¿Qué es la gestión de cuentas por cobrar? ¿Cómo mejorarla?
La gestión de las cuentas por cobrar es una parte crucial del funcionamiento de cualquier empresa. Descuidar este aspecto provocará una falta de liquidez que, a su vez, podría tener graves consecuencias.
En algunos casos, los clientes no pagan inmediatamente y su dinero pendiente se convierte en infames "cuentas por cobrar", datos contables que forman parte de los activos de tu empresa. Pero los datos contables no son la forma de garantizar el flujo de caja para pagar tus facturas.
En este artículo, aprenderás a convertir y gestionar tus cuentas por cobrar para asegurarte de que tu empresa goza de buena salud financiera.
¿Qué son las cuentas por cobrar?
Las cuentas por cobrar, también conocidas como cuentas de clientes, incluyen los importes pendientes que se han facturado, pero que aún no se han pagado, y que llegan junto con la entrega de bienes o la prestación de servicios. En otras palabras, es un asiento en los registros contables de una empresa que se produce tras una venta y que indica que el producto o servicio se ha prestado al cliente, pero que éste tiene un plazo para pagar a la empresa.
Una vez recibido el pago, la cuenta de efectivo aumenta, y la cuenta por cobrar disminuye. Algunos créditos a clientes pueden clasificarse como activo a largo plazo si se espera que el pago no se reciba más de un año después de la compra.
En la práctica, cuando una empresa acuerda conceder un crédito a sus clientes, suele ofrecer 30 días antes de cobrar el importe total de la factura y los intereses o gastos de administración.
¿Por qué es importante la gestión de las cuentas por cobrar?
La gestión de las cuentas por cobrar es una función esencial de cualquier organización empresarial. Tiene un enorme impacto en la situación financiera, el flujo de caja, la relación con los clientes, etc. de su empresa. Una buena gestión de las cuentas por cobrar reducirá el tiempo y el esfuerzo de su equipo.
La base de toda gestión es obtener información de calidad. Por lo tanto, si su empresa desea conceder créditos a sus clientes, es esencial establecer un buen sistema de seguimiento de cuentas para establecer una antigüedad cronológica de las cuentas por cobrar.
En otras palabras, el informe de gestión de las cuentas por cobrar debe permitirte identificar en todo momento los siguientes elementos:
- Cuentas por cobrar clasificadas por cliente
- Facturas clasificadas por cliente
- Retraso desde la emisión de la factura
- Recordatorio automático cuando la cuenta de un cliente ha vencido
Para mantener el rigor y evitar la pérdida de control sobre los importes a cobrar de sus clientes, asegúrese de que sus transacciones se registran de forma regular. Una buena forma de ver las cosas con claridad.
El proceso de gestión de las cuentas por cobrar
La gestión de las cuentas por cobrar combina diferentes procesos, entre los que se incluyen:
- La concesión de créditos y la facturación: Asegúrese de que el cliente puede pagar el coste de sus productos o servicios antes de aceptar nuevos clientes. Para ello, puedes utilizar la base de datos de clientes para decidir si solicitas el pago por adelantado u otra forma de crédito.
- Relación con el cliente: Gestionar las cuentas por cobrar requiere una buena comprensión y capacidad para mantener la conexión con los clientes (si no prestas atención, puedes molestar a tu cliente). No olvides responder a todas las preguntas y resolver los problemas de los clientes lo antes posible.
- Análisis de las tendencias de pago: Descubrir el nuevo método de pago ayuda a tu negocio a mantener la relación y conservar al cliente a largo plazo. Momento aparte en el recorrido del cliente, el pago tiende a ser cada vez más electrónico y manual, con la menor fricción posible. Discreto, por tanto, pero también de fácil acceso y seguro ...
- Cobro y conciliación de los pagos recibidos o atrasados: Es importante verificar la fecha de vencimiento del pago y enviar el recordatorio de pago. No es difícil mantener una comunicación coherente con los clientes.
Cómo mejorar la gestión de las cuentas por cobrar
Multiplique las opciones de pago
Multiplicar las soluciones de pago para el cliente aumenta las posibilidades de que pague sus facturas rápidamente. Efectivo, tarjetas de crédito, cheques y, cada vez más en el mundo empresarial, pago electrónico, deben ser todas las posibilidades de pago que ofrezca a sus clientes.
Recompense a los buenos pagadores... ¡con un pequeño descuento!
Para animar a su cliente a pagarle lo antes posible, es una buena idea ofrecer un descuento de algunos porcentajes de la venta en caso de pago completo en un plazo breve. Este pequeño desfase que usted suscribe se verá fácilmente compensado por la reducción del plazo de pago.
Recuerde a los clientes morosos
Muchos empresarios (¡sobre todo los más jóvenes, que tienden a santificar un poco a sus clientes!) son reacios a recurrir al seguimiento. ¡Es un error! Un cobro limpio y profesional será respetado por sus clientes. Cogerle el teléfono cuando se cumpla el plazo de pago (¡da siempre preferencia a los recordatorios verbales!) forma parte de la atención al cliente y del necesario mantenimiento del diálogo con él. Averigua cuál es la causa de la morosidad y adapta tus decisiones en función de ella.
Planifique una política de cobro
Aunque no es divertido, tiene que serlo. No escatimes en cosas que pongan en riesgo la salud de tu negocio. Para cobrar a tiempo, no dudes en establecer un sistema de facturación de penalizaciones por demora e incluso plantéate el peor de los escenarios estudiando recursos legales.
Ofrezca el pago electrónico
Es bien sabido que el uso de la tecnología ofrece a menudo la ventaja de ahorrar tiempo. Por ejemplo, ofrecer la opción del pago electrónico a sus clientes es muy popular en el mundo empresarial. Esta solución tan ventajosa permite una transferencia casi instantánea de sumas de la cuenta de su cliente a la cuenta de su empresa. Así evitará retrasos y verá el efecto favorable en su liquidez.
Solicitar un depósito del cliente
En varios sectores en los que el producto o servicio a entregar requiere un largo periodo de trabajo, se solicita un depósito al cliente para cubrir parte del trabajo que se realizará antes de la siguiente facturación. Esta práctica es muy ventajosa, pero el hecho de cobrar cantidades antes de la entrega presenta su parte de riesgos. Por ejemplo, si el servicio no se presta, la cantidad recibida representa una deuda con su cliente que sólo puede cancelarse al preparar una factura. Asegúrese de que su contabilidad interna le permitirá garantizar un buen seguimiento de las sumas cobradas por adelantado por sus clientes.
Lo más importante
La experiencia demuestra que la gestión de las cuentas por cobrar es una de las partes del proceso de relación con el cliente que merece ser analizada y optimizada, desde la facturación, la recepción, la adaptación de la elección del método de pago al perfil del cliente hasta la organización del procesamiento de los pagos de los clientes de forma optimizada. Una cuenta por cobrar bien gestionada permite a su empresa mejorar la conexión con sus clientes y garantizar la salud de su estado financiero.
Artículo traducido del inglés