5 errores comunes en la gestión de proyectos y cómo evitarlos

¿Por qué fracasan los proyectos? Un proyecto puede fracasar por varias razones. Todo proyecto, grande o pequeño, tiene partes móviles que pueden hacer que una iniciativa triunfe o fracase. En general, no es una sola gran catástrofe la que hace descarrilar un proyecto viable. En muchos casos, son pequeñas desviaciones y errores ingenuos los que pueden dejar a los equipos luchando por llevar a buen puerto una iniciativa que en su día fue prometedora.

¿Cuáles son los principales errores que cometen los gestores de proyectos? Desde la planificación de recursos hasta el alcance del proyecto y la gestión de riesgos, los gestores de proyectos tienen que tener en cuenta muchas cosas a la hora de planificar y ejecutar tareas.

En este artículo revelamos cinco errores comunes en la gestión de proyectos. Y explicamos cómo evitarlos desde el principio.

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1. Una mala planificación de los recursos perjudica los resultados del proyecto

Sus recursos son vitales y, en su mayor parte, limitados. La gestión estratégica de recursos no sólo es crucial para la salud de un proyecto, sino también para la de una organización. Además, las empresas suelen competir por los recursos (personas, dinero, equipos, etc.), por lo que los gestores de proyectos deben ser estratégicos en la asignación de recursos.

La planificación deficiente de los recursos se produce cuando los gestores de proyectos no tienen una visión de conjunto. He aquí algunos ejemplos de las dificultades que pueden encontrar los equipos como resultado de un proceso ineficaz de planificación de recursos.

• Cargas de trabajo desequilibradas (por ejemplo, un miembro del equipo está al 95% de su capacidad mientras que otro está al 30%, debido al exceso de trabajo asignado a uno de los dos miembros del equipo. Esto también puede provocar agotamiento y rotación de personal).
• Recursos no disponibles (los plazos se ven afectados si no se tiene debidamente en cuenta la disponibilidad de los recursos).
• Presupuestos inflados (el coste de las horas extra, los contratistas externos y otros gastos imprevistos pueden acumularse con un proceso de gestión de recursos deficiente).

Cómo mejorar la planificación de recursos:

Busca una herramienta que te permita planificar los recursos con funciones como diagramas de Gantt, calendarios de equipo, cuadros de mando, etc. La mayoría de las veces, una mala gestión de los recursos es síntoma de una mala visibilidad de las cargas de trabajo, la disponibilidad, etc. No puedes planificar lo que necesitas hacer.

No puedes planificar lo que no puedes ver, así que destaca las cargas de trabajo del equipo y el ancho de banda con una herramienta de gestión de proyectos basada en recursos.

2. No tener un plan de gestión de riesgos puede tener graves consecuencias

Como señala el PMI, sólo el 27% de las empresas afirma tener "siempre" en marcha un plan de gestión de riesgos. No son muchas. Sobre todo si pensamos en todos los acontecimientos que suelen salir mal en la vida cotidiana.

Por ejemplo, puede que salgas de casa antes de lo habitual si tienes una entrevista de trabajo o una presentación importante. Sabes que es muy probable que llegues tarde si hay atascos o retrasos en el transporte público.

Del mismo modo, muchas personas tienen un fondo de emergencia por si pierden el trabajo o enferman. No esperan que se produzcan este tipo de situaciones, o no las prevén. Pero tienen un plan para seguir adelante en caso de que ocurra. Este es también un ejemplo de gestión de riesgos.

Lo mismo debería ocurrir con la gestión de proyectos. Tenga en cuenta la Ley de Murphy y asuma que todo lo que puede salir mal, saldrá mal, así que planifíquelo.

Cómo crear un plan de gestión de riesgos:

Evalúe los riesgos del proyecto desde el principio. Identifique los riesgos del proyecto y elabore un plan de gestión de riesgos. Así minimizará las confusiones de última hora y los cambios costosos. Si algo sale mal, existe un protocolo documentado sobre cómo el equipo pivotará y trazará un nuevo rumbo.

Una herramienta de gestión de proyectos con una sólida gestión de documentos basada en la nube puede albergar dicha documentación, creando una "única fuente de verdad" centralizada y un punto de referencia al que volver.

3. Una visibilidad limitada del proyecto crea el caos

La falta de visibilidad acaba con los proyectos. Afecta a casi todos los aspectos de una iniciativa.

Una mala visibilidad del proyecto...

• conduce a una mala planificación de los recursos
• crea confusión en torno a tareas y responsabilidades
• impide que los jefes de proyecto comprendan el rendimiento del personal
• puede dar lugar a desajustes con los clientes

En la gestión de proyectos, la visibilidad se refiere a la accesibilidad de la información. ¿Saben los miembros de su equipo dónde dirigirse para obtener los recursos clave del proyecto? Como gestor de proyectos, ¿dispone de una herramienta que le permita ver quién está trabajando en qué y cuáles son los plazos?

Estas consideraciones pueden parecer insignificantes, pero la escasa visibilidad de un proyecto repercutirá en el flujo de información, la responsabilidad de los miembros del equipo y puede significar que los clientes se queden a oscuras sobre el estado del proyecto.

Cómo aumentar la visibilidad de un proyecto:

Aumente la visibilidad y mejore la forma de gestionar todos sus proyectos, desde la fase de planificación de recursos y tareas hasta la fase de comentarios de los clientes.

Wrike ofrece a los equipos una visión general de las cargas de trabajo, el estado de las tareas y actualizaciones en tiempo real, por lo que siempre está al tanto. Las actualizaciones de tareas personalizadas con códigos de colores permiten a los miembros de su equipo adaptar su estado a su flujo de trabajo. Lo que es más, los clientes externos se pueden añadir a los proyectos en Wrike, acortando los ciclos de revisión (es decir, poniendo fin a los bucles de retroalimentación interminables).

4. El desvío de objetivos puede hacer que los plazos de sus proyectos se disparen

Desvío de objetivos. Este término puede asustar a cualquier gestor de proyectos. Es el fenómeno que consiste en modificar lentamente el alcance de un proyecto en respuesta a las demandas de los clientes, los procesos de retroalimentación u otros factores.

Puede producirse cuando el alcance del proyecto está mal definido o cuando los jefes de proyecto están ansiosos por acomodar y aceptar cambios que no formaban parte originalmente de la especificación. Según el PMI, casi el 50% de los proyectos se ven afectados por este fenómeno.

Cómo evitar el desvío del objetivo:

En primer lugar, determine las causas de este fenómeno en sus proyectos. ¿Se salta pasos al principio del ciclo de vida del proyecto cuando se trata de establecer los límites del alcance (como elaborar una especificación eficaz)? ¿Su proceso de gestión de clientes consiste simplemente en decir "sí" a todo, aunque vaya más allá del alcance del proyecto?

Combata el desvío del alcance especificando los parámetros del proyecto desde el principio. Informe a su cliente de lo que forma (y no forma) parte del proyecto y coméntelo con él desde el principio y con mucha regularidad para evitar la deriva de los objetivos.

5. Los procesos y flujos de trabajo ineficaces son enemigos de la productividad

Ten en cuenta tu carga de trabajo y todos los recursos que necesitas para completar el proyecto. Ahora piensa en los procesos ineficaces que están haciendo que tu trabajo lleve el doble de tiempo. Puede que tu equipo de proyecto tenga un proceso confuso para recibir solicitudes. Tal vez estén repartidos en tantas aplicaciones diferentes que la comunicación efectiva es casi imposible. Tal vez factura por su tiempo, pero no puede integrar su sistema de control de tiempo preferido con sus otras herramientas de gestión de proyectos.

Los flujos de trabajo ineficaces pueden ralentizar el progreso del proyecto, desviar la atención de las tareas clave y arrastrar a los miembros del equipo a tareas no facturadas.Los flujos de trabajo ineficaces pueden ralentizar el progreso del proyecto, desviar la atención de las tareas clave y atraer a los miembros del equipo hacia tareas no facturables que podrían automatizarse o llevarse a cabo mediante plantillas preconfiguradas.

Cómo aumentar la eficiencia de los flujos de trabajo:

Elimine los flujos de trabajo ineficaces con Wrike. Se reduce todo, desde la gestión del tiempo hasta la recepción de solicitudes, lo que le permite centrarse más en la ejecución del proyecto. Priorice el trabajo importante en lugar de registrar tareas administrativas y perseguir solicitudes.

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Evite el fracaso con una herramienta de gestión de proyectos flexible e intuitiva

Los estudios han demostrado una relación entre los proyectos de alto rendimiento y el uso de herramientas digitales de gestión de proyectos, y no es de extrañar. Wrike es una herramienta de gestión de tareas basada en la nube que permite a los gestores de proyectos ejecutar sus tareas de principio a fin.

El fracaso de los proyectos es habitual, pero no inevitable. Mediante el uso de herramientas flexibles e intuitivas, su equipo de proyecto puede mantenerse dentro del presupuesto y a tiempo en todo momento.

Artículo patrocinado. Los colaboradores expertos son autores independientes del equipo editorial de appvizer. Sus comentarios y posiciones son propios.