¿Cómo controlar el inmovilizado? [Guía y consejos]

¿Busca una guía de control del inmovilizado para sus informes financieros anuales?

Conocer la situación exacta de su inmovilizado no es algo cómodo para una empresa. El control interno es un concepto muy importante para las empresas, para su gestión, y cuyo objetivo es controlar mejor todos los procesos puestos en marcha por la empresa para alcanzar sus objetivos.

La mayoría de las veces se trata de una obligación, impuesta por un marco jurídico y reglamentario cada vez más restrictivo. Sin embargo, un buen control del inmovilizado puede mejorar significativamente la rentabilidad de la empresa.

Descubra qué es el control del inmovilizado, su importancia, los principales riesgos internos y cómo controlarlo en este artículo.

Vamos allá

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¿Qué es el control sobre los activos fijos?

El control interno es un mecanismo de la empresa, definido y aplicado bajo su responsabilidad. Incluye un conjunto de medios, comportamientos, procedimientos y acciones adaptados a las características específicas de cada empresa que:

• contribuye a la actualización de sus actividades, a la eficacia de sus operaciones y a la utilización eficiente de sus recursos y de su gestión presupuestaria,
  
  
• debe permitirle tener debidamente en cuenta los riesgos significativos, ya sean operativos, financieros o de cumplimiento.

La gestión del inmovilizado es sin duda uno de los aspectos más importantes de la gestión del patrimonio de una empresa industrial o comercial. Para garantizar la protección de su inmovilizado, la empresa debe implantar un sistema de control interno fiable y realizar un inventario físico periódico. Además, el inmovilizado obedece a normas contables y fiscales específicas que la empresa debe cumplir.

Importancia del control del inmovilizado

Para las principales operaciones relacionadas con el inmovilizado, los principales objetivos del control interno son los siguientes:

• Garantizar el control de los fondos de inversión: éstos deben ser sólidos desde el punto de vista financiero y ser aprobados periódicamente;
  
  
• Garantizar y verificar la buena conservación física de las inversiones dentro de la empresa;
  
  
• Garantizar el control de las operaciones de desinversión: las retiradas de activos del inmovilizado deben estar justificadas y aprobadas periódicamente;
  
  
• Proporcionar, sobre cada activo, información individualizada y suficiente para su seguimiento contable y la toma de decisiones de gestión.

Es prioritario no sólo tener una visión exacta y fiable de los activos de la empresa en el momento del balance, sino también tener un seguimiento permanente de los distintos inmovilizados, y de su valor contable mediante el seguimiento de las amortizaciones, para hacer frente a cualquier eventualidad, en particular una obligación legal de un gobierno o una obligación fiscal.

Principales riesgos y controles internos

Para el control interno sobre el inmovilizado, cuyo cumplimiento debe examinarse en un año, se exige lo siguiente :

• Todos los inmovilizados, así como los gastos o gastos e ingresos correspondientes, están registrados (integridad);
  
  
• Todos los activos fijos, así como los gastos e ingresos correspondientes, son reales, propiedad de la empresa y están debidamente protegidos;
  
  
• Todos los activos fijos, así como los gastos e ingresos correspondientes, se evalúan correctamente.

Control del riesgo físico

Los activos incluyen no sólo "activos tangibles" como maquinaria, equipos, ... sino también "activos intangibles " como capacidad, imagen o reputación. Estos activos pueden desaparecer como consecuencia de robos, fraudes, improductividad, errores, o como resultado de malas decisiones de gestión, o de un control interno deficiente.

Hay que prestar especial atención a los procesos relacionados. Lo mismo cabe decir de los procesos relacionados con la preparación y el tratamiento de la información contable y financiera. Estos procesos incluyen no sólo los que se ocupan directamente de la elaboración de la información financiera, sino también los procesos operativos que generan datos contables.

Todo contratista principal que adquiera, posea, gestione, utilice, modifique y/o controle un activo fijo debe supervisar este activo y garantizar que no se pierda, dañe, robe o utilice indebidamente, incluso de forma fraudulenta. Por lo tanto, el contratista principal deberá contar con políticas y procedimientos adecuados para gestionar los aspectos operativos relacionados con los activos fijos, como, entre otros, la distribución, el uso, el seguro, el mantenimiento, la reparación y la medición física de los activos en cuestión.

Por lo general, los activos fijos constituyen una gran parte de los activos de la empresa. Por lo tanto, es importante que la empresa se proteja contra los riesgos que puedan amenazar su existencia física. En la mayoría de los casos, las medidas que deben exigirse en este ámbito son:

• La realización de inventarios físicos periódicos, que permitan identificar pérdidas o robos, destrucciones, etc., y eventualmente tomar las medidas de protección necesarias. Uno de los elementos más importantes del control interno son los inventarios físicos periódicos;
  
  
• La existencia de un servicio responsable del "mantenimiento" del inmovilizado. Esta medida afecta especialmente a las empresas de producción que utilizan todo un parque de máquinas, cuyo funcionamiento y mantenimiento deben estar garantizados. A este respecto, puede establecerse un sistema de órdenes de trabajo de producción o mantenimiento;
  
  
• Asegurar suficientemente los activos fijos contra siniestros importantes. Asegurar adecuadamente los activos de un programa transfiere los riesgos asociados a posibles pérdidas y daños y mitiga los riesgos inherentes a la cadena de suministro y otros riesgos que pueden comprometer los resultados del programa;
  
  
• Verificación periódica de la existencia de activos mediante un inventario. Este control físico debe llevarse a cabo mediante un enfoque basado en el riesgo. Es responsabilidad del contratista principal que adquiere, posee, gestiona, utiliza y/o controla los activos fijos asegurarse de que estos activos se mantienen adecuadamente y de que, como parte de sus prácticas de gestión de activos fijos, se planifica un mantenimiento regular para mantener estos activos en buen estado;
  
  
• Revisión o evaluación del estado actual de los activos fijos y de su vida útil restante;
  
  
• Conciliación de los resultados del control físico con el registro del inmovilizado y, a continuación, investigación y correcciones/ajustes relativos a cualquier diferencia observada con respecto a la ubicación de los activos, ... ;
  
  
• Validación de los controles internos y auditorías para asegurarse de que el registro de inmovilizado se utiliza, se mantiene actualizado y completo, y de que la información que contiene es exacta;
  
  
• Los activos fijos robados o desaparecidos deben comunicarse inmediatamente al equipo de país. Además, en caso de pérdida, robo o deterioro de un inmovilizado (haya sido o no adquirido, poseído, gestionado y/o controlado por el propio beneficiario principal), el inmovilizado en cuestión deberá ser sustituido inmediatamente por un inmovilizado similar (misma cantidad e idéntica calidad).
  
  
• Además, en caso de que se demuestre el mal uso o la mala gestión de un activo, se podrá pedir al RP / gestor del proyecto que reembolse una cantidad igual al coste de adquisición del activo en cuestión, que se reasignará a la subvención.

Control de riesgos financieros

Aunque la gestión del inmovilizado es en sí misma una limitación para la empresa, también es una palanca potencial de rentabilidad que no debe pasarse por alto. Por lo tanto, es aconsejable contemplar la gestión del inmovilizado desde este doble ángulo de restricción normativa y rentabilidad.

El conocimiento preciso de los activos de la empresa y el seguimiento del valor contable del inmovilizado, comparado con su valor de mercado, en particular, permite: gestionar la enajenación del in movilizado de la manera más eficaz posible y, por lo tanto, hacer frente a la obsolescencia de la producción al tiempo que se generan las posibles plusvalías de la enajenación del inmovilizado.

Corresponde a cada empresa establecer un sistema de control interno adaptado a su situación. Como parte de un grupo, la empresa matriz garantiza la existencia de sistemas de control interno en sus filiales. Estos dispositivos deben adaptarse a sus características específicas y a las relaciones entre la empresa matriz y las filiales.

Para las participaciones de valor significativo, en las que la sociedad matriz ejerce una influencia importante, corresponde a esta última evaluar la posibilidad de conocer y examinar las medidas adoptadas por la participación en cuestión en materia de control interno.

¿Cómo controlar todos esos riesgos?

Activos materiales e inmateriales: control de los procesos anteriores y de la producción contable

Las normas contables aplicadas en la empresa definen el inmovilizado inmaterial y material :
los criterios de identificación que incluyen, en particular, las normas para distinguir entre gastos (mantenimiento, reparaciones) e inmovilizado; los criterios de reconocimiento del inmovilizado que tratan los siguientes temas

• los componentes del valor de un inmovilizado, incluidos los métodos para determinar y controlar el valor de la rehabilitación de un emplazamiento para el inmovilizado material;
  
  
• los métodos y el punto de partida de la amortización: Esta sección incluye los métodos de aplicación del enfoque basado en los componentes y los métodos utilizados para determinar los valores residuales;
  
  
• los criterios para determinar las pérdidas por deterioro y, en particular, el método para establecer los tipos de descuento y el nivel (sectorial, por ejemplo) utilizado para definir las unidades generadoras de efectivo y el cálculo de los tipos;
  
  
• los criterios de clasificación como inmovilizado mantenido para la venta;
  
  
• las categorías de inmovilizado que se revalorizan y el método de revalorización adoptado (valor razonable o índice).

Estas normas se revisan periódicamente:

• Los movimientos del inmovilizado se supervisan con vistas a su reconocimiento.
  
  
• Se efectúa un seguimiento de los compromisos de compra de inmovilizado, con el fin de tenerlos en cuenta en la elaboración de los anexos del código contable.
  
  
• Se establece claramente la clasificación de los contratos de leasing o alquiler para su tratamiento contable.
  
  
• La existencia de inmovilizado material se comprueba regularmente mediante inventario. Las enajenaciones o desguaces se someten a la aprobación de un responsable y se prevén las correcciones contables necesarias.
  
  
• Los títulos de propiedad están sujetos a una conservación adecuada (por ejemplo, al menos el cumplimiento de las obligaciones legales).
  
  
• Las enajenaciones de inmovilizado están sujetas a un procedimiento de autorización difundido dentro de la organización.
  
  
• Se establece un proceso de identificación, reconocimiento y seguimiento de los activos inmateriales y el fondo de comercio , en particular en lo relativo al fondo de comercio y la asignación del coste de adquisición, marcas, patentes, fondo de comercio, archivos de clientes, etc. derechos contractuales, etc.
  
  
• La protección jurídica e informática de los activos inmateriales es objeto de un seguimiento regular y de medidas destinadas a asegurar los recursos que la empresa puede obtener de estos activos (protección de marcas, nombres de dominio, etc.).

Inmovilizado financiero

• Las operaciones de valores (adquisiciones, cesiones, suplementos de precio, garantías activas y pasivas) son objeto de un seguimiento con vistas a su reconocimiento.
  
  
• Los compromisos firmes o facultativos de cualquier tipo (promesa, call, put, etc.) se identifican con vistas a su reconocimiento o inclusión en el apéndice.
  
  
• La asignación de préstamos (en particular, préstamos a filiales, etc.) es objeto de un proceso organizado.
  
  
• Los títulos de propiedad y los contratos de préstamo son objeto de una custodia adecuada.
• Los ingresos relativos a las inmovilizaciones financieras se valoran en cada cierre.
  
  
• La existencia de un indicio objetivo de deterioro del valor de las inmovilizaciones financieras se evalúa en cada cierre. En caso necesario, se determina la depreciación que debe reconocerse.

Límites del control interno del inmovilizado

El sistema de control interno del inmovilizado, por muy bien diseñado y aplicado que esté, no puede ofrecer una garantía absoluta en cuanto a la consecución de los objetivos de la empresa. La probabilidad de alcanzar estos objetivos no depende únicamente de la voluntad de la sociedad. De hecho, existen límites inherentes a cualquier sistema de control interno.

Estos límites son el resultado de muchos factores, entre ellos las incertidumbres del mundo exterior, el ejercicio del juicio o las disfunciones que pueden surgir por fallos humanos o simples errores.

Además, a la hora de establecer controles, es necesario tener en cuenta la relación coste/beneficio y no desarrollar sistemas de control interno innecesariamente costosos, aunque ello implique aceptar un cierto nivel de riesgo.

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Puntos clave

En conclusión, saber cómo controlar el inmovilizado es esencial. Recuerde que existen 2 tipos de control: el control físico y el control financiero. El control físico se utiliza para confirmar la existencia y el estado del inmovilizado, mientras que el control financiero está diseñado para verificar si los valores registrados en los libros de registro son exactos.