Empieza con la Definition of Done (DoD) y garantiza la calidad de tu proyecto
Proveniente de la metodología de gestión de proyectos SCRUM (¡atención equipos ágiles!), la Definition of Done o DoD es una manera de verificar que todo el trabajo solicitado ha sido completado correctamente.
A partir de una lista de criterios, la DoD permite alcanzar un nivel de rigor útil en cualquier organización y en cualquier equipo de TI, para asegurar la calidad del producto. ¿Una misión lo suficientemente estratégica dentro de la gestión de proyectos, no?
Entonces, ¿quién debe redactar la DoD, cómo y con qué propósito? Para eso y mucho más, ¡este artículo es solo el comienzo del final! 🔚
¿Qué es la Definition of Done (DoD)?
La Definition of Done (DoD) significa literalmente "definición de terminado". Se presenta en forma de una lista de criterios a verificar que asegura que el trabajo solicitado se ha realizado al cien por cien.
La DoD proviene de la metodología SCRUM, una metodología de gestión de proyectos ágil que ayuda a los equipos a estructurar su trabajo. Concretamente, la Definition of Done verifica que todas las tareas han alcanzado el estado de "done" (terminado o completado).
☝️ La DoD depende inevitablemente de la naturaleza del producto o servicio en cuestión, del sector de actividad y de las limitaciones técnicas asociadas.
¿Quién redacta la DoD?
La Definition of Done no necesariamente la establece el jefe de proyecto. En la gestión de proyectos Scrum, la DoD se elabora preferiblemente por todo el equipo del proyecto en colaboración con el cliente.
De hecho, se trata de ponerse de acuerdo sobre los criterios esenciales para alcanzar el nivel de calidad esperado por el cliente. 🏆
¿Cuál es la importancia de la DoD en un proyecto?
Las ventajas de la DoD
La ventaja de la DoD es establecer una lista objetiva de criterios que permite determinar si un proyecto no solo está terminado, sino que ha alcanzado el nivel de exigencia esperado. Es un compromiso del equipo de proyecto hacia el cliente.
A través de la DoD, el equipo se compromete más con un nivel de calidad que con una cantidad de trabajo a entregar. Así, las tareas se hacen bien desde el principio y se evitan defectos que se tendrían que corregir después.
Otra ventaja es aportar transparencia entre el cliente y el equipo del proyecto: la definición de un trabajo terminado no es la misma para todos. La DoD permite que ambas partes acuerden una lista objetiva de criterios que deben cumplirse para considerar que el trabajo es entregable.
Los inconvenientes de la DoD
Aunque el objetivo final de este proceso es la calidad del producto o servicio, uno de sus inconvenientes puede ser definir una lista demasiado extensa o detallada de criterios, lo que podría dificultar el avance del equipo.
☝️ Es preferible comenzar con una lista de criterios imperativos, que se puede ir ajustando a medida que avanza el proyecto.
¿Cómo construir una DoD (Definition of Done)?
La redacción de la DoD puede tomar diferentes formas y utilizar diversas herramientas:
- un tablero con post-its para cada ítem a analizar del backlog,
- una herramienta de gestión de proyectos Kanban,
- o un juego de cartas como DoD Karts.
Veamos el proceso de manera global.
Etapa n.º 1: Convocar una reunión o taller con el equipo
Para redactar una Definition of Done efectiva, es necesario trabajar con todo el equipo del proyecto para obtener una lista compartida y aceptada por todos. De esta manera, todos tienen el mismo punto de partida y es más fácil avanzar.
Su redacción incluye a los equipos de producto, jefes de proyecto, calidad y partes interesadas.
Etapa n.º 2: Definir los criterios que constituyen el "Done"
La definición de los criterios depende de los usuarios y de las prioridades establecidas por la empresa.
Los criterios de aceptación, es decir, los requisitos indispensables para cada etapa, sirven como puntos de referencia. Estos criterios pueden (y deben) cambiar a medida que el proyecto y las exigencias evolucionan. 📈
Cuando todos los criterios están marcados como "done", se considera que el sprint está terminado y se puede pasar al siguiente.
Etapa n.º 3: Asignar responsabilidades a cada miembro del equipo
La responsabilización del equipo es una de las principales ventajas de la DoD: los criterios son aceptados por el equipo porque cada miembro ha participado en su definición. Cada miembro es responsable a su nivel y su progreso es visible para todos los demás. Así, el ciclo de desarrollo es transparente para todo el equipo.
Etapa n.º 4: Probar y verificar la conformidad de los criterios
La última etapa consiste en verificar que el trabajo cumple con todos los criterios necesarios para declarar la etapa como completada.
Sin embargo, es necesario ajustar regularmente las prioridades y, por lo tanto, la DoD para adaptarse a las evoluciones y mejorar la calidad. La DoD no busca "la" perfección, sino "una" perfección definida de común acuerdo.
Ejemplo de una Definition of Done
Tomemos como ejemplo el desarrollo de software o aplicaciones para determinar la lista de criterios que constituirían una DoD.
Después de analizar las necesidades y expectativas de los clientes, los criterios verificados en la DoD podrían ser los siguientes:
- El código ha sido revisado.
- Las pruebas han sido realizadas y aprobadas por el departamento de calidad.
- La documentación está actualizada.
- La guía de estilo ha sido respetada.
- La aplicación se entrega en un entorno estable.
A partir de una lista breve pero relevante como la que acabamos de ver, es posible asegurar la calidad del entregable.
La DoD: ¡Resumimos!
La Definition of Done o DoD es un elemento esencial de la metodología de gestión de proyectos Scrum.
Ayuda a diferentes actores, como el Product Owner, el Scrum Master y, en general, los equipos que trabajan dentro de esta metodología, a ponerse de acuerdo sobre lo que es un producto terminado o una user story completada.
Pero esta lista de criterios no es definitiva: está en constante evolución a medida que avanza el proyecto.
Daniela Lorenzo Correa es una dinámica administradora de empresas con un Máster en Marketing Digital y Estrategia Omnicanal de Montpellier Business School. Actualmente, trabaja como Editorial and Social Media Manager en Appvizer, donde continúa desarrollando su experiencia en la gestión de contenidos y estrategias en redes sociales. Su experiencia abarca Google Ads, Photoshop, Canva, Illustrator, SAP, redes sociales y herramientas de inteligencia artificial. Daniela ha liderado campañas de marketing, colaborado con influencers y contribuido significativamente a los esfuerzos de marketing en el mercado estadounidense. Además, tiene experiencia en la gestión de la identidad corporativa, la organización de eventos y la mejora de la eficiencia operativa. Nativa en español, con un nivel avanzado de inglés y francés intermedio, Daniela está lista para aportar sus conocimientos estratégicos e innovadoras estrategias de marketing para el éxito empresarial.