¿Qué es el inventario MRO y cómo gestionarlo? La mejor guía y consejos
Existe un tipo especial de inventario no lucrativo que las empresas deben mantener para producir y almacenar productos acabados. El inventario de mantenimiento, reparación y operaciones (MRO ) se utiliza para mantener los equipos y las operaciones optimizados en todo momento. Sin suministros MRO, las máquinas pueden experimentar mayores dificultades técnicas, fallos de funcionamiento y averías.
Es importante optimizar el proceso de gestión del inventario MRO con un coste mínimo para garantizar el retorno de la inversión y el beneficio de la empresa. Entonces, ¿qué es el inventario MRO y por qué es importante?
En este artículo, le ofreceremos la mejor guía explicándole el significado del inventario MRO, su importancia para su empresa, sus mejores prácticas y, especialmente, cómo gestionar el inventario MRO.
¿Qué significa MRO?
Definición
MRO significa mantenimiento, reparación y operaciones. El inventario MRO incluye todos los materiales o suministros necesarios para fabricar los productos acabados en la fase de producción. Por lo tanto, estos costes pueden referirse a piezas de repuesto, servicios técnicos, reposición de existencias, etc. Normalmente, este inventario MRO está controlado por el departamento de mantenimiento de la organización.
El inventario MRO sirve de apoyo a los procesos de producción de la empresa, al tiempo que se encuentra, por naturaleza, disperso en muchos departamentos diferentes. En efecto, el mantenimiento y la reparación pueden implicar a múltiples departamentos de la empresa y suelen ser gastos puntuales, a veces imprevisibles.
Además, como los productos y servicios de mantenimiento son muy variados, la empresa suele recurrir a muchos proveedores diferentes. Esta dispersión y esta gran variedad de productos y servicios hacen, por tanto, que la centralización y la visibilidad del gasto en MRR sean especialmente difíciles.
Aunque las empresas no obtienen beneficios del inventario MRO, éste es necesario para producir bienes y servicios. Este inventario MRO requiere una reposición sistemática y, por tanto, un coste propio para mantener unas existencias saludables.
Sin suministros MRO, las empresas no pueden realizar tareas de mantenimiento, reparación o diagnóstico de las operaciones internas. El inventario MRO evita el mal funcionamiento de los equipos para que su equipo pueda mantener un flujo de trabajo fluido.
Compras indirectas
Las compras indirectas (denominadas compras no relacionadas con la producción), y en particular los artículos MRO, suelen ser objeto de una gestión descentralizada que ocasiona muchos costes y numerosas pérdidas financieras.
Cada vez son más las empresas que se dan cuenta de la necesidad de recuperar el control de estos gastos, que representan importantes costes ocultos. En un esfuerzo por optimizar la estrategia de compras con el fin de mejorar el rendimiento global de una empresa, es crucial estudiar el caso específico de los MRO .
Ejemplos
Entre los artículos comunes de MRO se incluyen:
- Los suministros de mantenimiento , como los de reparación, son los equipos MRO más utilizados, con una tasa de uso del 70% según Peerless Research Group;
- Los equipos de protección individual (EPI ) como guantes, gafas de seguridad, mascarillas, gorros,... son también tipos de equipos importantes para proteger a los empleados;
- Equipos industriales como herramientas manuales, máquinas, hornos, aceites, válvulas, engranajes,...;
- Material de oficina como bolígrafos, lápices, cuadernos, papeles,...;
- Productos de limpieza como cepillos, desinfectantes, cubos de basura,...;
- Otros tipos de equipos técnicos como ordenadores u ordenadores portátiles, escáneres, faxes,...
¿Por qué es importante el inventario MRO?
La importancia del inventario de mantenimiento, reparación y explotación se hace evidente al hablar de los diversos costes directos e indirectos que las empresas deben realizar si no garantizan el mantenimiento de estos materiales en el almacén.
Interrupción del proceso de producción
Los artículos de MRR mantienen operativas las líneas de producción para que las empresas puedan seguir produciendo bienes. Si estos suministros se agotan en el stock, todas las actividades de fabricación deben cesar, lo que significa que todos los empleados deben estar a la espera. Durante este tiempo, la empresa debe pagar a sus empleados pendientes, así como los gastos de envío urgente para conseguir el inventario MRO lo antes posible.
Incluso después de que lleguen los materiales, los técnicos pueden tardar días o semanas en reparar las máquinas, lo que supone otro coste. Durante este tiempo, la empresa está perdiendo ventas potenciales debido al tiempo de inactividad, lo que tiene un impacto significativo en su cuenta de resultados.
Por lo tanto, las organizaciones deben supervisar activamente el mantenimiento de sus artículos MRO para asegurarse de que siguen siendo suficientes para soportar las operaciones de stock actuales.
Exceso de existencias
Mantener demasiado inventario de MRO a mano dará lugar a costes de almacenamiento inflados. Sin embargo, muchas empresas cometen este error en un esfuerzo por evitar el inventario MRO.
De hecho, almacenar demasiados productos puede desordenar las salas de mantenimiento, dificultando la navegación y el almacenamiento de determinados materiales. Cuando no se encuentran suministros, es posible que los responsables tengan que pedir más, sabiendo que ya tienen más a mano.
Para evitar esto, las empresas deben mantener un stock organizado con registros precisos de los productos in situ para evitar pedidos excesivos.
Reducción de la productividad
Además de las incidencias de stock, una mala gestión del inventario de MRR puede afectar a las operaciones diarias. Por tanto, puede repercutir negativamente en los distintos sectores de la empresa y generar costes adicionales imprevistos. Los estudios demuestran que los técnicos de mantenimiento dedican hasta un 25% de su tiempo a buscar piezas. Aunque esto sólo alarga el tiempo de inactividad unos minutos, cualquier repetición disminuirá drásticamente la productividad.
Los trabajadores de mantenimiento pueden evitarlo llevando su propio registro de inventario MRO independiente que muestre dónde se encuentran las herramientas y los materiales para facilitar su recuperación.
Sólo las empresas que consiguen mantener diligentemente el inventario MRO pueden actuar a tiempo. Para garantizar que todos los artículos de MRO estén disponibles cuando se necesiten, puede ser útil adoptar sistemas y software de mantenimiento para supervisar, gestionar y controlar el inventario de MRO, pero también disponer de un espacio adecuado en el que almacenar los equipos.
De hecho, no se trata sólo de elegir las herramientas y equipos adecuados para el trabajo, sino también de gestionar estos recursos lo mejor posible y almacenarlos de forma ordenada, para que siempre estén disponibles cuando se necesiten y evitar largos periodos de inactividad. Porque una buena gestión del inventario MRO es esencial para la gestión eficaz de los procesos de los artículos MRO.
¿Qué es la gestión de inventarios MRO?
Definición
Cuando hablamos de gestión de inventarios MRO, no estamos hablando de productos acabados. Se trata del inventario de materias primas o productos semiacabados. La gestión de inventarios MRO consiste en planificar y aplicar un método para maximizar la rentabilidad y reducir los costes.
Una buena gestión de los artículos del inventario MRO consiste en disponer de la cantidad adecuada en el momento oportuno. Si el inventario no es lo suficientemente grande, se habla de falta de existencias, con lo que se corre el riesgo de interrumpir la producción. Un exceso de inventario, por otra parte, es caro, por no mencionar que existe el riesgo de depreciación del inventario.
Por lo tanto, una buena gestión del inventario de MRR consiste en encontrar este equilibrio que ayudará a las empresas a maximizar los beneficios minimizando los costes. La previsión y la planificación son herramientas eficaces al servicio de la gestión de inventarios MRO.
Componentes
La gestión de inventarios MRO tiene muchos componentes. He aquí sus 4 componentes básicos:
- Determinar los suministros y materiales que es necesario almacenar y sus características
- Almacenar el inventario, saber organizar el stock para adaptarlo a las necesidades de la empresa.
- Identificar los artículos y las cantidades, seleccionar los equipos y hacer un seguimiento de la información de los pedidos
- Verificar, seguir y controlar el proceso de inventario de mantenimiento, reparación y explotación
¿Cómo gestionar el inventario MRO?
Entre los costes indirectos, la categoría MRO (Mantenimiento, Reparación y Explotación) es una de las más difíciles de centralizar. La dispersión de estos costes en muchos departamentos de la empresa y en múltiples proveedores dificulta a menudo su gestión. Para mejorar la gestión de los costes de MRO, hay tres ejes estratégicos que deben ponerse en marcha de forma prioritaria. La adopción de soluciones de compra digitales es uno de los principales ejes que hay que poner en marcha.
Racionalización de los proveedores
La multiplicidad de compras centralizadas para el mantenimiento y la reparación es, en efecto, uno de los principales factores de pérdida de tiempo y dinero.
Reducir el catálogo a un número limitado de proveedores permitirá centralizar los costes, obtener una mejor visibilidad, pero también poder establecer asociaciones que den lugar a tarifas preferentes.
Se trata, pues, de seleccionar un mínimo de proveedores, favoreciendo a los que ofrecen una amplia gama de productos y servicios.
Reducir costes innecesarios
Podemos externalizar la responsabilidad del inventario, por ejemplo mediante la implantación de programas VMI (Vendor Managed Inventory). Gracias a estos programas, la gestión de los artículos del inventario MRO ya no la asume el comprador, sino que se confía a los proveedores. De este modo, las compras sólo se realizan cuando son necesarias, para un mejor control del gasto y una simplificación de los procesos de compra.
Adopción de soluciones de compra digitales
Los sistemas de aprovisionamiento electrónico (aprovisionamiento en línea) son ahora esenciales para aumentar drásticamente la visibilidad global, facilitar los procesos y centralizar las compras. Para los artículos del inventario MRO, realizar las compras a través de Punch-Outs es una de las mejores soluciones. Gracias a estas interfaces accesibles en línea, los compradores tienen acceso en tiempo real a las ofertas de los proveedores. Las compras se realizan en unos pocos clics y se centralizan automáticamente .
Mejores prácticas de gestión de inventarios MRO
Las empresas pueden evitar los problemas derivados de una mala gestión del inventario MRO (mantenimiento, reparación y explotación) teniendo en cuenta las mejores prácticas de control.
Establecer indicadores clave de rendimiento para la gestión de MRO
Las organizaciones pueden controlar eficazmente su inventario MRO estableciendo puntos de referencia medibles o indicadores clave de rendimiento (KPI). Los indicadores clave de rendimiento cuantifican diversos elementos del rendimiento para que los gestores puedan determinar cuándo intervenir.
Aunque las empresas pueden establecer tantos KPI como consideren oportuno, todas las empresas deberían supervisar
- Rendimiento de los proveedores
- Tasa de rotación del inventario MRO
- Costes de mantenimiento, reparación y explotación
- Porcentaje de MRO del presupuesto de compras
- Relación entre pedidos urgentes y reaprovisionamiento
- Frecuencia de inventario
- Inventario total
- Ciclo de vida del inventario
Formar al personal en la gestión de las compras y la cadena de suministro
Un sistema de gestión MRO (mantenimiento, reparación y explotación) es tan eficaz como los empleados que lo dirigen. Por lo tanto, las empresas deben dar prioridad a la formación del personal sobre cómo adquirir artículos MRO y gestionar la cadena de suministro.
La formación debe abarcar cómo adquirir artículos de inventario MRO e interactuar con empleados de distintos departamentos. Esto crea un entorno de trabajo sano y armonioso en el que los trabajadores comprenden su papel. Cuando surjan problemas o se requiera formación adicional, los supervisores pueden organizar talleres especiales.
Ubicar el inventario MRO de forma centralizada
Los departamentos que operan de forma independiente tienden a duplicar las órdenes de compra, lo que da lugar a un exceso de artículos de inventario MRO y costes de adquisición. Al mantener los registros de inventario en una ubicación centralizada, las empresas pueden mejorar el control y la eficiencia de sus artículos de inventario MRO.
Implantación de sistemas de gestión
Las empresas pueden optimizar su comunicación interna y el intercambio de datos implantando sistemas de gestión y pedidos de artículos de inventario MRO. Estas soluciones automatizan las tareas estándar de inventario, como el recuento cíclico y el aprovisionamiento, garantizando que las empresas tengan el mínimo de productos in situ.
El software también establece una interfaz centralizada, donde los empleados de la empresa pueden acceder a los datos de inventario MRO. Las soluciones avanzadas de pedidos incluso conectan a las empresas con sus proveedores para facilitar el aprovisionamiento. Esta función amplía la visibilidad de la cadena de suministro y permite a los directivos supervisar el rendimiento de los proveedores.
Considere la posibilidad de utilizar servicios de gestión de inventario gestionados por proveedores
Algunas empresas no disponen de empleados suficientes para dedicarse a la gestión de inventarios y aprovisionamiento MRO, mientras que otras prefieren dejarlo en manos de empresas especializadas en este departamento. En cualquiera de los casos, las organizaciones pueden recurrir a servicios de terceros para mejorar la gestión de sus artículos MRO.
Al dejar este proceso en manos de empresas con experiencia, las empresas pueden experimentar un aumento de la productividad y una mayor eficiencia operativa.
Artículo traducido del inglés