Definición del proyecto: el primer paso hacia el éxito de su proyecto
¿Cuál es la mejor manera de diseñar un proyecto para que no esté abocado al fracaso?
¿Cómo desarrollar una base de proyecto que garantice la realización lineal de un proyecto y determine su éxito?
En otras palabras, ¿cómo garantizar que un proyecto se realice dentro del presupuesto y los plazos previstos? ¿Y que al mismo tiempo pueda alcanzar los objetivos previstos?
Todo esto es posible gracias a una definición optimizada del proyecto .
Pero, ¿qué es la definición de un proyecto? ¿Y cómo puede llevarse a cabo de forma óptima en su organización, evitando todos los errores posibles?... ¡Lo aprenderá todo en este artículo!
¿Qué es un proyecto?
Antes de pasar al concepto de definición de un proyecto, conviene definir brevemente el término "proyecto".
El término "proyecto" se refiere a una secuencia de actividades caracterizadas por un principio y un final. Por regla general, un proyecto persigue unos resultados definidos y unos plazos en los que deben completarse sus actividades.
Un proyecto es, por tanto, una serie de acciones planificadas de antemano, únicas y de duración determinada. El proyecto pretende alcanzar un objetivo claro y predefinido. Este propósito puede realizarse mediante un proceso continuo de planificación y control de los recursos y las restricciones de coste, tiempo y calidad.
Definir el proyecto
La definición del proyecto constituye la base del mismo. Se refiere a la primera fase del proyecto y es una herramienta relevante en la gestión de proyectos, ya que sirve de base para el éxito de un proyecto.
En concreto, se trata de definir las especificaciones y las condiciones marco para la posterior planificación del proyecto. La definición del proyecto es la fase en la que se esbozan las principales características del proyecto:
→ La definición del proyecto establece los siguientes componentes:
- Los objetivos,
- Los grupos destinatarios,
- El plan de trabajo,
- Los productos,
- Los resultados esperados,
- Los socios,
- El periodo de tiempo,
- El lugar, etc.
La definición del proyecto corresponde a la fase de brainstorming, es decir, la preparación de un proyecto.
La definición del proyecto comienza con una idea y termina con la redacción de un documento, el brief del proyecto, que resume lo siguiente:
- El contexto del proyecto,
- Sus componentes,
- Una primera estimación de los costes del proyecto y de los recursos necesarios para su realización.
La definición del proyecto termina cuando los principales aspectos del proyecto son esbozados y comunicados por el equipo del proyecto. A la definición del proyecto le sigue la fase de planificación.
La definición del proyecto en la práctica: ¿cómo se lleva a cabo?
La primera premisa que hay que tener en cuenta es que cada proyecto difiere en función del sector en el que se crea. Los proyectos adoptan formas diferentes según el tipo de organización y el sector en el que se crean.
Sin embargo, independientemente de la forma especializada de los proyectos, todos ellos tienen algunos elementos clave en común. Se trata de elementos que deben tenerse en cuenta a la hora de elaborar la definición del proyecto.
Criterios del proyecto: los principales elementos de un proyecto
Los principales elementos mencionados que definen un proyecto y contribuyen a su creación son
- Temporalidad: un proyecto siempre tiene un comienzo, una duración y un final predeterminados;
- Unicidad y especificidad del objetivo: un proyecto produce un resultado o producto único;
- El compromiso de recursos específicos (personas, dinero, materiales, máquinas) asignados específicamente al proyecto;
- Desarrollo según las fases que componen el ciclo de vida del proyecto: Concepción, planificación, ejecución y finalización;
☝ Un proyecto se somete constantemente a fases de seguimiento y verificación para garantizar que se alcanza el objetivo. Las fases de seguimiento van seguidas de fases de ajuste a través de las cuales se introducen los cambios necesarios.
- Despliegue de un equipo de proyecto;
- Gran adaptabilidad a las situaciones complejas y dinámicas en las que se ejecuta el proyecto.
Así pues, cada proyecto se caracteriza por la combinación de los elementos principales y los elementos del sector respectivo.
No obstante, todos los proyectos tienen una estructura particular, que se conoce como ciclo del proyecto. Puede resumirse como sigue:
- La fase de ideación (la definición del proyecto);
- La fase de planificación;
- La ejecución;
- La conclusión.
¿Qué elementos deben tenerse en cuenta al redactar la definición del proyecto?
De acuerdo con los supuestos anteriores, una definición de proyecto pertinente debe tener en cuenta todos los elementos mencionados. De hecho, los puntos anteriores definen el procedimiento a seguir para redactar una definición de proyecto pertinente.
Los principales elementos deben reflejarse en la definición del proyecto. De hecho, la definición del proyecto es un esquema inicial que debe resumir todos los componentes del proyecto y todas las fases.
La definición del proyecto debe facilitar la comprensión de cómo se desarrollará el proyecto. También debe dejar más claro cuál será su contenido, alcance y objetivo.
¿Qué pasos hay que seguir?
En concreto, hay dos pasos clave a tener en cuenta a la hora de definir un proyecto: Preparación e Iniciación.
1. preparación
En esta fase de la definición del proyecto se determina de qué debe tratar el proyecto y por qué es importante. También se deciden cuáles son los objetivos y los resultados que se quieren conseguir.
En la fase de preparación, debe intentar responder a las siguientes preguntas y recabar información al respecto:
- ¿Cuál es la cuestión central en torno a la cual debe desarrollarse el proyecto? → Descripción del problema
- Cuál es la finalidad del proyecto? → Objetivos del proyecto
- Cuáles son los métodos que se utilizarán para alcanzar este objetivo? → Delimitación del proyecto
- En qué plazo debe completarse el proyecto? → Alcance del proyecto
- Cuáles son los recursos estimados asignados a la realización del proyecto? → Alcance del proyecto
- Qué equipo del proyecto debe desplegarse? → Participantes en el proyecto
- Quiénes son los clientes o las partes interesadas? → Socios de interfaz
- Cuántas y en qué fases debe dividirse todo el proyecto?
- Cuáles son los factores que pueden contribuir al éxito y los riesgos que podrían surgir durante la ejecución del proyecto?
☝ Al redactar la definición del proyecto, es importante centrarse principalmente en los tres elementos siguientes:
a. El objetivo del proyecto;
b. El objetivo del proyecto;
c. El alcance del proyecto.
👀 ¡Para cada factor, solicita la información correcta a las partes interesadas!
a. Objetivo del proyecto
En inglés significa "meta". Se refiere al beneficio a largo plazo del proyecto para los stakeholders (grupos de interés afectados).
→ Respuesta a la pregunta: ¿qué se quiere conseguir?
b. Objetivo del proyecto
En inglés se expresa como " objective". Se refiere a los resultados finales en forma de submetas que se realizan dentro de un marco temporal y de costes determinado y de los parámetros de riesgo previstos. Estos parámetros deben lograr los beneficios definidos y esperados.
→ Respuesta a la pregunta: ¿Cómo debe alcanzarse el objetivo?
c. Alcance del proyecto
El alcance del proyecto explica de qué trata el proyecto y qué no forma parte de él. Sirve para establecer límites claros.
→ Responde a la pregunta: ¿Qué está dentro y qué está fuera de un proyecto?
☝ Explicar las áreas ajenas al proyecto es útil porque evita el riesgo de que el alcance del proyecto se amplíe cada vez más.
Esto puede ocurrir, por ejemplo, si los clientes no paran de pedirte que incluyas nuevas tareas en el proyecto.
Atención. En caso de que se realicen cambios, estos deben documentarse cuidadosamente (por ejemplo, si se utiliza más presupuesto).
👀 ¿Cómo se comprueba la viabilidad de un proyecto?
Para evaluar la viabilidad de un proyecto se pueden utilizar los siguientes métodos:
- Estudio de viabilidad, que muestra si un proyecto es factible, rentable y económicamente relevante;
- PdC (Prueba de concepto), que comprueba si un proyecto puede merecer la pena.
2. inicio
En la segunda fase de la definición del proyecto, se crea el resumen del proyecto . Este documento pretende plasmar por escrito la información obtenida en la fase de preparación.
El encargo del proyecto lo crea el gestor del proyecto, que suele ser también el jefe del proyecto. Una vez elaborado el briefing del proyecto, se reúne al equipo del proyecto y a las partes interesadas. A continuación, se acuerda con las partes interesadas el contenido del proyecto (el modelo de decisión para las partes interesadas se denomina propuesta de proyecto ).
Una vez redactado el encargo del proyecto o la propuesta de proyecto, se presenta y somete a decisión.
¿Cuál es el objetivo de la definición del proyecto?
El objetivo de la definición del proyecto es garantizar su éxito.
Como ocurre con cualquier tipo de trabajo, si no se sientan unos buenos cimientos y no se empieza correctamente, el resultado sólo puede ser mediocre. Los cimientos de un proyecto deben prepararse y trabajarse adecuadamente. Es la única manera de minimizar, si no eliminar, los posibles problemas que puedan surgir.
Gracias a una buena definición del proyecto, es posible minimizar la cantidad de energía necesaria. Esto es beneficioso tanto para el equipo del proyecto como para el cliente.
El éxito de un proyecto se mide en términos de tiempo, recursos y resultados. Un proyecto se considera exitoso no sólo si se completa en el plazo previsto. El éxito de un proyecto también se alcanza si los recursos disponibles fueron suficientes y si se lograron los resultados deseados.
He aquí la definición de un proyecto.
Si ha seguido todas las instrucciones que le hemos dado hasta ahora... ¡Entonces va por buen camino para que su proyecto tenga éxito!
Si tiene alguna pregunta o duda, no dude en hacérnosla llegar directamente en el cuadro de comentarios.
Artículo traducido del alemán