Algunas ventajas de la contabilidad de caja: definición, tipos y cálculo.
Como propietario de una empresa, es importante saber que existen dos tipos de métodos contables para gestionar su contabilidad, y se conocen con el nombre de contabilidad de ejercicio y contabilidad de caja.
Ambos son diferentes, cada uno tiene sus beneficios, pero en este artículo, vamos a ver qué es y cuáles son las ventajas de la contabilidad de caja.
Si te parece interesante, sigue leyendo.
¿Qué es la contabilidad de caja?
La contabilidad de caja es el proceso contable que reconoce los ingresos y los gastos sólo cuando se recibe o se paga en efectivo, es decir, cuando el dinero sale o entra en tu cuenta bancaria.
Es totalmente opuesta a la contabilidad de ejercicio, que registra los ingresos cuando se obtienen, no cuando se reciben los pagos o el efectivo.
Considerada como la contabilidad más sencilla, la utilizan sobre todo las pequeñas empresas, ya que no se ocupa de las cuentas por cobrar ni de las cuentas por pagar, ni de ningún otro pasivo.
Por lo tanto, sólo se registra en la cuenta de resultados cuando se ha intercambiado efectivo, es decir, cuando se ha recibido, y como gasto sólo cuando se ha pagado.
La contabilidad de caja no es aceptable según los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA) ni las Normas Internacionales de Información Financiera ( NIIF).
¿Cuáles son las ventajas de la contabilidad de caja?
El sistema de contabilidad de caja tiene muchas ventajas:
- Barata: Es más barata y fácil de usar que la contabilidad de ejercicio, especialmente para las pequeñas empresas que no tienen los medios para crear una estructura de departamento de contabilidad o contratar a una empresa de contabilidad adecuada.
- Rastreable: Es más fácil de rastrear porque sólo registra cuando esa transacción, el intercambio de dinero, ha tenido lugar. Permite ver directamente el dinero que se tiene, lo que se ve es lo que se recibe y no tiene en cuenta los próximos gastos.
- Fiscalidad: Como ayuda a controlar el tiempo de las transacciones, puedes acelerar los pagos para reducir los beneficios fiscales, sobre todo las pérdidas, para pagar impuestos sólo por el dinero que has recibido.
Así que, básicamente, algunas empresas podrían precipitar sus gastos y desacelerar sus ingresos para evitar una elevada carga fiscal, ya que prefieren evitar las pérdidas durante un periodo contable, puesto que son tenidas muy en cuenta por los acreedores, que lo considerarían como una merma en la solvencia de una empresa.
¿Cómo se calcula la contabilidad de caja?
Puesto que los gastos o los ingresos sólo se registran cuando se produce un intercambio de efectivo.
Por lo tanto, es fácil calcular la contabilidad de caja: hay que restar el total de los gastos de caja de los ingresos de caja, lo que da como resultado los ingresos netos en el balance.
La fórmula de ese beneficio neto sería:
Ecuación: (Ingresos - Gastos = Ingresos netos)
Por supuesto, el objetivo es que el beneficio neto sea positivo y no negativo.
Por ejemplo:
Tus ingresos son de 40.000 $ y tus gastos incluyen:
Alquiler: 6.000
Servicios públicos (gas, electricidad y agua): $4,000
Para saber cuántos ingresos netos has obtenido, debes utilizar la fórmula así
Ingresos netos = 60.000 $ - 10.000 $ = 50.000 $.
Tus ingresos netos serían entonces de 50.000 $.
¿Qué tiene de malo la contabilidad de caja?
La contabilidad de caja tiene algunas desventajas:
Dificulta la toma de decisiones: Dado que sólo registra las finanzas diarias y no ofrece una visión a largo plazo de la situación financiera, no se pueden tomar decisiones sin conocer la situación financiera futura.
Fraude: Una empresa puede cobrar sus cheques con retraso o solicitar el aplazamiento del pago durante el periodo de su obligación fiscal.
Inversores: Este tipo de contabilidad es bastante desventajoso para las empresas que buscan expandir su negocio, pero no pueden y lo más probable es que no encuentren prestamistas porque simplemente no creen que la contabilidad de caja sea la representación o imagen real de la situación financiera de la empresa.
Por ejemplo: Una empresa puede estar perdiendo ventas en el primer trimestre, pero no se espera que reciba efectivo hasta el segundo trimestre, y como la contabilidad de caja sólo reconoce los pagos cuando se intercambia dinero, el inversor que observe las finanzas de la empresa pensará que no vale nada, cuando en realidad está prosperando.
Auditoría: Los auditores verifican que una empresa presente estados financieros reales y tampoco reconocerán la contabilidad de caja como exacta. No les vale.
A corto plazo: En algún momento, si usted es una empresa que tiene la intención de hacer crecer su negocio, entonces podría sentirse restringido por esta forma de contabilidad y podría necesitar cambiar de la contabilidad de caja a la contabilidad de devengo.
Sus libros contables tendrán que incluir
- Cuentas por cobrar y cuentas por pagar
- Gastos devengados
- Omisión de pagos, cobros y pagos anticipados en efectivo
¿Cuál es la diferencia entre la contabilidad de ejercicio y la contabilidad de caja?
Contabilidad de devengo:
Es la más común de las dos y registra los ingresos y gastos cuando se producen y aún no se han facturado ni cuando se produce el intercambio de efectivo.
También la utilizan las grandes empresas, las sociedades anónimas, una vez que se superan los 25 millones de dólares de ingresos brutos al año, ya que así lo exige Hacienda.
Además, ofrece una representación exacta de la situación financiera de una empresa gracias a la inclusión de las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar.
No hace un seguimiento del flujo de caja, por lo que si una empresa tiene problemas de dinero a corto plazo, puede parecer que es a más largo plazo de lo que es.
Por ejemplo:
Ejemplo 1: Usted es propietario de una empresa de diseño de interiores y ha sido contratado para decorar la casa de alguien. A diferencia del criterio de caja, registrará los ingresos en cuanto haya terminado el trabajo, aunque en realidad todavía no haya recibido ningún pago.
Lo que significa que si ha terminado su trabajo, el 10 de junio y el cliente le ha pagado el 20 de julio, su registro de ingresos seguiría siendo el 10 de junio.
Ejemplo 2: Si recibes una factura por Internet de 200 $, en el método de caja, esta factura no se añade a los libros antes de ser pagada, aunque, en la contabilidad por devengo, se registra en el momento en que recibes y tienes conocimiento de esa factura.
Contabilidad de caja:
La contabilidad de caja no incluye las cuentas a cobrar ni las cuentas a pagar. Es bastante más beneficiosa a corto plazo que a largo plazo, como la contabilidad por devengo.
Es más fácil hacer un seguimiento del flujo de caja de una empresa, por lo que la prefieren las pequeñas empresas, pero no es recomendable para las grandes corporaciones.
Por ejemplo:
Ejemplo 1: Usted es un contratista y fue contratado por alguien para realizar un trabajo. El cliente le debe 10.000 $, pero le dio 5.000 $ en efectivo y le abona 5.000 $.
Su ingreso reportado en el estado de resultados no sería el crédito, sino el efectivo que usted ha ganado. Por lo tanto, su ingreso sería de 5.000 $.
Ejemplo 2: Supongamos que una empresa manufacturera vende cosméticos por valor de 10.000 $ en diciembre, pero cobra al año siguiente en enero.
Aunque, sus ventas habrán tenido lugar en diciembre, no se registrarían hasta enero ya que ese es el mes en que la empresa recibió su dinero en efectivo por la venta.
Por último, el método contable que elija dependerá de determinados factores, como el seguimiento del dinero o la fiscalidad. No obstante, sería recomendable utilizar el devengo para la contabilidad de peso y el criterio de caja para el tipo de contabilidad de las pequeñas empresas.
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