Cómo mantener la sincronización de equipos internacionales con éxito

A medida que las empresas crecen, tener equipos que trabajan fuera de la sede de la empresa, probablemente en diferentes países, se vuelve casi inevitable. Además, según informes recientes, el 63% de las empresas estadounidenses emplean trabajadores remotos¹, los cuales quizás nunca conoceran la oficina física.

Esta tendencia de equipos en expansión tanto a escala nacional como internacional, significa que mantener sincronizados a los miembros del equipo en una empresa, alineados con la cultura de la empresa y trabajando hacia los mismos objetivos, es más importante que nunca, y también más desafiante.

Las empresas deben aspirar a establecer un entorno transparente, donde el conocimiento esté disponible para todos, sin importar dónde se encuentren físicamente. Esta forma de trabajar aumenta la motivación y la productividad y garantiza un lenguaje y una visión compartido por todos los equipos.

¿Cómo hacerlo? Descubre las 5 ventajas de un software de gestión de proyectos para los equipos internacionales. 

Entonces, ¿cómo llegamos allí?

Elige una herramienta de gestión del trabajo para centralizar todo

La cantidad de herramientas que utilizamos para gestionar nuestro trabajo crece año tras año, y la pyme promedio ahora usa más de 20 aplicaciones en modo SaaS. A medida que crece el tamaño de la empresa, también lo hace la cantidad de herramientas. Las empresas que tienen entre 1 y 10 empleados usan un promedio de 26 aplicaciones, mientras que aquellas con 251 y 1000 empleados usan un promedio de 124². Con cada equipo u oficina usando la herramienta de su elección, trabajar en silos se convierte en la nueva realidad.

Para mantener a los equipos internacionales sincronizados, se debe adoptar una herramienta central para toda la empresa. Una plataforma de gestión del trabajo es una excelente solución para mantener la información centralizada y romper los límites físicos. Supongamos que alguien necesita una información específica, en lugar de tener que esperar a que alguien en otra zona horaria se despierte y proporcione la información, es posible encontrar de manera autónoma y eficiente esta misma información dentro de la herramienta.

Usa tu herramienta de gestión del trabajo a nivel de equipo y de toda la empresa

La flexibilidad de tales herramientas que ambos niveles tanto la gestión central de la empresa, como planificar la roadmap, establecer las políticas de la empresa y la capacitar nuevos miembros, así como la gestión de equipos individuales, se pueden administrar de manera simple y visual desde un solo lugar.

monday.com es un ejemplo de una de estas herramientas. Usando los bloques de construcción provistos, puedes construir tableros para gestionar cada proceso, e incluso conectar múltiples tableros para crear flujos de trabajo completos. Puedes pensar en un tablero como una versión más inteligente y visual de una hoja de cálculo.

Hay infinitas formas de construir tableros para apoyar cualquier proceso, proyecto o tarea. Desde la planificación de un calendario de contenido hasta el seguimiento de errores, la gestión de propiedades y las solicitudes creativas, ¡el trabajo de cada equipo se puede administrar desde una sola plataforma!

Dado que los tableros son visibles de forma predeterminada para todos en la cuenta, cada miembro del equipo, sin importar dónde se encuentre, puede mantenerse actualizado sobre el estado actual de cada proyecto o tarea, ver quién es responsable y qué se está discutiendo.

Este enfoque de centralización y flujo libre para compartir información es el primer paso para lograr un entorno de trabajo transparente.

Comunica con contexto y en un solo lugar

Cada vez más equipos dejan de utilizar el correo electrónico como medio principal de comunicación. Debido a la multiplicación de los problemas (límite de usuarios que pueden ver las conversaciones, problemas con la búsqueda y el intercambio de archivos, solo por nombrar algunos), los equipos están buscando formas alternativas para comunicarse.

El uso de una herramienta de gestión del trabajo para comunicar tanto en equipo como con toda la empresa, permite la comunicación centralizada y en contexto. En monday.com, al hacer clic en cada elemento de un tablero, se mostrará la sección de actualizaciones para la comunicación. Puedes @mencionar personas específicas, equipos o todos los miembros de la cuenta, activando mensajes en tiempo real. Las conversaciones contexto según lo que se está discutiendo, lo que significa que pueden encontrarse fácilmente más adelante.

Además, es una buena práctica utilizar una herramienta de comunicación para toda la empresa, ya sea para actualizar los cambios en un producto, proporcionar actualizaciones semanales departamentales o del sitio, o para discutir temas específicos con todos. ¡Crear tableros para comunicarse de esta manera mantendrá a todos los equipos en la misma página, sin importar dónde trabajen!

Comunicar con un equipo sobre cada pequeño cambio puede llevar mucho tiempo y consumir las limitadas horas de nuestro día. Automatizar los procesos de comunicación, es probablemente la mayor ventaja de una herramienta para la gestión del trabajo, esto reduce el trabajo manual.

Imagina que cambiaste la fecha de entrega de un proyecto o tarea. En lugar de tener que informar manualmente a todas las personas que trabajan contigo en el proyecto, que pueden o no estar en la misma oficina física, el envío automático de un mensaje puede hacerlo por en tu lugar. Esta forma de comunicarse con los miembros del equipo es el futuro de la productividad y un control de seguridad para mantener a las personas trabajando alineadas en todo momento.

Crea un centro de trabajo conectado con todas tus herramientas

El uso de una herramienta de gestión del trabajo, probablemente no reemplazará las otras herramientas en los equipos de una empresa, y eso está bien.

La integración de las aplicaciones elegidas por cada equipo con tu herramienta de gestión del trabajo, centralizará la data de todas esas otras aplicaciones en un solo lugar. Esta es la mejor manera de mantener a varios equipos conectados y evitar silos de trabajo.

Esta data puede ser vista y entendida por todos en la empresa, no solo por el equipo que trabaja con esas otras herramientas. Esto ayuda a expandir el conocimiento y ayuda a los miembros del equipo a comprender cómo su trabajo encaja en un proyecto más global.

Los datos se pueden manipular y convertirse en informes, gracias a múltiples vistas, como líneas de tiempo, calendarios, gráficos e incluso ayudar con la gestión de los recursos.

Crea informes en tiempo real para que los gerentes accedan a la información más relevante

Brindar a todos en tu empresa, especialmente a la gerencia, la capacidad de comprender visualmente lo que está sucediendo en los niveles más altos es crucial para la alineación internacional.

Es probable que haya tanto movimiento dentro de tu herramienta de gestión de trabajo que los gerentes a menudo sólo desearán ver el resultado final, sin los detalles. Reunir todos los datos y obtener información de alto nivel mantendrá a todos enfocados en los objetivos y garantizará que siempre se alcancen.

Dichos informes se pueden producir fácilmente, utilizando los paneles personalizables, creados a partir de múltiples widgets como gráficos, números, seguimiento de progreso y asignación de carga de trabajo para mostrar información importante en tiempo real. Constituyen una manera visual y simple de ver datos complejos y comprender dónde están las cosas con tan solo un vistazo.

Trabaja de manera más inteligente, trabaja mejor

En conclusión, el uso de una herramienta de gestión del trabajo ayudará a las organizaciones con equipos internacionales a trabajar de manera más inteligente. Significa que existe una fuente de información única para toda la organización, por lo que no importa en qué departamento trabajes o dónde te encuentres, siempre puede estar al tanto de lo que está sucediendo.

Las decisiones se toman rápidamente y los equipos pueden avanzar eficazmente a medida que se evitan los silos. La comunicación ocurre en un solo lugar y las notificaciones de cambios y actualizaciones de estado pueden incluso automatizarse, por lo que las personas correctas siempre están informadas. Estos 5 consejos son un gran comienzo para que cualquier empresa trabaje exitosamente con todos los miembros del equipo alrededor del mundo entero.

Artículo patrocinado. Los colaboradores expertos son autores independientes al equipo editorial de appvizer. Sus comentarios y posiciones son personales.

1. https://usefyi.com/remote-work-statistics/#720
2. https://www.blissfully.com/saas-trends/saas-trends-report-q1-2018/