¿Qué es y cómo funciona la estructura de un departamento de contabilidad?

Para tener éxito y gestionar correctamente cualquier cosa, todo necesita un poco de organización y estructura para saber quién hace qué y cuándo. Así se evita la repetición de tareas y la información errónea que puede dar lugar a informes financieros terribles y a más sanciones de la ley.

Lo que nos llevó a la pregunta de ¿cómo y qué se necesitaba? Dado que la contabilidad, un trabajo que requiere mucha precisión, no debe tomarse a la ligera, había que hacer algo. Por lo tanto, una estructura de departamento de contabilidad vio el día. Aprenderá cómo funciona y su importancia en una empresa.

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¿Qué es un departamento de contabilidad?

Un departamento contable es la división de una empresa que se ocupa de todo el aspecto de la contabilidad, desde la preparación de los estados financieros, el mantenimiento del libro contable, las nóminas hasta los pagos de facturas y clientes, etc.

Para simplificar, gestionan el aspecto económico global de la empresa. Además, no sólo se centra en el cumplimiento de los requisitos legales, sino que también es extremadamente crucial para ayudar a realizar un seguimiento de los ingresos y gastos de la empresa.

¿Cuál es la estructura de un departamento de contabilidad?

No importa lo pequeña o grande que sea una empresa, siempre necesitará un departamento de contabilidad. Y, como hay diferentes tipos de contabilidad, que requieren más de un miembro del personal, no es de extrañar que tuvieran que organizarse en una estructura para facilitar su gestión. A continuación se muestra una imagen que representa las principales funciones incluidas en un departamento de contabilidad:

• El Director de Operaciones (CFO) está en la cúspide del departamento. Es el líder del equipo contable. Planifica, gestiona y dirige todas las actividades financieras de la empresa, desde las inversiones y el capital hasta los ingresos y gastos. Además, informa directamente al propietario de la empresa o al Director de Operaciones (CEO ) ofreciendo orientación financiera estratégica para cualquier cambio necesario y controla el mantenimiento de las relaciones con las partes interesadas y las asociaciones.

• El Controller Financiero es responsable del registro contable y financiero de la empresa, asegurándose de que todos los datos registrados sean exactos. Su puesto suele implicar la gestión de seguros e informes. Supervisan la contabilidad general, preparan los estados financieros, asegurándose de que siguen el principio GAAP si se trata de una empresa pública y de que todo se hace a tiempo. Incluso crean cuentas bancarias, vigilan que se realicen y reciban los pagos de los clientes. Además, intervienen cuando el Director Financiero y el propietario no tienen tiempo o ya no pueden supervisar la contabilidad.

• Gestor de tesorería: La función del director de tesorería es revisar las necesidades de financiación, supervisar el flujo de caja, las inversiones, los ingresos y los gastos de una empresa. Obviamente, su objetivo es mantener a flote las finanzas de la empresa para evitar riesgos, como la quiebra o las deudas.

• Director de contabilidad: Su responsabilidad es supervisar todas las operaciones del departamento de contabilidad, gestionar e informar de todas las transacciones financieras y asegurarse de que los empleados contables cumplen los requisitos legales. Sugieren e imponen métodos correctos y el uso de políticas contables.

• Contable: Ocupan un puesto vital en el departamento de contabilidad porque se encargan de supervisar todos los datos financieros, ya que preparan las cuentas y las declaraciones fiscales, controlan los gastos y los presupuestos de la empresa. Auditan y analizan los resultados financieros para eludir posibles riesgos, reducir costes y aumentar los beneficios de la empresa.

¿Qué hace el departamento de contabilidad?

El departamento de contabilidad es importante para cualquier empresa porque se encarga de supervisar, por ejemplo, el registro y la elaboración de informes sobre el flujo de caja de la empresa, los pagos de bienes y servicios. El departamento comprende 5 funciones, que son

• Cuentas por cobrar (AR): Gestiona el dinero que entra en la empresa, conocido como entradas de caja. Es una cuenta de activo en el balance, que es el saldo que se debe a una empresa por bienes o servicios que han enviado y han sido recibidos por el destinatario, pero aún no pagados. Se aseguran de que el cliente conoce el importe adeudado enviándole la factura.

• Cuentas por pagar (CP): A diferencia de las cuentas por cobrar, es el dinero que la empresa debe a sus acreedores, los proveedores, por los productos o servicios recibidos en un periodo determinado. Dicho esto, aunque pueda doler en los bolsillos, es el flujo de caja que sale de la empresa, lo que se denomina desembolsos de efectivo. AP se representa como el saldo de las cuentas a pagar en el balance, pero pronto podría convertirse y pesar en las secciones del pasivo corriente. También representa el estado crediticio de la empresa. Si el PA aumenta, entonces la empresa está abonando y no pagando en efectivo, pero por otro lado, si disminuye, la empresa está en control de sus gastos y está haciendo frente a sus deudas más rápido de lo que está abonando.

  Por ejemplo, una empresa recibe productos o servicios de proveedores o vendedores. El proveedor o vendedor facilitará una factura a la empresa y la enviará.

  El departamento AP recibe la factura como un crédito de $1000 en la sección de cuentas por pagar del balance y un débito de $1000 por los bienes y servicios, procediendo al estado de resultados. Esto, de hecho, se adhiere al proceso de la contabilidad de devengo ya que la empresa ha tenido en cuenta el gasto, aunque, todavía no se ha enviado efectivo.

• Nóminas: Esta función de la contabilidad es el cálculo, registro y estudio de las nóminas de los empleados, ingresos, salarios brutos, sueldos, comisiones, bonificaciones y más. Es la retribución que una empresa está obligada a pagar a su empleado.

  En esta función, también es posible que la información en términos de horas de trabajo sea transmitida por el departamento de recursos humanos para luego ser procesada y analizada.

• Controles financieros: verifica que todo, como los informes financieros, funciona bien y que los niveles fijados y los objetivos propuestos, en cuanto a ventas, beneficios, excedentes, etc., se cumplen sin alteraciones significativas.

• Información financiera: consiste en divulgar datos financieros a través de estados financieros a las partes interesadas, para darles una idea del estado financiero, de la posición de la empresa. Es una parte esencial de la contabilidad para las empresas que desean, por ejemplo, expandirse y necesitan inversores que inviertan en su empresa. Los inversores o acreedores sabrán si merece la pena o no en función de la estabilidad de sus finanzas.

  Además, la ley lo exige simplemente para confirmar si está pagando sus impuestos.

• Elaboración de presupuestos: El departamento de contabilidad se asegura de que ningún otro departamento gasta más de la cuenta y de que todo el mundo se mantiene dentro del presupuesto haciendo un seguimiento de los gastos de la empresa.

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¿Cómo dirigir un departamento de contabilidad eficaz?

Por supuesto, la salud de una empresa depende de un departamento de contabilidad organizado y saludable. Por lo tanto, si quieres dirigir una empresa positiva, aquí tienes algunas soluciones que puedes aplicar.

Conciliación de cuentas: Es importante ser puntual con la conciliación de cuentas. Como es un proceso que lleva mucho tiempo, puedes utilizar herramientas informáticas para automatizar algunas de las tareas. Dado que usted gasta y recibe constantemente a lo largo del año, este paso es importante porque le ayuda a hacer un seguimiento de sus entradas y salidas y certifica que no hay errores y que tanto sus créditos como sus débitos coinciden. Esto es muy útil para verificar la situación financiera de su empresa.

Pago de impuestos: parece obvio, pero hay que decirlo. Debe pagar sus impuestos a tiempo, o puede arriesgarse a que le pongan multas o le hagan una auditoría. Créanos, una auditoría nunca es agradable.

Investigación: es muy importante saber si su empresa sigue las últimas prácticas, normas y reglamentos.

Procedimientos de cierre: La aplicación de procedimientos establecidos da tiempo a su departamento de contabilidad para prepararse para ese final de periodo, también conocido como final de sus informes financieros. Aumenta la eficacia y la rapidez.

Agiliza la presentación de informes: De este modo, todas las personas implicadas del departamento pueden ver todos los datos y transacciones necesarios para elaborar informes adecuados. A su vez, la auditoría sería mucho más clara.

Reorganice periódicamente el personal de su departamento: Las empresas suelen centrarse en la expansión de su empresa, en ganar dinero, pero se olvidan del personal que está detrás de toda la gestión de gastos e ingresos. No olvide quién está detrás de su éxito financiero. Del mismo modo que busca actualizar la situación financiera de su empresa, el departamento de contabilidad debe disponer de las herramientas y los artilugios más modernos para realizar su trabajo. Consulte con ellos regularmente.

Esperamos que te sientas inspirado para crear un departamento de contabilidad algún día o que utilices consejos para ayudar a tu departamento de contabilidad a tener éxito, ya que es crucial para el intercambio de bienes y servicios, ingresos y gastos de las empresas.