La caza de facturas, el punto negro en la gestión de su empresa
Todas las empresas registradas en Francia están sujetas al Código General de Impuestos. Aunque algunas empresas no están sujetas a las mismas obligaciones debido a su tamaño, la contabilidad de ejercicio se aplica al mayor número de empresas, ya que abarca las actividades que generan beneficios industriales y comerciales.
Esta normativa obliga a las empresas a llevar una contabilidad rigurosa, en la que figuren sus beneficios y pérdidas durante un periodo determinado. Por tanto, como director de una empresa, está obligado a conservar todos sus registros de pagos durante al menos 6 años.
Para muchas empresas, se trata de una obligación restrictiva, pero no por ello deja de ser vital para el desarrollo de su negocio. Así que presta mucha atención al resto de este artículo.
¿Qué dice la ley sobre el registro de facturas?
La legislación francesa obliga a las empresas a llevar la denominada contabilidad de ejercicio. También conocida como contabilidad deudora o contabilidad de "cobros y pagos", consiste en registrar las facturas y conservar todos los justificantes de pago.
Los asientos deben realizarse en dos etapas: primero, cuando se devengan los ingresos y se contraen las deudas, y después, cuando se pagan las operaciones.
¿Cuáles son las ventajas de la contabilidad de ejercicio?
Al registrar los derechos (créditos) y las obligaciones (débitos) de forma muy precisa en dos etapas, la contabilidad de ejercicio ofrece a las empresas una imagen muy concreta de su actividad y sus activos.
La contabilidad de compromiso también implica la asignación de letras a cuentas de terceros. Se asigna una letra a uno o varios importes para obtener indicadores significativos de los movimientos corrientes.
Por último, permite relacionar los ingresos y los gastos con el periodo contable correspondiente (también denominado corte). Gracias a esta conciliación, el contable puede determinar el importe de las provisiones, los gastos devengados y los ingresos pendientes de cobro, las facturas vencidas y pendientes de pago, etc.
¿Cuánto tiempo hay que conservar los justificantes?
La legislación fiscal obliga a conservar todos los justificantes de pago que confirman la exactitud de las declaraciones fiscales durante un periodo de 6 años.
La duración de la conservación de estos documentos contables puede variar en función de sus operaciones:
- Los justificantes relativos a las amortizaciones deben conservarse durante un periodo de 6 años a partir del final del periodo de amortización.
- Las facturas relativas a un cliente o proveedor deben conservarse durante 10 años a partir del final del ejercicio.
¿Por qué es esencial conservar las facturas?
Para evitar la morosidad
Más de un tercio de los empresarios franceses cobran a los 30 días o incluso a los 60 días.
Estos retrasos en los pagos son un verdadero freno para el desarrollo de su empresa, ya que la privan de sus recursos de tesorería.
Las pequeñas y medianas empresas son las más afectadas por este problema, que a veces las lleva al cese total de su actividad.
Para evitar la morosidad, es esencial llevar un registro de todas sus facturas. En primer lugar, esto le permite tener constancia escrita de las sanciones por demora que se aplicarán, ya que deben estar estipuladas en el documento.
Por último, le permite controlar los plazos de cobro o de desembolso de sus operaciones. Así podrá hacer un seguimiento de los retrasos con sus clientes.
Para evitar el fraude
Si bien algunos casos de fraude fiscal son el resultado de un simple descuido o negligencia, otros suelen ser el resultado de una ocultación destinada a defraudar al fisco, embellecer las cuentas o beneficiar a un tercero. Las consecuencias financieras y jurídicas de tales acciones son de gran alcance.
Por ello, es vital para su empresa conservar todos los justificantes que puedan exculparle de este tipo de situaciones.
Para justificar sus derechos de IVA
Desde el punto de vista fiscal, sólo la factura puede justificar su derecho a cobrar y deducir el IVA. Por lo tanto, es fundamental conservar todos los justificantes cuando presente sus declaraciones de IVA o cuando se someta a una inspección fiscal.
¿Cuáles son las sanciones por no conservar las facturas?
La ley estipula que no conservar sus facturas acarreará sanciones graves, que podrían llevar a la quiebra de su empresa, sobre todo si no dispone de recursos financieros importantes.
Si no puede presentar las facturas de sus clientes, se le puede aplicar una sanción del 50% del importe de la factura. En cuanto a las facturas de proveedores, no conservar sus justificantes podría dar lugar al rechazo de las deducciones de gastos, lo que supondría un beneficio adicional.
¿Qué herramientas debo utilizar para buscar y almacenar facturas?
Hoy en día, existe una amplia gama de programas informáticos de gestión empresarial que pueden simplificar la mayoría de las tareas administrativas.
Como Alan para los seguros de los empleados, Payfit para la gestión de RRHH o Slack para tus comunicaciones internas, existen soluciones digitales para gestionar las finanzas de tu empresa. Hoy en día, la digitalización ya no debe verse como una posibilidad, sino como una oportunidad real.
Pero, ¿qué características debes tener en cuenta a la hora de elegir tu software de gestión contable?
En primer lugar, debe asegurarse de que esta nueva adopción le permitirá ahorrar tiempo y aumentar la productividad. Incluso si esto significa hacer algunos cambios en sus hábitos de trabajo al principio, debe simplificar sus tareas, no hacerlas más complejas.
Para obtener el máximo valor añadido, le recomendamos que elija un software que combine las siguientes funciones:
- Búsqueda e importación automática de sus facturas de compra y venta directamente a través de su (s) buzón(s) de correo electrónico.
- Búsqueda e importación automatizada de sus facturas de compra en sus áreas de clientes.
- La posibilidad de escanear sus facturas en papel y enviarlas directamente a su nueva herramienta de gestión a través de una dirección de correo electrónico específica.
- Introducción automática de la información de sus documentos contables (fecha, importe sin IVA, IVA, número de factura, etc.).
- Una aplicación móvil para gestionar sus informes de gastos.
- Almacenamiento seguro de sus justificantes contables durante el plazo legal y conservación garantizada con valor probatorio.
- Una interfaz intuitiva y completa que le permite visualizar su tesorería 24/7.
- Un sinfín de otras funciones posteriores, desde la gestión de sus asientos hasta la exportación de su libro mayor a su contable.
La herramienta iPaidThat, por ejemplo, engloba todas estas funciones y es un ejemplo perfecto de la eficacia de una solución que simplifica la gestión de su empresa. Se acabaron las búsquedas de facturas al final del ejercicio y mejorará la relación con su contable.
En conclusión, la digitalización ofrece soluciones completas y prácticas para optimizar la gestión contable y reducir los plazos de pago. La digitalización ya no es una opción, sino una oportunidad que debe aprovechar si quiere hacer crecer su negocio.
Julie Sanchez - Redactora en iPaidThat
iPaidThat es un Saas (software como servicio) que simplifica y automatiza la gestión contable de su empresa. Diseñado para directores de empresas y censores jurados de cuentas, iPaidThat recupera automáticamente las facturas recibidas, analiza la salud financiera de su empresa, comprueba si hay facturas impagadas y envía la información recopilada a su contable. Con una serie de funciones de gestión de contabilidad general, iPaidThat ofrece una solución completa que le ahorra un tiempo valioso en la gestión de su empresa.
Artículo patrocinado. Los expertos colaboradores son autores independientes del equipo editorial de appvizer. Sus comentarios y posiciones son propios.
Artículo traducido del francés