Los 5 errores típicos de la gestión de proyectos y cómo evitarlos

¿Por qué suelen fracasar los proyectos? Un proyecto puede fracasar por varias razones. Todo proyecto, grande o pequeño, se compone de variables que pueden determinar el éxito o el fracaso de toda una iniciativa. No suele ser una catástrofe la que hace descarrilar un proyecto por lo demás viable. En muchos casos, son pequeños pasos en falso y descuidos los que hacen que los equipos se peleen por completar una iniciativa que antes era prometedora.

¿Cuáles son los principales errores que cometen los gestores de proyectos? Desde la planificación de recursos hasta el alcance del proyecto y la gestión de riesgos, los gestores deben tener en cuenta muchos factores a la hora de planificar y ejecutar.

En este artículo, veremos los 5 principales asesinos de proyectos y cómo evitarlos desde el principio.

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1.Una planificación mediocre de los recursos destruye los resultados del proyecto

Sus recursos son vitales y, en su mayor parte, limitados. La gestión estratégica de recursos no sólo es crucial para la salud de un proyecto, sino también para la de toda una organización. Las empresas compiten a menudo por los recursos (personas, dinero, equipos, etc.), por lo que los gestores de proyectos deben ser estratégicos en su asignación.

La planificación deficiente de los recursos se produce cuando los PM no ven el panorama general. Estos son algunos de los problemas que los equipos pueden encontrar con un proceso de planificación de recursos ineficiente:

• Cargas de trabajo desequilibradas (por ejemplo, un miembro del equipo está al 95% de su capacidad mientras que otro está al 30% debido a la sobrecarga de ese otro empleado. Esto también puede provocar agotamiento y una elevada rotación de personal)
• Recursos no disponibles(los plazos se ven afectados si no se calcula correctamente la disponibilidad de los recursos).
• Presupuestos inflados (el coste de las horas extra, los contratistas externos y otros gastos imprevistos pueden deberse a un proceso de gestión de recursos inadecuado).

Cómo mejorar la planificación de recursos:

Busca una herramienta que te permita planificar los recursos a través de herramientas como diagramas de Gantt, agendas de equipo, cuadros de mando y mucho más. La mayoría de las veces, una mala gestión de los recursos es síntoma de una mala visibilidad de las cargas de trabajo, la disponibilidad, etc.

No puedes planificar lo que no puedes ver, así que arroja algo de luz sobre las cargas de trabajo del equipo con una herramienta de gestión de proyectos centrada en los recursos.

2. No tener un plan de gestión de riesgos es una receta para el desastre

Como señala el PMI, en lo que respecta a los planes de gestión de riesgos, sólo el 27% de las empresas afirma tener uno preparado "siempre". En general, se trata de un porcentaje bastante bajo. Sobre todo si pensamos en las cosas que suelen salir mal en la vida normal.

Por ejemplo, uno puede salir de casa temprano si sabe que tiene una entrevista de trabajo o una presentación importante a primera hora de la mañana porque el riesgo de retrasos en el tráfico o el transporte es demasiado alto;

Del mismo modo, muchas personas tienen un fondo de emergencia en caso de pérdida de trabajo o enfermedad. No esperan ni prevén este tipo de imprevistos, pero tienen un plan para seguir adelante en caso de que ocurran. Este es un ejemplo de gestión de riesgos

Lo mismo debería aplicarse a la gestión de proyectos. Tenga en cuenta las leyes de Murphy y asuma que todo lo que pueda salir mal, saldrá mal, así que planifíquelo.

Cómo crear un plan de gestión de riesgos:

Evalúe los riesgos del proyecto desde el principio. Identifíquelos y elabore un plan de respuesta a los riesgos. Así minimizará las interrupciones de última hora y los costosos cambios asociados. Si surgen problemas, habrá un protocolo documentado sobre cómo el equipo hará los cambios necesarios.

Una herramienta de gestión de proyectos con una sólida gestión de documentos en la nube puede albergar dicha documentación, creando una "única fuente de verdad" centralizada y un punto de referencia en el que confiar.

3. Una visibilidad limitada del proyecto crea el caos

La escasa visibilidad es un asesino de proyectos que afecta a casi todos los aspectos de una iniciativa.

Una mala visibilidad del proyecto

• Lleva a una mala planificación de los recursos
• Confusión de tareas y responsabilidades
• Impide que los PM comprendan la productividad de los empleados
• Puede causar desalineación con los clientes

En la gestión de proyectos, la visibilidad se refiere a la accesibilidad de la información. ¿Saben los miembros de su equipo a dónde dirigirse para obtener recursos vitales para el proyecto? Como PM, ¿dispone de una herramienta que le permita ver quién está trabajando en qué y para cuándo?

Pueden parecer consideraciones sin importancia, pero una mala visibilidad del proyecto afecta al flujo de información, a la responsabilidad de los miembros del equipo y puede significar que los clientes se queden a oscuras cuando se trata del estado del proyecto.

Cómo aumentar la visibilidad de los proyectos:

Aumente la visibilidad y mejore la forma de gestionar todos sus proyectos, desde la fase de planificación de recursos y tareas hasta la fase de comentarios de los clientes.

Wrike ofrece a los equipos una visión de 360 grados de las cargas de trabajo y el estado de las tareas, así como actualizaciones en tiempo real, por lo que siempre está al tanto. Las actualizaciones de tareas personalizadas y codificadas por colores significan que su equipo puede personalizar sus propios estados para sus propios flujos de trabajo únicos. Además, los clientes externos se pueden añadir a los proyectos en Wrike, lo que significa ciclos de revisión más cortos (es decir, no más interminables bucles de retroalimentación).

4. Scope Creep puede retrasar los plazos de sus proyectos en espiral

Scope Creep. Estas dos palabras bastan por sí solas para asustar a cualquier gestor de proyectos. Y es que, como su nombre indica, puede "colarse" en un equipo. De hecho, se trata de un fenómeno en el que el alcance de un proyecto cambia lentamente como consecuencia de las peticiones de los clientes, los procesos de retroalimentación u otros factores.

Puede producirse cuando el alcance del proyecto está mal definido o cuando los directores de proyecto se apresuran a introducir cambios que inicialmente no formaban parte de los estatutos del proyecto. Según el PMI, casi el 50% de los proyectos están sujetos a Scope Creep ¹.

Cómo evitar el Scope Creep:

En primer lugar, entienda cuál es la causa de este fenómeno en sus proyectos. ¿Se salta las primeras fases del ciclo de vida del proyecto que establecen los límites del alcance (como un organigrama eficaz)? ¿Su proceso de gestión de clientes consiste únicamente en decir "sí" a todo, por muy fuera de alcance que esté?

Corta de raíz el "Scope Creep" antes de que te afecte dejando claros los parámetros del proyecto desde el principio. Informe a su cliente de lo que forma (y no forma) parte del proyecto y comprométase de antemano para evitar la desalineación de objetivos.

5. Los procesos y flujos de trabajo ineficaces son enemigos de la productividad

Piensa en tu carga de trabajo y en lo que te cuesta hacerla. Ahora, piense en los procesos ineficaces que hacen que su trabajo le lleve el doble de tiempo. Tal vez su equipo de proyecto tenga un proceso de gestión de solicitudes confuso o tal vez estén dispersos en tantas aplicaciones diferentes que la comunicación eficaz es casi imposible. Tal vez incluso cobres por horas trabajadas pero no integras un registro de tiempo con tus otras herramientas de gestión de proyectos.

Los flujos de trabajo ineficaces pueden ralentizar el progreso del proyecto, desviar la atención de tareas clave y bloquear a los miembros del equipo en trabajos no facturables que podrían automatizarse o estandarizarse.

Cómo evitar la ineficacia de los flujos de trabajo:

Elimine los flujos de trabajo ineficaces con Wrike. Todo, desde el seguimiento del tiempo hasta la aceptación de solicitudes, requiere menos tiempo, lo que deja más oportunidades para centrarse en la entrega del proyecto. Dé prioridad al trabajo que importa en lugar de registrar tareas administrativas y perseguir requisitos.

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Evite el fracaso del proyecto con una herramienta de gestión de proyectos flexible y fácil de usar

Los estudios han demostrado que existe un vínculo entre los proyectos de alto rendimiento y el uso de herramientas digitales de gestión de proyectos, y esto no es ninguna sorpresa. Wrike es una herramienta de gestión de tareas basada en la nube que permite a los gestores de proyectos ejecutar proyectos de principio a fin.

El fracaso de los proyectos es común, pero no inevitable. Utilizando herramientas flexibles e intuitivas, su equipo de proyecto será capaz de entregar sus proyectos a tiempo y dentro del presupuesto, siempre.

Artículo promocional: Los autores son expertos independientes que no forman parte del equipo de appvizer. Las opiniones y puntos de vista son personales

Fuentes:

1. https://www.pmi.org/-/media/pmi/documents/public/pdf/learning/thought-leadership/pulse/pulse-of-the-profession-2017.pdf