Crear su CRM con Access: lo que necesita saber

Crítica de CRM: Microsoft lleva varios años democratizando la creación de aplicaciones con Microsoft Access. Las posibilidades son casi infinitas con este software del paquete Office. Sin embargo, no siempre es una buena idea empezar con esta solución. Si quieres crear tu propio CRM con Microsoft Access, lee atentamente los siguientes consejos.

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¿Qué se puede hacer con Access?

Access es un sistema de gestión de bases de datos basado en el lenguaje propietario de Microsoft: VBA (Visual Basic for Applications). Access permite crear bases de datos relacionales sin necesidad de programar, y eso es lo que lo convierte en una herramienta tan interesante. A diferencia de una ficha de prospección en Excel, donde 1 línea corresponde a 1 contacto, Access permite saber que 2 contactos pertenecen a la misma organización. Excel no permite gestionar este tipo de relaciones, por lo que se pierde una gran cantidad de información al trabajar de este modo.
Además de la parte "base de datos", Access permite crear interfaces con formularios de entrada, como si se tratara de un programa informático real. También es posible crear consultas para interrogar a tu base de datos, e informes que pueden utilizarse para editar archivos de clientes, contratos personalizados, formularios de pedidos, etc.
Sobre el papel, Access tiene todo lo necesario para crear su propio software CRM.

Las ventajas de crear su CRM con Access

Crear su propio CRM tiene dos grandes ventajas:

• Ya pagas por Access como parte de tu suscripción o de tu licencia de Microsoft Office. Por tanto, no tienes que pagar una licencia por las aplicaciones que crees, independientemente del número de usuarios que tengan. A modo de comparación, un CRM muy bueno cuesta entre 10 y 30 euros al mes por usuario. Si 10 personas utilizan un CRM, podría ahorrar hasta 3.600 euros al año.
• Además, puede crear libremente todas las vistas y formularios que desee. Así que puede crear un CRM a su medida sin pasar por un editor o integrador de software.

Estos dos puntos son muy atractivos, pero hay que considerar todas las dimensiones de su proyecto antes de dar el paso. Las desventajas que siguen ponen en perspectiva los puntos anteriores.

Las desventajas de Microsoft Access

Hemos visto fracasar proyectos de CRM que utilizaban Access y, en ocasiones, tener éxito con gran sufrimiento. He aquí las principales razones:

• El tiempo que se tarda en crear y mantener un sistema CRM, así como los conocimientos necesarios, suelen subestimarse en un 80%. Esto es enorme, pero es una realidad. A pesar de que Access requiere poca o ninguna programación, el tiempo que se tarda en desarrollar los conocimientos necesarios para crear un paquete de software completo es sencillamente enorme. Cuando se utiliza por primera vez la aplicación terminada, a menudo se observan pequeños fallos e incoherencias que también tardarán mucho tiempo en resolverse.
• En caso de pérdida de datos, Access no tiene copia de seguridad. Tampoco está protegido contra virus e intrusiones que puedan dañar su negocio. No hay soporte disponible para responder a sus preguntas. En el caso del software en línea, la asistencia, el mantenimiento, las actualizaciones y la protección de datos están incluidos en el precio.
• El coste de un proyecto CRM en Access comparado con un software en línea es mucho mayor. El tiempo que dedica a desarrollar y mantener su aplicación se lo quita a su negocio "real".
• Microsoft utiliza una tecnología propietaria que no es muy compatible en caso de migración a otro paquete de software. Sin embargo, puede exportar sus datos en formato CSV e importar todas sus tablas a un nuevo CRM en caso necesario.
• Aunque configure un CRM excelente, nunca dispondrá de funciones colaborativas como la integración con las redes sociales, el uso compartido de notas, el seguimiento de eventos, la geolocalización, las vistas e informes personalizados, el marketing por correo electrónico, etc. Esta dimensión colaborativa es esencial para que su CRM sea un éxito. Esta dimensión colaborativa es esencial para que las relaciones con los clientes sean eficaces y productivas.
• El acceso no es accesible a través de una aplicación móvil segura y adaptada al trabajo en movilidad, a diferencia de la mayoría de los CRM SaaS.

aPaaS: una versión en la nube de Access

Si no eres desarrollador pero quieres diseñar tú mismo una aplicación, considera la Plataforma de Aplicaciones como Servicio. Esta nueva generación de herramientas en línea le permite crear cualquier tipo de software con todas las ventajas de la Nube: seguridad, colaboración, bibliotecas de aplicaciones, etc.

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Para ayudarle a elegir

En conclusión, recomendamos Access para proyectos muy específicos:

• en el caso de un POC (Proof of Concept): aplicación para validar una necesidad
• si la cobertura funcional es muy limitada, para limitar el tiempo de creación y mantenimiento
• si una funcionalidad esencial no la ofrece ningún otro CRM

Los CRM modernos son muy configurables y ofrecen tarifas muy asequibles, siendo las más asequibles a partir de 5 euros/mes/usuario. Por ello, cada vez es menos frecuente que la creación de un CRM con Access sea un proyecto rentable. Para la mayoría de los proyectos de gestión de las relaciones con los clientes, recomendamos CRM móviles, colaborativos y seguros, y que puedan actualizarse rápidamente para satisfacer las elevadas exigencias de prospectos y clientes.

A medio camino entre Access y un CRM propietario, también puede optar por un CRM de código abierto (gratuito) que basta con instalar en un servidor y configurar a su gusto. Se trata de una alternativa muy popular entre las empresas que quieren tener un control total sobre sus datos sin gastarse 1 euro en una licencia.