Documentos contables: los entresijos de lo que son
Sé que tiene muchas ganas de leer sobre documentos contables, ¿verdad? Pues, francamente, si tiene un negocio, o está pensando en abrir uno, algún día tendrá que enfrentarse a estos documentos. Por temible que pueda parecer, hemos encontrado la forma de aliviar esa aprensión y darte las respuestas de la forma más fácil de leer posible.
Sabrás que Appvizer se asegurará de que salgas con el conocimiento de lo que es, los tipos y cuánto tiempo puedes conservar los documentos contables.
¡Feliz lectura!
¿Qué son los documentos contables?
Los documentos contables y los registros de documentos reagrupan todos los documentos que desempeñan un papel en la preparación de los estados financieros de una empresa, como las cuentas de resultados y los balances. Incluyen registros de transacciones monetarias, activos y pasivos, libros de contabilidad, diarios, etc.
También contienen detalles de las transacciones comerciales. Cuando se realizan transacciones, se supone que registran la información clave sobre las mismas, como los nombres, las cantidades pagadas, la fecha y el significado de las transacciones. Cada uno de ellos (documentos fuente) tiene un número que los identifica en el sistema contable. Simplifica la comprensión de los registros y ayuda a averiguar si faltan documentos o no, ya que, una vez registrados en el sistema, se indexan para que sean fácilmente accesibles y archivados.
Además, son esenciales para y para los auditores, que los utilizan como prueba de que los pagos se han producido realmente y como prueba para los propietarios de las empresas. Y si tiene alguna duda, y dispone de los medios, un contable siempre puede serle de gran ayuda.
¿Qué incluyen los documentos fuente de la contabilidad ?
Hay algunos documentos que hay que tener en cuenta a la hora de llevar la contabilidad:
- La fecha de la transacción: es una fecha que muestra cuándo ha tenido lugar una operación, para garantizar la seguridad pero, sobre todo, indicar el momento de la transferencia oficial de la propiedad.
- El importe total de la transacción: significa el coste total de la transacción sin los costes, tasas y gastos relacionados con las transacciones.
- Una descripción de la transacción: una transacción es un acuerdo completo entre un comprador y un vendedor para intercambiar bienes, servicios, etc,
- Una o varias firmas de autorización: la firma indica que todos han aceptado las condiciones.
¿Cuáles son los tipos de documentos fuente en contabilidad?
- Libro de caja
El documento de caja se refiere a las ventas y compras, que son muy importantes para cualquier empresa, y sirve como documento fuente de las mismas. Es el documento de registro de cada venta y compra.
Además, es el proceso de registro cuando una empresa compra cualquier mercancía en efectivo y automáticamente recibe una nota de caja del vendedor.
Mientras que la empresa que vende los bienes, entrega una nota de caja que muestra los detalles de la compra, como la cantidad que se ha comprado o vendido, el precio, el descuento y el impuesto sobre las ventas que se ha cobrado y/o depositado.
A continuación, se registran en los libros de contabilidad.
- Factura y recibo
Registra los abonos efectuados en las compras y ventas. Cuando los artículos se venden a crédito, se preparan facturas de venta en las que se detalla lo que se ha comprado, la tarifa, el importe y otros datos. Una vez realizada la compra a crédito, el proveedor prepara la factura.
Por seguridad, se hacen por duplicado para que cada parte recuerde sus obligaciones y lo que queda por pagar y recibir. La copia original, la más importante, se envía al comprador y la segunda la conserva la empresa receptora como prueba de registro. Sólo se convierte oficialmente en factura cuando el destinatario recibe la copia principal.
- Recibo
El recibo es la prueba de que se ha realizado una transacción y de que la parte receptora ha recibido íntegramente su dinero. El comprador lo guarda para mostrarlo en caso de que surja algún problema y también para llevar un registro de sus pagos.
Al igual que la factura, la copia original se entrega al que realiza el pago y la otra la conserva el que recibe o la empresa que recibe el efectivo.
- Recibo de pago
Es la prueba del importe y la fecha en que el dinero ha sido efectivamente ingresado en el banco. Cuando el depositante va a ingresar el dinero, el banco le pide que rellene en el impreso el nombre, la fecha y la cantidad que va a ingresar.
Una vez cumplimentados los datos, el empleado del banco comprueba si todo es correcto, lo firma y lo sella para el depositante, lo que se convierte en el acta de constancia para el cliente.
- Cheque
Un cheque es un documento del banco para pagar una cantidad específica de dinero de la cuenta de una persona a la persona cuyo nombre aparece en el cheque.
También hay cheques al portador, que son pagos que se hacen a cualquier persona que lleve y presente el cheque, y se llama cheque al portador. Entonces lo firma la persona que lo emite, dando a entender que está de acuerdo en pagar esa cantidad o, francamente, no necesita firma.
El cheque, si se trata de clientes británicos, es una orden definitiva por la que se ordena al banquero el pago de una determinada suma de dinero. El beneficiario es la persona cuyos datos figuran en el instrumento.
- Nota de adeudo
Una nota de débito indica que la empresa ha generado un débito contra la empresa receptora, lo que significa un aumento de su activo o gasto y una disminución de su pasivo, ingresos o patrimonio neto. Por lo tanto, la empresa que realiza los asientos está obligada a reducir el pasivo frente al proveedor, creando la nota de débito para informar al proveedor. Una empresa también puede crear una nota de débito para el proveedor que le debe por daños y perjuicios.
Además, incluso se puede crear una con la fecha y el total de las transacciones, si se produjera un pago en exceso a alguna de las partes. Se citaría el nombre de la cuenta de quien se carga el dinero, junto con el motivo.
- Nota de crédito
Es un documento de crédito que da una empresa a un cliente, un comprador que devuelve un producto que no le ha gustado, paga demasiado por algo, etc., y que el cliente puede utilizar más adelante para comprar otra cosa por el mismo valor.
- Comprobantes
Los comprobantes son documentos que se utilizan para registrar los pagos que se deben a los proveedores con el fin de mantener el historial de pagos y las pruebas. Estos gastos se pagan a los proveedores en nombre de los clientes.
¿Cuánto tiempo se pueden conservar los documentos contables?
Aunque no hay una regla fija, es importante que la contabilidad se conserve durante al menos 7 años, lo que es suficiente en caso de cualquier pleito, posibles reclamaciones. No obstante, algunos CPA recomiendan conservar los estados financieros, presupuestos y demás de forma permanente.
El IRS requiere que todas las empresas mantengan registros contables adecuados que sean suficientes para:
- Demostrar y explicar las transacciones de la empresa,
- Revelar en cualquier momento la situación financiera exacta y actual de la empresa; y
- Permitir que el propietario de la empresa garantice que cualquier contabilidad que deba prepararse cumpla los requisitos del país, en este caso las normas estadounidenses.
Si uno renuncia a llevar sus registros de acuerdo con las normas, puede enfrentarse a fuertes sanciones e ir a la cárcel.
Ahora, espero que salgas de aquí y superes el reto que suponen los documentos contables. No olvides volver y dejar un comentario.
Artículo traducido del inglés