Bóveda electrónica software: guía de compra
¿Qué es un software cofre electrónico?
Un programa informático de seguridad digital en línea es un instrumento automatizado que integra diversas funciones, entre ellas el almacenamiento de datos importantes como la prueba de dirección u otros documentos. La seguridad de los archivos está garantizada por contraseñas, como una verdadera caja fuerte. Algunos de estos documentos pueden ponerse a disposición de un tercero de confianza, según los deseos del titular de la caja fuerte.
¿Cómo funciona?
Concretamente, el software sirve de caja fuerte para almacenar documentos de todo tipo: facturas, diplomas, documentos de identidad, etc. Estos archivos se guardarán en un espacio de almacenamiento casi ilimitado, que permitirá al usuario archivar todos los archivos confidenciales que quiera mantener a salvo, sin tener que clasificarlos manualmente.
Este servicio en línea permite el libre acceso a todos los documentos que se almacenan en la Nube. El software garantiza la centralización del correo en un único lugar de almacenamiento seguro para que el usuario pueda acceder a todos sus archivos desde cualquier terminal. En la mayoría de los casos, se requiere una conexión a Internet.
¿Cuáles son las principales características de un software de seguridad digital SaaS?
Las funcionalidades de un software de seguridad digital difieren de un editor a otro. Sin embargo, algunos de ellos son esenciales:
Recuperación de documentos
Una vez configurado el software de la caja fuerte digital, su función será la de recuperar automáticamente todos los documentos que se supone que están incluidos en la caja fuerte digital. Esto puede incluir facturas y documentos administrativos enviados por correo. Todos estos datos se almacenan en un espacio en línea.
Trazabilidad de las acciones
El uso de una caja fuerte digital permite identificar cuándo y por quién fue depositado un documento. Esta es una característica esencial para evitar disputas entre los miembros. Este tipo de software proporciona una trazabilidad de todas las acciones realizadas en los archivos: adiciones, retiradas, modificaciones, etc. Para ello, se utiliza una firma electrónica para cada operación.
La protección de los documentos
Una caja fuerte digital es un objeto diseñado para proteger cualquier tipo de archivo. Permite al usuario tener una contraseña en cada documento o en un archivo específico, según sus necesidades. Esta contraseña se utiliza como clave para prohibir la lectura de los archivos o, por el contrario, para autorizarla.
¿Quién utiliza el software de seguridad digital?
La desmaterialización y la transformación digital conciernen sobre todo a las empresas. Por lo tanto, un software de seguridad digital está especialmente dirigido a los empresarios y gerentes de una gran empresa como un banco.
Este tipo de herramienta también está destinada a los particulares y a todas las empresas que buscan una solución para almacenar sus archivos digitales con total seguridad. Es una herramienta diseñada para hacer práctica la gestión de documentos electrónicos.
¿Por qué usar un software para bóveda electrónica?
Beneficios
- Evita la pérdida de documentos en caso de un incidente: robo, incendio, piratería informática.
- Libera al usuario de los problemas de papeleo y de archivar los archivos en cajas y otros almacenamientos físicos.
- Permite encontrar archivos fácilmente insertando una palabra clave en el motor de búsqueda interno.
- El software garantiza la seguridad de los datos.
Desventajas
Aunque algunos programas se ofrecen gratuitamente, es raro que cumplan las expectativas de la empresa. En este caso, tendrán que pagar extra para beneficiarse de los servicios requeridos.
¿Cómo elegir un software de seguridad digital en línea?
La fiabilidad del software: el almacenamiento de datos requiere un alto nivel de seguridad, dependiendo del tamaño de los archivos. Sería más prudente elegir un software que ofrezca servicios que cumplan con los requisitos de la empresa o persona que desee asegurar sus archivos.
Archivo de documentos: si se utiliza este tipo de software, se beneficiará de un espacio de almacenamiento casi ilimitado y de una herramienta que facilitará la búsqueda de datos archivados. La capacidad de almacenamiento es, por lo tanto, un criterio que debe tenerse en cuenta. Lo mismo se aplica a la clasificación de documentos, que debe ser metódica y comprensible.
Fiabilidad del proveedor de servicios: al tratarse de una caja fuerte, es importante saber a qué se expone la empresa, en este caso a quién confía sus documentos. ¿Dónde se almacenan los datos? ¿Hay alguna garantía de que los datos sean reversibles? También será necesario asegurarse de que el proveedor de servicios de archivo tenga una licencia adecuada.
El costo: las necesidades de un individuo no son las mismas que las de una gran empresa. Por consiguiente, la elección del software dependerá de las necesidades y requisitos del usuario. Cuanto más potente sea el software, más caro será. Algunos modelos pueden incluso ser desarrollados a medida, lo que tiene un gran impacto en el precio.
Última tendencia: la caja fuerte de la nómina digital. Con la llegada de la nómina electrónica han aparecido nuevas soluciones informáticas diseñadas para simplificar su distribución y archivo: las cajas fuertes de las nóminas digitales.
Interoperable con el software de nóminas y el SIRH: la caja fuerte de nóminas digitales recupera las nóminas de todos los empleados mensualmente:
Mejor cofre electrónico seguro, gratuito y de código abierto
Varios programas de respaldo de datos están disponibles en versiones gratuitas y de código abierto, incluyendo :
- Enpass.
- Linshare.
- Seedbox.
- Digiposte.
- HomeBubble.
- Wooxo.
- MyNox.
- KeeWeb.
- MySafe.
- Eurécia.
- Securibox.
- Arcsys.
El software digital seguro debería ser una necesidad para el archivo electrónico de documentos importantes. Entre la digitalización de los archivos y diversas inseguridades como la avería de los discos duros, se hace indispensable una herramienta de alto rendimiento capaz de gestionar todos estos problemas.
