¿Cómo se gestiona un proyecto informático? Pasos, consejos y ejemplos

Con el desarrollo acelerado de las tecnologías de la información y las comunicaciones, las necesidades de los proyectos TI son cada vez más complejas.

Con esto en mente, ¿qué métodos y gestores de proyectos implementar para tener éxito?? En este artículo, Appvizer aborda la Gestión de Proyectos Informáticos: ejemplos, pasos a seguir y una serie de consejos para su optimización.

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Qué es un proyecto informático

Un proyecto informático, como el desarrollo de software, por ejemplo, es un conjunto de actividades y acciones coordinadas que movilizan recursos dentro de un intervalo de tiempo específico, con un comienzo y un final, para satisfacer una necesidad claramente identificada.

Proyecto informático: ejemplo

Un proyecto de tecnología de la información puede referirse, por ejemplo, al desarrollo de nuevos programas informáticos o a la aplicación de una solución de sistema de información, como una mejora técnica para cambiar los procesos de una organización.

Puede implicar la instalación de un nuevo paquete de software ERP (Enterprise Resource Planning) o CRM (Customer Relationship Management).

En todos los casos, el proyecto informático es complejo y su gestión debe tener en cuenta sus especificidades. Por lo tanto, el enfoque a adoptar no es clásico, e implica tanto rigor como flexibilidad y creatividad. Revisemos cuáles son las principales etapas de un proyecto informático.

Las prioridades de un proyecto informático

Para dirigir un proyecto informático, el/la Director⋅a del proyecto se apoya en datos cualitativos y cuantitativos, en pro de satisfacer las expectativas a diversos niveles:

• Costes: el proyecto debe respetar el presupuesto definido al inicio del mismo. El control de los costes se logra anticipando los riesgos de desviación y aplicando medidas correctivas para no exceder el presupuesto asignado.
• Plazos: el proyecto debe llevarse a cabo dentro de los plazos anunciados al cliente, siguiendo hitos intermedios. El respeto de los plazos implica la identificación de posibles desviaciones del calendario inicial y la aplicación de medidas correctivas.
• Calidad: la ejecución del proyecto también implica fases de validación con las diversas partes involucradas. La garantía de calidad se logra comprobando el cumplimiento de los requisitos de:
  • análisis → conformidad con las especificaciones de la aplicación,
  • diseño → conformidad con las necesidades del cliente,
  • producto final → conformidad con las especificaciones establecidas aguas arriba.

Partes interesadas en un proyecto informático

En la realización de cualquier proyecto informático, participan diferentes actores:

• El contratante: es aquel que espera resultados concretos. Corresponde a este actor definir los objetivos, el presupuesto y los plazos.
• El contratista: es el "proveedor" del proyecto; es decir, aquel que ejecuta el trabajo. A este actor le corresponde diseñar y proponer soluciones, realizar pruebas antes de la entrega y respetar los costes y plazos establecidos.
• El/la Director⋅a del proyecto: es quien dirige el proyecto y asume la responsabilidad del mismo.

Pasos a seguir en la gestión de proyectos informáticos

1. Análisis funcional y definición de objetivos

Es la fase previa al inicio del proyecto, donde los interesados definen conjuntamente:

• los objetivos y alcance del proyecto,
• los resultados esperados,
• los plazos establecidos,
• el presupuesto asignado.

Se puede realizar un estudio de oportunidad para especificar lo que está en juego en el proyecto. El objetivo es demostrar la justificación de la solución técnica que se va a aplicar y los beneficios futuros que puede aportar.

Además, se puede realizar un estudio de viabilidad para determinar las limitaciones que probablemente pesen sobre la aplicación de esta solución.

Luego, viene la formalización por escrito de las necesidades expresadas por el solicitante, tras su análisis preciso. La elaboración de la documentación del proyecto (especificaciones técnicas) es esencial para mantener un registro escrito de todas las acciones a emprender.

2. Diseño detallado

Una vez elaboradas las especificaciones de la estructura y ciclos de vida del proyecto, se hace necesario:

• El desglose y cálculo de costes: es una estimación que se presenta al cliente, para que este la apruebe, antes del lanzamiento.
• La planificación: con un desglose que generalmente sigue el ciclo de desarrollo del proyecto, la planificación tiene por objeto ordenar las tareas e indicar su secuencia lógica, teniendo en cuenta los recursos disponibles y su máxima carga de trabajo.
• La conformación del equipo del proyecto: para formar el equipo del proyecto, la selección de cada miembro es fundamental. La aplicación de un producto tecnológico, debe tener conocimientos especializados pero también complementarios.

3. Desarrollo del proyecto

La realización es el corazón del proyecto, que tiene lugar después de su riguroso diseño, de acuerdo con las especificaciones.

En primer lugar, la fase de codificación, también conocida como programación, consiste en traducir a un lenguaje de programación, las funcionalidades y otros requisitos técnicos definidos durante la fase de diseño.

4. Prueba e integración

Luego, la prueba de la unidad asegurará que la programación sea de alta calidad, comprobando que cada módulo o subconjunto de la solución informática cumpla con las especificaciones. Se pueden realizar varios tipos de pruebas:

• Pruebas de validación: el producto satisface las necesidades de la autoridad contratante.
• Pruebas de usuario: el producto aporta el resultado esperado a los usuarios.
• Pruebas de no regresión: la instalación de la funcionalidad evaluada individualmente no impide que otra parte de la solución funcione correctamente.

Por último, la integración permite comprobar la interfaz de todos los módulos del proyecto. Para ello se realizan otras pruebas técnicas (pruebas de integración) y sus resultados se indexan en un documento.

5. Validación

Los ensayos realizados permitirán elaborar una solución que corresponda a las necesidades expresadas con anterioridad al proyecto. La validación por parte del usuario se hace de conformidad con los entregables del proyecto, en relación con las especificaciones iniciales.

Al final de la validación, se elabora una documentación del proyecto con el fin de reunir la información necesaria para el uso de la solución informática y sus desarrollos posteriores.

6. Inicio de la producción

Una vez calificado el proyecto, se puede desplegar la solución informática: esto implica la entrega del producto final y su puesta en marcha. Es fundamental impartir formación a los usuarios sobre las nuevas funcionalidades que ofrece la solución.

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7. Mantenimiento

Una vez que el producto informático está en producción, la ejecución del proyecto no ha terminado: de hecho, una organización está experimentando cambios y la solución debe acompañar a los procesos que siguen evolucionando. Después de la puesta en marcha, el producto informático requiere ajustes, que incluyen tanto acciones correctivas como evolutivas:

• corrección de fallos de funcionamiento y errores técnicos,
• mejoras que deben hacerse (por ejemplo en cuanto a la experiencia del usuario, UX).

Por lo tanto, la producción no firma el final del proyecto y requiere un seguimiento y mantenimiento para acompañar la instalación y la mejora de la solución, con el fin de garantizar su eficacia y utilidad entre sus usuarios.

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Últimos consejos para gestionar con éxito proyectos informáticos

☝ Teniendo en cuenta que cada proyecto es único, cualquier procedimiento a seguir debe adaptarse a las particularidades propias del mismo. Sin embargo, para facilitar la realización de un proyecto informático y asegurar su éxito, veamos algunas buenas prácticas a poner en marcha:

1. Cuenta con un equipo multidisciplinario. Este puede estar compuesto por diseñadores de sistemas de información, coordinadores, diseñadores web, desarrolladores, analistas, etc. El/la Director⋅a de proyecto debe contar con diversas habilidades, incluyendo la comunicación, la gestión, el liderazgo, la producción y las habilidades técnicas.
2. Garantiza una buena comunicación entre las partes. Desde la etapa inicial, y a lo largo del proyecto, establece modalidades de comunicación participativas frecuentes, las cuales aseguren que los objetivos se cumplan y las dificultades se superen.
3. Haz un seguimiento constante del proyecto. Con el objetivo de evaluar si la ejecución de los proyectos y sus resultados previstos son eficaces, es esencial evaluar una serie de datos y vigilar los indicadores clave de desempeño (KPI). Esto permitirá adoptar medidas correctivas, en caso de ser necesario.
4. Apuéstale a la flexibilidad. Ante los posibles imprevistos que te puedan salir al paso, toda gestión de proyectos implica manejar contingencias y, por lo tanto, mostrar un alto grado de flexibilidad.
5. Elige una metodología efectiva y adaptada al proyecto. Ciertos métodos se utilizan a menudo en la gestión de proyectos informáticos, como el método Agile Scrum, que ofrece una gran visibilidad y permite al equipo ser más reactivo. Este método es bien conocido por los desarrolladores y es muy aplicable al ciclo de desarrollo de una solución informática.
6. Implementa las herramientas adecuadas. Por último, provee a tu equipo las herramientas adecuadas. Los programas de gestión de proyectos en línea ofrecen un rico panel de funcionalidades que te permiten optimizar la coordinación de tus proyectos informáticos.