Cómo mantener sincronizados a los equipos internacionales

A medida que las empresas crecen, resulta casi inevitable contar con equipos que trabajen fuera de la sede de la empresa, probablemente en un país diferente. Además, según informes recientes, el 63% de las empresas estadounidenses tienen ahora trabajadores ^remotos1, que puede que nunca pisen una oficina física.

Esta tendencia a la dispersión de los equipos, tanto a escala nacional como internacional, significa que mantener a los miembros del equipo de toda la empresa sincronizados, alineados con la cultura de la empresa y trabajando por los mismos objetivos, es más importante que nunca, y también más difícil.

Las empresas deben aspirar a establecer un entorno transparente, en el que el conocimiento esté disponible para todos, independientemente de su ubicación física. Esta forma de trabajar aumenta la motivación y la productividad y garantiza un lenguaje y una visión compartidos en todos los equipos globales.

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¿Cómo conseguirlo?

Elegir una herramienta de gestión del trabajo para centralizarlo todo

El número de herramientas que utilizamos para gestionar nuestro trabajo crece año tras año, y la PYME media utiliza ya más de 20 aplicaciones SaaS. A medida que aumenta el tamaño de la empresa, también lo hace el número de herramientas. Las empresas de 1 a 10 empleados utilizan una media de 26 aplicaciones, mientras que las de 251 a 1.000 empleados utilizan una media de 124^.2 Con cada equipo u oficina utilizando su herramienta preferida, el trabajo en silos se convierte en la nueva realidad.

Para mantener sincronizados a los equipos internacionales, debe adoptarse una herramienta central para toda la empresa. Una plataforma de gestión del trabajo es una gran solución para mantener la información centralizada y eliminar las fronteras físicas. Digamos que alguien necesita una información específica, en lugar de tener que esperar a que alguien en otra zona horaria se despierte y se la proporcione, puede encontrarla de forma independiente y eficiente dentro de la herramienta.

Utilice su herramienta de gestión del trabajo tanto para la empresa como para el equipo

La flexibilidad de este tipo de herramientas permite gestionar de forma sencilla y visual desde un mismo lugar tanto los procesos de alto nivel de toda la empresa, como la planificación de la hoja de ruta, la definición de las políticas de la empresa y la formación de los nuevos empleados, como el trabajo de los equipos individuales.

monday.com es un ejemplo de estas herramientas. Utilizando los bloques de construcción proporcionados, puedes construir tableros para gestionar cada proceso, e incluso conectar varios tableros para crear flujos de trabajo completos. Puedes pensar en un tablero como una versión más inteligente y visual de una hoja de cálculo.

Hay infinitas maneras de construir tableros para apoyar cualquier proceso, proyecto o tarea. Desde la planificación de un calendario de contenidos hasta el seguimiento de errores, pasando por la gestión de propiedades o las solicitudes creativas, el trabajo de cada equipo se puede gestionar en una sola plataforma.

Dado que los tablones son visibles por defecto para todos los usuarios de la cuenta, todos los miembros del equipo, independientemente de dónde se encuentren, pueden estar al día del estado actual de cada proyecto o tarea, ver quién es el responsable y qué se está debatiendo.

Esta centralización y libre circulación de la información es el primer paso hacia un entorno de trabajo transparente.

Comunicarse en contexto y en un solo lugar

Cada vez son más los equipos que abandonan el correo electrónico como principal medio de comunicación interna. Con todos los problemas que acarrea (limitar quién ve las conversaciones, problemas con las búsquedas y el intercambio de archivos, por nombrar sólo algunos), los equipos buscan formas alternativas de comunicarse.

Utilizar una herramienta de gestión del trabajo para comunicarse tanto en equipo como en toda la empresa, permite una comunicación centralizada y en contexto. En monday.com, al hacer clic en cada elemento de un tablón aparece la sección de actualizaciones para la comunicación. Puedes @mencionar a personas concretas, equipos o a todo el mundo en la cuenta, activando mensajes en tiempo real. Las conversaciones tienen lugar en el contexto de lo que se está discutiendo, lo que significa que pueden localizarse fácilmente más tarde.

Además, es una buena práctica utilizar una herramienta para la comunicación de toda la empresa, ya sea para informar sobre los cambios en el producto, proporcionar actualizaciones semanales del departamento o del sitio, o para discutir temas específicos con todo el mundo. Crear tablones para comunicarse de esta manera mantendrá a todo el mundo en la misma página, independientemente de dónde trabajen.

Comunicar cada pequeño cambio a un equipo puede llevar mucho tiempo y consumir las horas limitadas de nuestro día. Automatizar aspectos de la comunicación, probablemente lo más potente que se puede hacer en una herramienta de gestión del trabajo, reduce el trabajo manual.

Imagina que cambias la fecha límite de un proyecto o tarea. En lugar de tener que acordarte de decírselo a todas las personas que trabajan contigo en el proyecto, que pueden o no estar trabajando en la misma oficina que tú, una automatización puede hacerlo por ti. Esta forma de comunicarse con los miembros del equipo es el futuro del trabajo productivo y un control de seguridad para mantener a las personas trabajando alineadas internacionalmente en todo momento.

Crea un centro de trabajo conectado con el resto de tus herramientas

El uso de una herramienta de gestión del trabajo probablemente no sustituirá a todas las demás herramientas de los equipos de tu empresa, y eso está bien.

La integración de las aplicaciones elegidas por cada equipo con su herramienta de gestión del trabajo llevará los datos de todas esas otras aplicaciones a un lugar central. Es la mejor forma de mantener conectados a varios equipos y evitar los silos de trabajo.

Esos datos pueden ser vistos y comprendidos por todos en la empresa, no sólo por el equipo que trabaja con esas otras herramientas. Esto amplía los conocimientos y ayuda a los miembros del equipo a comprender cómo encaja su trabajo en un panorama más amplio.

A continuación, los datos pueden manipularse y ser objeto de informes, utilizando múltiples vistas, como en líneas de tiempo, calendarios, gráficos e incluso ayudar en la gestión de recursos.

Cree informes en tiempo real para que los directivos obtengan la información más importante

Ofrecer a todos los miembros de la empresa, especialmente a los directivos, la posibilidad de comprender visualmente lo que está sucediendo a alto nivel es crucial para la alineación internacional.

Es probable que haya tantas cosas sucediendo en su herramienta de gestión del trabajo que los directivos a menudo querrán ver sólo el resultado final, sin los detalles. Reunir todos los datos y obtener una visión de alto nivel mantendrá a todos centrados en los objetivos y garantizará que siempre se alcancen.

Este tipo de informes pueden elaborarse fácilmente utilizando los paneles de control personalizables, creados a partir de múltiples widgets como gráficos, números, seguimiento del progreso y asignación de la carga de trabajo para mostrar información importante en tiempo real. Proporcionan una forma muy visual y sencilla de ver datos complejos y comprender la situación de un vistazo.

Trabajar más inteligentemente, trabajar mejor

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En conclusión, el uso de una herramienta de gestión del trabajo ayudará a las organizaciones con equipos internacionales a trabajar de forma más inteligente. Significa que existe una única fuente de información para toda la organización, por lo que no importa en qué departamento trabaje o dónde se encuentre, siempre podrá estar al tanto de lo que ocurre.

Las decisiones se toman más rápidamente y los equipos pueden avanzar más deprisa, ya que se evitan los silos. La comunicación se produce en un solo lugar y las notificaciones sobre cambios y actualizaciones de estado pueden incluso automatizarse, para que las personas adecuadas estén siempre informadas. Estos 5 consejos son un buen comienzo para que cualquier empresa trabaje con éxito con miembros de equipos de todo el mundo.

Artículo patrocinado. Los colaboradores expertos son independientes de la redacción de appvizer. Cualquier comentario y/o posición es personal.

1. https://usefyi.com/remote-work-statistics/#720
2. https://www.blissfully.com/saas-trends/saas-trends-report-q1-2018/