivo.
¿Cuáles son las principales funcionalidades de un software para almacenamiento de archivos?
Selecciona el software que mejor se adapte a tus necesidades y comprueba que la solución EDM ofrece:
La gestión de todos los archivos: contratos, facturas, notas, contactos, base de clientes, contabilidad, existencias, pistas de audio, vídeos, fotos, correos electrónicos, etc..;
La importación y exportación de archivos en diferentes formatos (PDF, Excel, etc.);
Seguridad de los datos y acceso jerárquico (flujo de trabajo de autenticación) con asignación de derechos y contraseñas;
Compartir documentos con un grupo de terceros: clientes, proveedores, socios, etc.
La búsqueda especifica de acuerdo a ciertas especificidades o subconjuntos de datos ;
La externalización de los documentos archivados según las normas de la ADELE definidas por la Dirección Nacional de Archivos;
El archivo de documentos con metadatos;
La transferencia a distancia de ciertos documentos a través de una plataforma y la solicitud de autorización que puede aprobar o rechazar;
Un proceso comercial que responde a las limitaciones de su campo profesional;
La definición del ciclo de vida y el período de conservación de los registros que puede configurarse según las normas que deben respetarse;
Gestión de los registros invalidados;
Consulta simultánea de varios documentos archivados;
La posibilidad de anotar los archivos y utilizarlos para el trabajo en colaboración;
La posible recuperación de documentos borrados por error;
El sellado de tiempo de los documentos con el fin de hacer un seguimiento de las consultas y las acciones llevadas a cabo;
La posibilidad de analizar el ritmo de consulta de los archivos;
Integración con el correo electrónico (Gmail, Outlook, etc.) para el archivo de correo electrónico.
¿Quién utiliza el software de almacenamiento de archivos?
Existen muchas soluciones para el archivo legal y la gestión de documentos. Algunos programas informáticos son adecuados para áreas específicas como la salud, la industria, los seguros y la banca.
La tendencia a la desmaterialización hace que el uso de estos instrumentos sea casi indispensable para todas las organizaciones: públicas y privadas.
¿Por qué utilizar un software de almacenamiento de archivos?
El archivo digital es un valor probatorio para desmaterializar documentos administrativos. Sin embargo, tiene algunos inconvenientes.
Ventajas
La gestión de los archivos debe ser precisa y permitir una rápida recuperación de las facturas de los proveedores, la correspondencia importante o los presupuestos. El software de archivo digital asegura..:
Un obvio ahorro de tiempo: en lugar de hurgar en cajas de cartón o archivos de papel, lanza tu búsqueda en un eficiente motor de búsqueda. ¡No más tiempo de búsqueda! En unos segundos, tienes acceso a la información que estás buscando.
Fácil transferencia y exportación de documentos. Envía tus documentos rápidamente y en un formato seguro no editable.
Garantía de autenticidad: Trazabilidad del escaneo de los documentos y de las modificaciones realizadas.
Cifrado de la información: ¿alguna información debe mantenerse en secreto? No te preocupes, el software de archivo satisface tu necesidad de discreción.
Reducción del espacio de almacenamiento: imagina el ahorro de espacio en comparación con los documentos en papel. La información se almacena en un servidor o en una plataforma.
Respeto al ciclo de vida y estandarización de los documentos según los periodos de conservación de los archivos legales.
Protección contra los riesgos del archivo físico.
Desventajas
Se debe proporcionar una solución de copia de seguridad y respaldo en caso de que falle el administrador del archivo.
No puedes acceder a los archivos en caso de una interrupción de Internet.
El gestor de archivos gratuito sólo gestiona la compresión de archivos.
Software de almacenamiento en la nube
Depende de ti elegir el formato del software. En SaaS (Software as a Service) o en la propia empresa, cada solución de archivo electrónico tiene ventajas y desventajas.
SaaS es una solución práctica si necesitas trabajar en colaboración y a distancia. Además, el software se actualiza automáticamente sin ninguna acción por su parte. También se beneficia de las últimas versiones que se ofrecen a medida que están disponibles. Para obtener software SaaS, deberás suscribir a un editor de software.
Por otro lado, el software interno ofrece una mayor seguridad de la información ya que no se almacena en línea, sino directamente en el servidor del ordenador.
Para definir la mejor solución de software, prueba las diferentes ofertas de gestión de documentos electrónicos antes de empezar! Algunos editores ofrecen un período de prueba. Compara las soluciones de gestión de archivos y elije la que más te convenga.
