Por qué debe llevar un registro de activos fijos en cubierta

Según el querido Sr. Wilson Mizner: "Si cuentas todos tus activos, siempre obtienes beneficios". Los activos figuran en el balance de una empresa y se compran o crean para aumentar el valor de una empresa o beneficiar sus operaciones.

Un activo suele considerarse como algo que puede generar flujo de caja, reducir gastos o mejorar las ventas en el futuro. Por eso es esencial encontrar la herramienta adecuada que le ayude a llevar un control de los registros, como un registro de activos fijos, sobre todo si su empresa está creciendo. Podrá determinar y calcular la depreciación a efectos fiscales.

Más información.

¿Qué es un activo fijo?

Un activo fijo es una herramienta utilizada por las empresas para crear ingresos, aumentar la salud financiera y la riqueza de la empresa, y atraer y retener a los clientes.

Los activos fijos suelen ser terrenos, edificios, mobiliario y equipos informáticos, entre otros. Son activos no corrientes que se registran en el balance para ver cómo se han depreciado a lo largo del tiempo.

¿Qué es un registro de activos fijos?

Un registro de activos fijos conocido como registro de activos fijos es una herramienta contable que reconoce todos los activos fijos de una empresa. Mantiene una lista de los múltiples activos que posee una empresa y resume los gastos contables y de depreciación. La información del registro es reciente para mantenerse al día con las compras de activos, sus enajenaciones o los cambios en las políticas relacionadas con los activos.

En este registro de activos fijos, normalmente encontrará detalles sobre los activos como:

• Qué es (el tipo de activo): puede añadir nombres en clave a los elementos y explicar brevemente de qué se trata,
• la ubicación: dónde se encuentra el activo en las instalaciones de la empresa,
• el precio de compra: es decir
• la fecha de compra del activo: es decir, cuándo el activo pertenece oficialmente a la empresa como la creación, podría considerarse como otro valor
• la vida útil del activo dentro de la empresa,
• el valor depreciado de los activos después de un cierto período,
• valor previsto al final de su vida útil.

La lista de activos se mantiene para realizar un seguimiento de su valor y depreciación durante un tiempo determinado. También simplifica la identificación de los artículos en la empresa al acreditar un número o código de identificación diferente a cada artículo.

¿Cómo se prepara un registro de activos fijos?

A diferencia de las grandes empresas que tienen la posibilidad de contratar o disponer de equipos de auditores y contables para ocuparse de sus activos, en el caso de las pequeñas empresas es diferente.

Las pequeñas y medianas empresas suelen llevar un registro de sus activos por sí mismas o de forma independiente. Por ejemplo, pueden solicitar la ayuda de hojas de cálculo Excel para hacer un seguimiento de su tipo de equipamiento, que las empresas tendrían que crear ellas mismas.

Un registro de activos fijos simplifica el registro de altas, bajas, revalorizaciones, etc. Calcula inmediatamente por mes los gastos de depreciación del año, los saldos fiscales y consta de un informe diario automatizado. También es beneficioso mantener actualizada la información del registro de activos fijos.

¿Cuáles son los distintos tipos de registros de activos fijos?

Hay muchos factores que influyen en los distintos tipos de registros de activos fijos. Dependen del tamaño de la empresa y de sus operaciones. Pueden ser en papel, en formato de hoja de cálculo, en software, etc.

Por ejemplo, las pequeñas empresas suelen tener un registro que contiene los datos de todos los activos y, en este caso, se denomina registro de activos. Pero siempre hay excepciones, ya que se pueden incluir los activos fijos que también son muebles.

Las empresas más grandes, en cambio, suelen tener hasta 3 tipos diferentes de registros de activos, como el informático y el digital. Por lo tanto, el tipo de registro afectará a los datos de activos que se almacenen.

¿Qué tipo de datos se pueden encontrar en un registro de activos?

Datos que se encuentran en un registro de activos

• Descripción de un activo: de nuevo con una descripción general del activo.
• Fecha de compra: es la fecha en la que la empresa compró el activo.
• Coste de compra: es el importe que la empresa gastó en el activo.
• Ubicación de los activos: es el lugar donde se encuentra el activo en los locales de la empresa.
• Propietario de los activos: es el propietario o la entidad a la que pertenece el activo. Puede ser una persona o un grupo de personas.
• Usuario de los activos: es la persona que tiene derecho a utilizar el activo para sus tareas.
• Código de barras o número de serie de los activos: son las barras paralelas legibles o los números y caracteres que identifican el activo. Facilita a las empresas la búsqueda de información sobre el bien.
• Cobertura del seguro: es la póliza de seguro a la que está sujeto el activo.

Datos que se pueden encontrar en un Registro de Activos de TI

Estos son los datos que se pueden encontrar en el registro de activos informáticos:

• Tipo de Activo: que se clasifica como Activo Hardware o Activo Software. El hardware es maquinaria, herramientas, equipos, ordenadores, impresoras y accesorios relacionados. Mientras que el software consiste en programas informáticos.
• Ubicación del activo: en las instalaciones, privada, pública o nube híbrida que utiliza una combinación de servidores de nube privada y pública.
• Sistema operativo: el software que utiliza el ordenador para ejecutar programas y realizar sus funciones principales.
• Fecha de renovación de la licencia: fecha en la que es necesario renovar la licencia para seguir utilizando el programa. Suele ser obligatorio hacerlo, para obtener versiones actualizadas de los servicios ofrecidos.
• Fecha de inicio de la licencia: es la fecha en la que los usuarios tienen acceso al programa.
• El usuario: es la persona que utiliza el activo.
• Cobertura del ciberseguro: información sobre la protección del activo para protegerse de una violación de datos. El seguro es bastante importante cuando se trata de números de cuenta, números de tarjetas de crédito.
• Método de depreciación utilizado: generalmente se aplica al hardware y se refiere a la disminución del valor del activo a lo largo de los años.

Datos que se encuentran en un Registro de Activos Digitales

Es todo lo que puede encontrar en los registros de activos anteriores, excepto en forma digital. Por ejemplo, tendrá:

• Cobertura del Seguro Digital: es la protección del activo.
• Formato de los activos: si los activos están en formato PNG, JPG o TIFF.
• Riesgo de conservación: son los riesgos a los que podrían enfrentarse los activos. Estos riesgos pueden ser, por ejemplo, culturales, organizativos y tecnológicos.
• Tipo de activo digital: el activo digital puede ser sonoro, visual o gráfico.
• Valor estimado del activo digital: se trata de activos que pueden utilizarse fuera del marco de la empresa. A los activos digitales también se les puede asignar una cantidad de valor por parte de la empresa.

Beneficios de los registros de inmovilizado

Son muchos los beneficios de poseer y llevar un recuento de los activos fijos, estos son:

• Se proporciona información completa sobre el estado de los activos, desde el historial hasta la ubicación para la pista de auditoría,
• ayuda a satisfacer y cumplir los requisitos legales como las NIIF, GRAP y SOX,
• garantiza que el balance indique un valor exacto de los activos fijos,
• le proporciona una referencia precisa para asegurarse de que el nivel de seguro es el correcto para evitar cualquier sobrepago,
• simplifica la tarea de los auditores y el proceso de auditoría y verificación en general,
• ayuda a calcular la depreciación anual,
• previene el robo de activos,
• ayuda a evitar la duplicación de activos,
• vigilar el valor contable bruto y el valor neto de los activos,
• determinar el valor de la empresa.

Ahora que conoce las ventajas y cuáles son, mantendrá su registro de inmovilizado bajo control. O podrías enfrentarte a la ira de la auditoría cruzada de activos. Evítelo y aumente el valor de su empresa.