¿Qué es la caja en contabilidad y cómo contabilizarla de manera efectiva?

Ya seas autónomo, pyme o gran empresa, es necesario llevar la contabilidad de tu actividad económica. Teniendo esto en cuenta, analizar los movimientos de tus cuentas bancarias (las entradas y salidas de efectivo) se convierte en una tarea imprescindible.

Y es allí donde recae la importancia de la caja en contabilidad. Ésta permite tener un control de los saldos, al mismo tiempo que proporciona información de la solvencia y la liquidez de un negocio.

¿Qué es exactamente y cómo se contabiliza? ¡Lo descubrimos en este artículo! 👇

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¿Qué es una caja en contabilidad? Definición y conceptos

La caja es uno de los conceptos básicos de contabilidad que debes conocer y controlar.

Dentro de la jerga tesorera, “caja” es una cuenta contable donde se registran los movimientos dinerarios de un negocio.

¿Por qué es tan importante llevar esta cuenta? Porque permite conocer la liquidez y la capacidad de pago de una sociedad, y no podemos hablar de liquidez sin hablar de flujo de caja.

☝️ Cuando hablamos de la caja contable, nos referimos a un concepto y no a un objeto material donde se guarda el dinero (aunque podría darse el caso que así sea, también, en algunas empresas).

👀 ¡Ojo! En la caja solamente se reflejan las entradas y salidas de dinero efectivo: billetes, cheques, giros bancarios, etc.

💡 El saldo de la cuenta será siempre positivo puesto que una empresa no puede poseer dinero en efectivo negativo. Es decir, registrar que no lo posee.

Caja chica o menor

Cabe destacar que dentro de la caja, encontramos la caja chica o menor. Este último concepto hace referencia a una cantidad de efectivo destinada a hacer frente a gastos imprevistos, los cuales deben solventarse a corto plazo.

☝ ️Normalmente, se utiliza para cubrir pequeñas cantidades de dinero.

¿Cuál es la diferencia entre “caja” y “bancos”?

Las dos cuentas contables se utilizan para contabilizar el flujo monetario de la empresa. Ahora bien, existe una diferencia entre ellas:

• la caja registra solamente el dinero físico de la empresa (caja fuerte),
• mientras que el banco registra el dinero que la empresa tiene en las entidades bancarias con la conciliación bancaria (cuenta corriente).

¿Cómo se contabiliza la caja?

El principio es simple: solo se contabiliza en caja una vez el efectivo sea real.

Es decir, las ventas solo se cuentan cuando el vendedor recibe el dinero (la empresa percibe una nueva entrada de dinero); del mismo modo, las compras solo se anotan cuando se ha entregado el dinero (y, por lo tanto, la empresa ya no dispone de él).

☝ ️ Cuanto más dinero tenga la empresa, mayor será la cuenta caja; cuantos más pagos en efectivo realice, menor será la caja.

Movimientos en caja

Veamos los causantes de los movimientos en caja:

• Las entradas de dinero (ingresos) pueden ser por:
  • venta de bienes o servicios,
  • venta de propiedades,
  • donaciones,
  • comisiones,
  • ahorros, etc.
• Las salidas de dinero (gastos) pueden ser por:
  • pago a proveedores,
  • inversiones financieras,
  • compras de material,
  • pago de nóminas,
  • robos, etc.

El dinero en caja: ¿es del activo o del pasivo?

La caja es una cuenta del activo. El dinero reflejado en ella es dinero propiedad de la sociedad.

Libros contables: ¿cuáles se utilizan?

Para contabilizar la caja, se utiliza un registro contable, el Libro de Caja, que es un libro auxiliar de contabilidad que muestra:

• la liquidez de la empresa,
• su efectivo real,
• su solvencia,
• y los comprobantes de movimientos.

💡 A parte de los libros auxiliares, en España, existen dos libros contables obligatorios para las sociedades: el Libro Diario y el Libro de Inventarios y Cuentas Anuales.

Un tercer libro existe, el Libro Mayor. Aunque este libro no es obligatorio, tiene muchas ventajas.

Las anotaciones se hacen a partir de asientos contables y siguiendo el principio de partida doble (debe y haber). El libro se estructura de la siguiente manera:

• A su izquierda, la columna debe: se indican los ingresos (abonos o débitos).
• A su derecha, la columna haber: se indican los pagos (cargos o créditos).

🔵 He aquí un ejemplo de la estructura de un Libro de Caja:

☝️ Cada cierto tiempo (mensualmente, por ejemplo), las operaciones registradas en el Libro de Caja se trasladan al Libro Diario.

Despega hacia tu objetivo empresarial

Llevar la contabilidad del efectivo de la empresa es una práctica importante y habitual en el día a día contable.

Contar con las mejores herramientas, como un software de contabilidad, te permitirá registrar todos tus movimientos de la manera más simple y acertada posible.

Olvídate de los errores, de las pequeñas tareas que hacen perder el tiempo, y ¡céntrate en tus objetivos empresariales! 🚀

[BONUS] 9 cuentas contables del activo

Como hemos visto, la caja forma parte del activo de la empresa. Aprovechando la ocasión, ¿por qué no destacar algunas otras cuentas importantes? ¡Vamos allá!

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La caja en contabilidad en resumen

Al final, la caja en contabilidad es esencial para cualquier negocio:

• reflejando la liquidez y solvencia,
• y facilitando decisiones financieras informadas.

Conocer la diferencia entre la caja y las cuentas bancarias, y cómo se contabilizan las transacciones, es crucial para una contabilidad precisa.

El uso de libros contables adecuados y un software de contabilidad optimiza tus procesos, permitiéndote enfocarte en tus objetivos empresariales. 🎯

Ahora que ya conoces un poco más en qué consiste el activo de una empresa, ¿estás listo/a para llevar la contabilidad? ¡Cuéntanos tus trucos!