5 errores comunes en la gestión de proyectos y cómo evitarlos

¿Por qué fracasan los proyectos? Un proyecto puede fracasar por muchas razones. Cada proyecto, grande o pequeño, tiene partes móviles que pueden hacer o deshacer toda una iniciativa. Por lo general, no es una gran catástrofe la que hace descarrilar un proyecto por lo demás viable. En muchos casos, pequeños pasos en falso y errores ingenuos pueden dejar a los equipos luchando por completar una iniciativa prometedora.

¿Cuáles son los principales errores que cometen los gestores de proyectos? Desde la planificación de recursos hasta el alcance del proyecto y la gestión de riesgos, los gestores de proyectos tienen mucho que tener en cuenta a la hora de planificar y ejecutar.

En este artículo, desvelamos cinco de los principales errores que matan proyectos y cómo evitarlos desde el principio.

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1. Una mala planificación de los recursos destruye los resultados del proyecto

Sus recursos son vitales y, en su mayor parte, limitados. La gestión estratégica de recursos no sólo es crucial para la salud de un proyecto, sino también para la de una organización. Las empresas compiten a menudo por los recursos (personas, dinero, equipos, etc.), por lo que los gestores de proyectos deben ser estratégicos en sus esfuerzos de asignación.

La planificación deficiente de los recursos se produce cuando los gestores de proyectos no tienen una visión de conjunto. He aquí algunos de los problemas que pueden encontrar los equipos con un proceso de planificación de recursos ineficaz.

• Cargas de trabajo desequilibradas (por ejemplo, un miembro del equipo está al 95% de su capacidad mientras que otro está al 30% como resultado de la asignación excesiva de ese empleado en particular. Esto también puede provocar agotamiento y rotación de personal).
• Recursos no disponibles (los plazos se ven afectados si no se tiene debidamente en cuenta la disponibilidad de los recursos).
• Presupuestos disparados (el coste de las horas extra, los contratistas externos y otros gastos imprevistos pueden acumularse con un proceso de gestión de recursos deficiente).

Cómo mejorar la planificación de recursos:

Busca una herramienta que te permita planificar los recursos con funciones como diagramas de Gantt, calendarios de equipo, cuadros de mando, etc. En la mayoría de los casos, una mala gestión de los recursos es síntoma de una escasa visibilidad de las cargas de trabajo, la disponibilidad y otros factores.

No puedes planificar lo que no puedes ver, así que ilumina las cargas de trabajo del equipo y el ancho de banda con una herramienta de gestión de proyectos centrada en los recursos.

2. No tener un plan de gestión de riesgos es una receta para el desastre

Como señala PMI, en lo que respecta a los planes de gestión de riesgos, sólo el 27% de las empresas afirman que "siempre" disponen de uno. En conjunto, es un porcentaje bastante bajo. Sobre todo si pensamos en las cosas de nuestra vida cotidiana que suelen salir mal.

Por ejemplo, puedes salir antes de lo normal si sabes que tienes una entrevista de trabajo o una presentación importante a primera hora de la mañana. El riesgo de que el tráfico o el transporte se retrasen es demasiado alto. Del mismo modo, muchas personas tienen un fondo de emergencia por si pierden el trabajo o enferman. No esperan ni prevén este tipo de trastornos, pero tienen un plan para seguir adelante en caso de que se produzcan. Esto también es un ejemplo de gestión de riesgos

Lo mismo debería aplicarse a la gestión de proyectos. Hay que tener en cuenta la ley de Murphy y asumir que todo lo que pueda salir mal, saldrá mal, así que hay que planificarlo.

Cómo crear un plan de gestión de riesgos:

Evalúe los riesgos del proyecto desde el principio. Identifique los riesgos del proyecto y elabore un plan de respuesta al riesgo. De este modo, podrá minimizar los apuros de última hora y los cambios costosos. En caso de que surjan problemas, existe un protocolo documentado sobre cómo el equipo pivotará y trazará un nuevo rumbo.

Una herramienta de gestión de proyectos con una sólida gestión de documentos basada en la nube puede albergar dicha documentación, creando una "única fuente de verdad" centralizada y un punto de referencia al que volver.

3. Una visibilidad limitada del proyecto crea el caos

La falta de visibilidad es un asesino de proyectos que afecta a casi todos los aspectos de una iniciativa.

Una mala visibilidad del proyecto...

• Lleva a una mala planificación de los recursos
• Confusión en torno a tareas y responsabilidades
• Impide que los PM comprendan la productividad de los empleados
• Puede causar desalineación con los clientes

En la gestión de proyectos, la visibilidad se refiere a la accesibilidad de la información. ¿Saben los miembros de su equipo a dónde dirigirse para obtener recursos vitales para el proyecto? ¿Dispone usted, como gestor de proyectos, de una herramienta que le permita ver quién está trabajando en qué y cuándo debe hacerlo?

Pueden parecer consideraciones sin importancia, pero la escasa visibilidad de un proyecto afecta al flujo de información, a la responsabilidad de los miembros del equipo y puede significar que los clientes se queden a oscuras cuando se trata del estado del proyecto.

Cómo aumentar la visibilidad de los proyectos:

Aumente la visibilidad y mejore la forma de gestionar todos sus proyectos, desde la fase de planificación de recursos y tareas hasta la fase de comentarios de los clientes.

Wrike ofrece a los equipos una vista de pájaro de las cargas de trabajo y el estado de las tareas, así como actualizaciones en tiempo real, por lo que siempre está en el bucle. Las actualizaciones de tareas personalizadas y codificadas por colores significan que su equipo puede adaptar sus estados a sus flujos de trabajo únicos. Además, los clientes externos se pueden añadir a los proyectos en Wrike, lo que significa ciclos de revisión más cortos (es decir, no más interminables bucles de retroalimentación).

4. El deslizamiento del alcance puede enviar los plazos de su proyecto en espiral

Desviación del alcance. Estas dos palabras por sí solas son suficientes para infundir miedo en el corazón de cualquier gestor de proyectos dedicado. Y es que, como su nombre indica, puede llegar a "arrastrar" a un equipo. Se trata de un fenómeno en el que el alcance de un proyecto cambia lentamente como consecuencia de las peticiones del cliente, los procesos de retroalimentación u otros factores.

Puede ocurrir cuando el alcance del proyecto está mal definido o cuando los directores de proyecto están ansiosos por complacer y aceptan cambios que inicialmente no formaban parte de los estatutos del proyecto. Según el PMI, casi el 50% de los proyectos experimentan este fenómeno.

Cómo evitarlo:

En primer lugar, averigüe cuál es la causa de este fenómeno en sus proyectos. ¿Se salta pasos al principio del ciclo de vida del proyecto que establecen los límites del alcance (como una carta de proyecto eficaz)? ¿Su proceso de gestión de clientes consiste en decir "sí" a todo, por muy fuera de alcance que esté?

Corte de raíz el desvío del alcance documentando los parámetros del proyecto desde el principio. Informe a su cliente de lo que forma (y no forma) parte del proyecto y comprométase con él desde el principio y con frecuencia para evitar la desalineación de objetivos.

5. Los procesos y flujos de trabajo ineficaces son enemigos de la productividad

Piensa en tu carga de trabajo y en todo lo que hace falta para realizarlo. Ahora, piensa en los procesos ineficaces que hacen que tu trabajo lleve el doble de tiempo. Puede que tu equipo de proyectos tenga un proceso de recepción de solicitudes confuso o que estén repartidos en tantas aplicaciones diferentes que la comunicación eficaz sea casi imposible. Puede que factures por tu tiempo pero no puedas integrar tu registrador de tiempo preferido con tus otras herramientas de gestión de proyectos.

Los flujos de trabajo ineficaces pueden ralentizar el progreso del proyecto, desviar la atención de las tareas clave y enredar a los miembros del equipo en trabajo no facturable que podría automatizarse o planificarse.

Cómo evitar la ineficacia de los flujos de trabajo:

Elimine los flujos de trabajo ineficientes con Wrike. Todo, desde el control del tiempo hasta la recepción de solicitudes, consume menos tiempo, lo que deja más oportunidades para centrarse en la entrega del proyecto. Dé prioridad al trabajo que importa en lugar de registrar las tareas de administración y perseguir los requisitos de las solicitudes.

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Evite el fracaso de los proyectos con una herramienta de gestión de proyectos flexible y fácil de usar

Los estudios han demostrado que existe un vínculo entre los proyectos de alto rendimiento y el uso de herramientas digitales de gestión de proyectos, y eso no es ninguna sorpresa. Wrike es una herramienta de gestión de tareas basada en la nube que permite a los gestores de proyectos ejecutar de principio a fin.

El fracaso de los proyectos es habitual, pero no inevitable. Mediante el uso de herramientas flexibles e intuitivas, su equipo de proyecto puede entregar dentro del presupuesto y a tiempo. Siempre.

Artículo patrocinado. Los colaboradores son expertos: no forman parte del equipo editorial de appvizer. Las opiniones son suyas.